Автоматизация бухгалтерского учета

3. Электронный документооборот, его необходимость и значение

     Любая серьезная организация, где работа ведется традиционным бумажным способом, сталкивается с такими проблемами:¹⁴

• документы теряются (до 15% всех документов);
• тратится масса рабочего времени на поиски нужного документа и формирование тематической подборки документов (до 30% рабочего времени);
• на подготовку, согласование и пересылку документов тратится много времени;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратится немало средств.

     Электронный документ – это понятие более широкое, чем просто электронный образ бумажного документа. Сюда включают некий набор данных (текст, графическое и видеоизображение, аудиозапись), созданный с помощью компьютера или сохраненный на нем. Этот набор сопровождается карточкой с атрибутами (подобно картотеке книг в библиотеке), по которым документ можно быстро найти (название, автор, дата создания и т. п.).

     В упрощенном варианте под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов предприятия используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

     Соответственно  под системой электронного документооборота в узком смысле понимается программное  обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. п. В более широком смысле под системой электронного документооборота понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

     В нынешних условиях конкуренции и  рынка информация является одним  из важнейших ресурсов, основным капиталом  компании. Скорость обновления информации на государственном, территориальном, отраслевом уровне и уровне предприятия очень высока. Спрос на достоверную, актуальную и полную информацию постоянно растет. Это обусловило появление фирм, предоставляющих информационные услуги, например «Консультант-Плюс», «Гарант» и др. Фирмы предлагают правовые общезначимые документы, постоянно необходимые юристам, аудиторам, бухгалтерам, работникам банковских и финансовых структур, государственным чиновникам и руководителям предприятий.

     Например, «Консультант Плюс Технология ПРОФ» включает свыше 4,7 миллионов документов федерального и регионального законодательства, а также судебных решений, финансовых консультаций, комментариев к законодательству и другой полезной информации.¹⁵

     Обновление и пополнение информации осуществляется фирмами еженедельно на основании прямых договоров об информационном обмене с органами власти и управления Российской Федерации. Региональные банки правовой информации дают своим клиентам возможность использовать в работе труднодоступные документы органов власти и управления регионального уровня.¹⁶

     Таким образом, накопленная и систематизированная информация с соответствующими средствами ее хранения, накопления и просмотра становится объектом купли-продажи, получает оценку своей потребительной полезности в виде стоимости.

     В современных условиях для связи с банками узаконен межмашинный обмен информацией по системе «Клиент – банк». Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент – банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание. Кроме того, система «Клиент – банк» избавляет организации от поездок в банк для осуществления платежей.¹⁷

     В современных условиях появились  системы, которые позволяют осуществлять обмен юридически значимыми электронными документами с государственными контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи. Электронная сдача отчетности повышает эффективность работы бухгалтерии, позволяет уменьшить бумажный документооборот, а также затраты и время на проведение встречных проверок. Важное преимущество электронной налоговой отчетности – простота и доступность в пользовании программным обеспечением. Компьютерная программа помогает выявить ошибки заполнения документа, сформировать электронный файл, зашифровать документ, наложить электронные подписи и печати.

     Отчетность  через интернет освобождает налогоплательщика  от посещения ИФНС. Интернет-отчетность полностью эквивалентна бумажной (весь электронный документооборот заверяется цифровой подписью), но при этом экономит время и бухгалтера, и налогового инспектора. Примером такой системы электронного документооборота является программа «Контур-Экстерн», разработанная СКБ Контур.

     Электронная налоговая отчетность обладает большими преимуществами перед обычной, бумажной:

• Электронная сдача отчетности возможна 24 часа в сутки 7 дней в неделю;
• Автоматическое обновление всех форм отчетности и проверка подготовленных файлов;
• Единое окно для сдачи отчетности в ИФНС и Росстат;
• Отчетность в ПФР;
• Интеграция с бухгалтерскими программами;
• Сверка расчетов с бюджетом.

     Благодаря своим преимуществам электронная отчетность получит очень широкое распространение, а электронная налоговая отчетность прочно войдет в практику бухгалтерского учета. 

     Таким образом, электронный документооборот  стал сегодня обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить  работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций. В системах электронного документооборота минимальным структурным элементом данных является неструктурированный на более мелкие элементы документ. Назначение системы электронного документооборота – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами. То есть автоматизация документооборота на предприятии. В результате предприятие становится единым отлаженным механизмом, который легко управляем, и позволяет современному руководителю легко воплощать в жизнь все новые решения. Системы электронного документооборота являются неотъемлемой частью офисных систем. 

