Автоматизация бухгалтерского учета

Оценка эффективности новой техники имеет не только экономический, но и социальный аспект. Основным результатом ее внедрения является число уменьшенных тяжелых физических и непопулярных ручных работ и высвобожденных при этом работников, уменьшение неквалифицированной рутинной ежедневной монотонной работы в бухгалтерском учете таких как ввод и разноска торговых  документов в различные бухгалтерские счета, реестры, книги и т.д. Без таких работ невозможно обойтись в бухгалтерском  учете, но их можно и нужно механизировать и автоматизировать.  Это освобождает от выполнения этих неквалифицированных работ бухгалтерских работников и предоставляет им время для проведения более эффективного планирования и анализа деятельности торгового предприятия в целом. А это играет очень важную роль в рыночной экономике где постоянно идет конкурентная  борьба и в которой выживают только те предприятия которые выполняют все быстрее , качественнее и с меньшими трудовыми и материальными и финансовыми ресурсами. В бухгалтерском  учете все это можно достичь путем внедрения автоматизированной компьютерной программы «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана».

Глава 1. Торговля как отрасль экономики Кыргызстана.

Одним из главных и определяющих элементов рыночной экономики является свободная торговля. Особенно она важна в начальный этап зарождения , перехода, становления и укрепления рыночных элементов хозяйствования. Все новые современные страны Содружества Независимых Государств (СНГ), свой начальный этап перехода от плановой экономики к новой рыночной модели производственных отношений начинали с торговли. Этот путь переходила и Кыргызская Республика. С началом рыночной экономики торговля стала играть все большую и большую роль в экономике нового суверенного Кыргызстана.                                                                                                                                     

Сегодня торговля является одной из крупнейших отраслей экономики нашей страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением одними из самых важнейших потребностей каждого кыргызстанца (это еда, одежда, бытовые товары первой необходимости и т.д.).

Все жители нашей страны хорошо знают такие гигантские рынки – предприятия, которые являются крупнейшими не только в масштабе Кыргызской Республики, но и в масштабе всего Центрально-Азиатского региона , как оптово-розничный рынок Дордой в г. Бишкек, Кара-Суйский базар в южном Ошском регионе, Ошский и Аламединский базары и другие многочисленные торговые дома и организации такие как Дордой-Плаза, торговый дом Караван и др. На этих рынках и торговых домах непосредственно заняты десятки тысяч людей, которые сами создали свои рабочие места и самостоятельно ведут свой бизнес. Вокруг этих крупнейших рынков и торговых домов образовались целые сети вспомогательных и обслуживающих инфраструктур, таких как общественное питание, транспортные услуги, охранные фирмы и компании, организации по погрузке, разгрузке и упаковке товаров,  организации по рекламе и продвижению товаров и услуг торговых организаций и др. А это тоже тысячи и тысячи рабочих мест. Отрасль торговли не ограничивается только этими крупнейшими рынками и торговыми домами. Торговлю как отрасль экономики создают также такие крупные торговые предприятия как сети магазинов «Народный», «7 дней», «Триада» и другие , а также десятки и сотни других магазинов, и тысячи небольших торговых павильонов, киосков и прилавков, где ежедневно сотни тысяч кыргызстанцев покупают многочисленные товары первой необходимости, начиная со спичек и кончая холодильниками и стиральными машинами.

В этих торговых организациях и торговых точках также заняты десятки тысяч человек. И вокруг них тоже возникли и успешно работают сотни небольших инфраструктурных обслуживающих кампаний и фирм, предоставляющих различные товары и услуги как этим многочисленным магазинам, лоткам и павильонам так и их покупателям в виде услуг общественного транспорта, пунктов быстрого питания, услуг упаковки и доставки товаров, и т.д. На них тоже заняты тысячи людей.  

С учетом выше сказанного, принимая во внимание количество работников торговых предприятий, занятых непосредственно в сфере торговли, и в инфраструктурных отраслях, непосредственно связанных с торговыми организациями,  а также принимая во внимание количество членов их семей,  можно сказать, что с торговлей как объектом или отраслью экономики напрямую связаны жизнь многих и многих сотен тысяч кыргызстанцев. И торговые предприятия как участники экономического процесса, играют благодаря своей численности и своему охвату вовлеченных напрямую, а также через  вспомогательные или обслуживающие инфраструктуры деятельности жителей Кыргызской Республики играет значительную роль в общей экономике страны.

Торговля как отрасль экономики подвержена влиянию множества факторов и она охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, которые требуют ежедневного повседневного и ежечасного а порой и ежесекундного оперативного решения. Динамическая конкурентная рыночная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговых предприятиях. В современных условиях рыночной экономики организационная структура управления торговыми предприятиями является стратегическим фактором конкуренции и успеха. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливают необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей как в научном так и чисто в практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является полная или комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или же частичная автоматизация отдельных процессов, являющихся наиболее проблемными или узкими местами для данной организации.

