Автоматизация бухгалтерского учета

      ООО «Строй-Ком» имеет льготы по налогам (налог на прибыль, налог на имущество, налог на добавленную стоимость) в связи с переходом на упрощенную систему налогообложения с выбранным в 2006 г. объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов» (приложение № 15).

      Ответственность за организацию бухгалтерского учета  несет директор. Бухгалтерский учет ведется силами бухгалтерии, возглавляемой  Главным бухгалтером. Обязанности Главного бухгалтера возложены на директора. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств ООО «Строй-Ком».

      Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением на правах отдела ООО «Строй-Ком», подчиняется главному бухгалтеру. В штате один бухгалтер, один бухгалтер-кассир.

      В своей работе бухгалтерия руководствуется:

• Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете»;
• нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета;
• действующим законодательством;
• другими нормативными документами, регулирующими систему бухгалтерского учета на предприятии;
• приказами и распоряжениями по предприятию.

     Бухгалтерский учет ведется с использованием Рабочего плана счетов, разработанного на основе Приказа Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению»¹⁸.

     Бухгалтерский учет на предприятии полностью автоматизирован  и ведется с использованием ПЭВМ. На предприятии приобретена автоматизированная система бухгалтерского учета «1С Предприятие – Комплексная конфигурация версии 7.7».

     Справочно-правовую поддержку бухгалтерского учета  в организации оказывает ООО  «ЦПИ Эксперт», предоставляющее информационные услуги системы «Консультант Плюс».

     Связь с банком в ООО «Строй-Ком» осуществляется с помощью программы «Клиент – Сбербанк».

     Документооборот в ООО «Строй-Ком» состоит из входящей корреспонденции, отправляемой корреспонденции и внутренней документации.

     В организацию попадают следующие  документы: накладные, счета-фактуры  и товарные чеки на поступление товаров, работ, услуг; счета на оплату товаров, работ, услуг; письма ИФНС, ПФР, судебных органов; доверенности; выписки банка; договоры на поставку товаров и оказание услуг и другие. Документы попадают к офис-менеджеру, который распределяет их дальнейшее движение. Документы на поступление товаров передаются менеджерам-товароведам, документы на поступление работ, услуг, доверенности, выписка банка, договоры поступают в бухгалтерию, счета на оплату, письма – директору. Внутренними документами ООО «Строй-Ком» являются товарные отчеты, перемещения ТМЦ со склада в торговый зал и обратно, приказы по производству и кадрам, кассовые документы (Х- и Z-отчеты, возвраты по форме КМ-3, журналы кассира-операциониста по форме КМ-4), собственные бланки строгой отчетности (бланк на заказ изготовления жалюзи, бланк доставки, маршрутный лист транспортного средства и другие) и т. д. Исходящая корреспонденция ООО «Строй-Ком» складывается из выданных розничным покупателям кассовых и товарных чеков, накладных на оптовую реализацию по форме ТОРГ-12, писем поставщикам товаров и услуг, а также бухгалтерской отчетности в государственные органы. 
 

2. Автоматизированная  система учета  в ООО «Строй-Ком»

     Учетная политика, организация документооборота в обществе устанавливается приказом директора. Учетная политика для целей бухгалтерского учета и налогообложения в ООО «Строй-Ком» сформирована в виде отдельного документа и утверждена распоряжением директора организации. В программе «1С» это отражено следующим образом (рисунок 10):

     Рис. 10. Учетная политика ООО «Строй-Ком»

     Для ведения учета в программе  используются различные справочники: номенклатуры, цен, валют, контрагентов (приложение 16), банков (приложение 17) и другие.

     В ООО «Строй-Ком» материальными ценностями являются товары. Товары на предприятии учитываются на балансовом счете 41.1 «Товары на складе». Согласно учетной политике, товары, приобретенные для продажи в розничной торговле, учитываются по покупным ценам, затраты по заготовке и доставке товаров до центрально склада, производимые до момента их передачи в продажу, включаются в состав расходов на продажу. При продаже (отпуске) товаров их стоимость (в разрезе той или иной группы) списывается по средней себестоимости (по среднескользящей оценке).

     Документальное оформление движения товаров производится следующим образом. На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы. Расчетные документы (счета на оплату, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются на склад, а затем в бухгалтерию как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

     В программе «1С: Предприятие» создается документ «Поступление ТМЦ», при проведении которого программа формирует проводку Дт 41 Кт 60 поступление товаров от поставщиков. Документы на поступление ТМЦ хранятся в журнале документов по поставщикам (приложение 18).

     При выдаче товара со склада в торговый зал в программе создается накладная на перемещение ТМЦ, эти документы хранятся в журнале складских документов.

     При продаже товаров выписывается накладная, продажа материалов производится на основании факта поступления денег на расчетный счет по счету на оплату и наличия договора (если покупатель – юридическое лицо), либо покупатель получает кассовый чек и товарный чек по факту внесения денег в кассу торгового зала (если покупатель – физическое лицо). В программу вносится документ «Реализация», при этом формируются проводки Дт 90.2.1 Кт 41, Дт 62 Кт 90.1.1, документы по реализации хранятся в журнале документов по покупателям.

     По  положению ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности товары в организациях, занятых торговой деятельностью, отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости их приобретения. В отчете о прибылях и убытках расходы торговой организации отражаются с подразделением на себестоимость проданных товаров, коммерческие расходы, управленческие расходы, операционные расходы  и внереализационные расходы, а в случае возникновения – чрезвычайные расходы.