ГЛАВА 2. Автоматизация  бухгалтерского учета  в ООО «Строй-Ком» 

1. Общая характеристика хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Организация бухгалтерского учета

      Общество  с ограниченной ответственностью «Строй-Ком» осуществляет коммерческую деятельность, представляет собой магазин розничной торговли строительными материалами и другими сопутствующими товарами. Общество не имеет собственного помещения, поэтому арендует помещение в 2-х-этажном кирпичном здании по адресу 400117, г. Волгоград, ул. 8 Воздушной Армии, д. 58, корпус А общей площадью 390 кв. м. по договору аренды у ООО «Альциона» (приложение № 11). На арендуемой площади располагаются торговый зал, складское помещение, а также офис. Общество реализует товары народного потребления на территории магазина, а также осуществляет доставку проданного товара покупателям по г. Волгограду.

      Общество  с ограниченной ответственностью «Строй-Ком» создано согласно ГК РФ, Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью», другим нормативным актам, утверждено учредителями 09 декабря 2005 года. В своей деятельности общество руководствуется Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Уставом, действующим российским законодательством.

      Образованное  общество имеет статус юридического лица с момента его государственной регистрации в Инспекции Федеральной налоговой службы по Дзержинскому району г. Волгограда за основным регистрационным номером 1053477442391, свидетельство о государственной регистрации юридического лица серии 34 № 001340884 от 09.12.2005 г. (приложение № 12). В соответствии с положениями НК РФ ООО «Строй-Ком» состоит на учете в ИФНС России по Дзержинскому району г. Волгограда, и ему присвоен ИНН/КПП 3443068243/344301001, свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе серии 34 № 000487275 от 09.12.2005 г. (приложение 13).

      Общество  имеет обособленное имущество, расчетный  счет в банке (приложение 14). Общество имеет круглую печать, на которой указано его полное наименование на русском языке, печать для документов, а также штампы и бланки со своим фирменным наименованием.

      Полное  фирменное наименование: Общество с  ограниченной ответственностью «Строй-Ком», сокращенное фирменное наименование: ООО «Строй-Ком». Место нахождения Общества: 400117, Россия, г. Волгоград, ул. 8 Воздушной Армии, д. 58, корпус А. Участником общества является один гражданин РФ.

      Целями  деятельности Общества являются осуществление предпринимательской деятельности и извлечение прибыли.

      Общество  имеет гражданские права и  несет обязанности, необходимые  для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами. Основные виды деятельности Общества:

• розничная и оптовая торговля строительными материалами, красками, лаками и эмалями, санитарно-техническим оборудованием, скобяными изделиями, бытовыми электротоварами;
• прочая оптовая торговля;
• исследование конъюнктуры рынка, товаров, услуг;
• предоставление посреднических услуг при покупке, продаже и аренде недвижимого имущества;
• аренда грузового автомобильного транспорта с водителем;
• организация перевозок грузов;
• розничная торговля мебелью и товарами для дома;
• розничная торговля светильниками;

      Размер  уставного капитала Общества составляет сумму 10 000 рублей, что составляет 100% Уставного капитала Общества. Участнику принадлежит 100% Уставного капитала. Участник вправе увеличивать уставный капитал Общества путем внесения дополнительных вкладов в порядке, предусмотренном настоящим Уставом.

      Высшим  органом управления этого общества является единственный Участник общества, решения которого оформляются письменно.

      Единоличным исполнительным органом Общества является директор Общества, назначаемый на должность сроком на пять лет, и освобождаемый  от должности Участником Общества. Директор осуществляет оперативное  руководство деятельностью предприятия, имеет право первой подписи под финансовыми документами, распоряжается имуществом предприятия для обеспечения его текущей деятельности в пределах, установленных уставом, утверждает штаты, заключает трудовые договоры с работниками общества, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания; совершает сделки от имени предприятия, выдает доверенности от имени предприятия, открывает в банках счета общества, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками предприятия; исполняет другие функции, необходимые для деятельности предприятия и обеспечения его нормальной работы.

      Финансово-хозяйственная  деятельность Общества основывается на договорах, заключаемых с юридическими и физическими лицами. Общество осуществляет расчеты по своим обязательствам путем безналичных расчетов через кредитные учреждения, наличными деньгами, товарами и оказанием услуг. Выручку, полученную от финансово-хозяйственной деятельности, Общество использует на: возмещение материальных затрат; выплату обязательных платежей в бюджет, внебюджетные фонды; формирование резервного фонда.

     По  численности работников предприятие  является малым. В состав предприятия входят следующие подразделения: администрация; бухгалтерия; отдел продаж; склад; торговый зал; отдел доставки.

     Общество  ведет статистическую и бухгалтерскую  отчетность в порядке, установленном  российским законодательством. Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется на основании принятой учетной политики и рабочего плана счетов, который составлен на основании типового плана счетов, утвержденного Министерством Финансов РФ.

     Учетная политика, организация документооборота в обществе устанавливается приказом директора. Учетная политика для целей бухгалтерского учета и налогообложения в ООО «Строй-Ком» сформирована в виде отдельного документа и утверждена распоряжением директора организации. При формировании учетной политики учитывалась специфика деятельности организации и другие факторы, связанные с задачами управления. Учетная политика для целей налогообложения применяется с 1 января по 31 декабря отчетного года.