     ООО «Строй-Ком» применяет упрощенную систему налогообложения,  следовательно, в бухгалтерской отчетности отсутствует баланс, отчет о прибылях и убытках. Фирма в конце года формирует в программе «1С» книгу доходов и расходов, предусмотренную законодательством РФ (приложение 19).

     В процессе хозяйственной деятельности ООО «Строй-Ком» постоянно ведет взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах  организации наличного денежного обращения, Порядком ведения кассовых операций, утвержденных Центральным банком РФ. Эти нормативные документы предусматривают:

• ведение кассовой книги и других кассовых документов установленной формы. В организации ведется кассовая книга по форме КО-4 в программе «1С» в электронном виде на бумажных носителях (приложение 20) и журналы кассира-операциониста по форме КМ-4, в которые после рабочего дня записывается информация Х и Z- отчета, выручка за день;
• прием наличных денег организацией при осуществлении расчетов с покупателями производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. В данной фирме имеются контрольно-кассовая машина марки «Элвес-Микро», а также контрольно-кассовые машины марок «Касби-02 К» в количестве 2 шт. и «Касби-04 К» в количестве 1 шт.;
• хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;
• расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке и в расчете лимита остатка кассы;
• хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. В ООО «Строй-Ком» установлен лимит кассы в размере 90 000 руб.

     Выполнение  всех операций с наличными деньгами возложено на кассиров торгового зала и бухгалтера-кассира. Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденной Госкомстатом РФ.

     Факт  получения денежных средств оформляется  приходным кассовым ордером по форме  КО-1 (приложение № 4), по кассовой машине пробивается чек. В программе формируется проводка Дт 50 Кт 62.

     Наличные  деньги из кассы выдаются по расходным  кассовым ордерам по форме КО-2 (приложение № 3). В зависимости от назначения выдачи денежных средств программа формирует проводки Дт 71 Кт 50 выдача под отчет, Дт 70 Кт 50 выплата заработной платы и т. д.

     Приходные и расходные кассовые ордера хранятся в журнале документов по кассе (приложение 21).

     Все организации обязаны хранить  свободные денежные средства в банках, они вправе открывать в любом отделении банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. ООО «Строй-Ком» находится на расчетно-кассовом обслуживании в Волгоградском ОСБ 8621/012 г. Волгограда, БИК 041806647, к/с 30101810100000000647, с 19.12.2005 г. и имеет один расчетный счет 40702810211000150070 (приложение № 14). Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки. В организации «Строй-Ком» распространены следующие виды документов: платежное поручение, которое формируется в программе «1С» (приложение № 1), и объявление о взносе наличными, которое также хранится в электронном виде и редактируется с помощью программы Microsoft Word. В организации имеется система электронного документооборота с банком «Клиент–Сбербанк». В этой системе бухгалтерия создает электронные платежные поручения (приложение 23), отправляет их в банк по модему, заверив электронной подписью директора. Подпись директора хранится на дискете. Также у бухгалтерии есть возможность узнать остаток денег на расчетном счете в любой момент рабочего дня, что положительно отражается на работе с покупателями и поставщиками. Остаток денег показывает выписка банка, сформированная в программе «Клиент–Сбербанк» (приложение 24).

     Для отражения в программе «1С» движений по расчетному счету используются документы «Строка выписки банка приход» и «Строка выписки банка расход», которые хранятся в журнале документов по банку. После проведения этих документов автоматически формируются проводки Дт 50 Кт 51 Поступление наличных денег со счетов в банках, Дт 60 Кт 51 Оплачено с расчетного счета поставщикам за товары, услуги, Дт 69, 68 Кт 51 Оплачены с расчетного счета платежи в бюджет.

     Учет  труда и заработной платы в ООО «Строй-Ком» ведется автоматизировано в отдельной программе «1С: Предприятие. Зарплата + кадры». Программа полностью отражает учет труда и заработной платы. Программа имеет различные справочники (приложение 25). Кадровые приказы (приложение 26), табель отработанного времени, начисление зарплаты, больничные листы и прочие документы хранятся в различных журналах, а также в общем журнале (приложение 27). Программа предоставляет возможности расчета больничных листов, отпусков, пособий по уходу за ребенком, декретных отпусков и прочих показателей простыми способами.

     Информация  о хозяйственных операциях, произведенных  экономическим субъектом за определенный период времени, обобщается в соответствующих  учетных регистрах и из них  переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность. Такая процедура обобщения учетной информации необходима в первую очередь самому предприятию и связана с необходимостью уточнения, а в ряде случаев и корректировки дальнейшего курса финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия.

     ООО «Строй-Ком» применяет упрощенную систему налогообложения и, являясь малым предприятием, по итогам хозяйственной деятельности за отчетный период (год) предоставляет в налоговый орган в срок до 30 марта следующего года, расчет подлежащего уплате единого налога (налоговая декларация по УСН, приложение № 22). В свою очередь, организация предъявляет для проверки в налоговый орган книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу.

     ООО «Строй-Ком» использует бланки для заполнения налоговых деклараций и другой отчетности, представленные в системе справочно-правовой информации «Консультант Плюс». Таким образом, не используется возможность программы «1С Предприятие» по составлению и заполнению бланков отчетности.

     Отчетность отправляется почтой заказным письмом с уведомлением в Инспекцию Федеральной налоговой службы по Дзержинскому району г. Волгограда, в Пенсионный Фонд РФ, в Филиал социального страхования в установленные законодательными актами сроки. Таким образом, современные возможности электронной отчетности в организации не используются.