Целью данного дипломного проекта является анализ, рассмотрение  и использование программ автоматизации учета торговых предприятий путем внедрения компьютерной программы «1С Бухгалтерия». 

1.3.   схемы  автоматизации торговых предприятий

С развитием современных методов учета, автоматизация розничной торговли начала предоставлять новейшие способы учета и планирования. Прежде всего, можно выделить гибкую систему централизованного управления ценами практически на всех торговых местах, что позволит избежать неразберихи и так называемой пересортицы. Еще совсем недавно розничная торговля, в основном, велась только в денежном учете. В случае если даже продавец вел тетрадку количественного учета, могла возникнуть неувязка подсчета данных и подсчета остатков. Бывалые товароведы до сих пор не могут забыть, сколько нервов было потрачено при проведении ревизии по данным «тетрадочным записям». В основном, отыскать откуда тянется ниточка недостачи, бывает очень трудно и все списывают на несчастных продавцов, хотя результатом такой недостачи может стать обыкновенная ошибка в записях или неверно заполненный ценник.

Автоматизация розничной торговли поможет решить эти и многие другие проблемы. Когда продавец не может каким-либо образом влиять на изменение цены продукта, а данные по продажам автоматическим способом приходят на главный компьютер не только в суммовом, но и в количественном эквиваленте, то какие-либо противоправные действия с ценами со стороны продавца полностью исключены. Впрочем, на сегодняшний день появилась возможность персональной оценки работы продавцов, особенно там, где они выступают в роли продавцов-консультантов по анализу результатов продаж.

С помощью проведения анализа данных по продажам руководитель может спланировать осуществление следующих закупок и просчитать приблизительную сумму будущего дохода. Благодаря тому, что были введены современные цифровые технологии, существенно упрощается проблема ревизионного контроля. На сегодняшний день ревизию могут провести буквально за несколько часов. Для этого необходимо только просканировать штрих коды на ценниках всех находящихся на точке товаров, и компьютер автоматически определит их цены, посчитает количество и подобьет баланс по торговой точке. Все это – автоматизация розничной торговли. Из поступивших в офис данных сразу начнут формироваться документы по продажам. Кроме этого, с помощью цифровых технологий возникает возможность более тесного контакта с клиентом.

Анализируя все эти преимущества, без сомнения, многие руководители торговых организаций не откажутся от установки на собственных точках системы автоматизация розничной торговли на базе средств цифровых технологий. Но на сегодняшний день у многих сложилось стойкое представление о том, что данные технологии очень дорогое и не всем доступное нововведение, к тому же – требующее специальной подготовки сотрудников. Но на фоне конкуренции в торговле, автоматизация розничной торговли является наиболее важным стимулом успеха, который может позволить компании гибко планировать расходы и экономить средства, а также привлекать новых клиентов.

Схема работы магазина

Для надежной автоматизации магазина, предлагается  следующая схема работы:

Рабочие места кассиров объединены в одну локально вычислительную сеть (ЛВС). Работа кассиров ведется в единой информационной базе, таким образом, обеспечивается учет остатков товаров в реальном времени. Обмен с бэк офисной системой осуществляется в режиме «оффлайн», т.е. периодически. Плюсом такого способа является независимость работы двух систем, например бэк офисная система может располагаться в другом месте или бэк офисная система может в данный момент настраивается, в ней могут выполняться регламентные работы, а продажи в магазине при этом не останавливаются. Как правило, каждый день перед началом рабочей смены, происходит выгрузка данных о товарах и остатках во фронт офисную систему, после окончания рабочего дня происходит выгрузка данных о продажах в бэк офисную систему. Выгрузка данных в бухгалтерскую систему происходит по мере необходимости.

Общее название "фронт-офисные системы" (от англ. front - впереди, передний) обозначает семейство программно-аппаратных средств, которые призваны обеспечивать работу "переднего края" офиса или торгового предприятия - его взаимодействие с клиентами (покупателями). Это торговые залы магазина. Соответственно, существует и системы "бэк-офисные" (от back - сзади, задний), поддерживающие работу "тыловой" части - склада, товароведов и менеджеров, бухгалтерии. Вообще говоря, зарубежная терминология для этого класса автоматизированных систем неспроста навевает военно-фронтовые аналогии - частенько торговый зал становится "полем боя" (правда, теперь, в отличие от недавнего прошлого, не с покупателем, а за него), на котором необходимы торговая разведка (сбор информации), тщательный анализ ситуации, маневренность и высокая техническая оснащенность.

Торговое оборудование магазина

Программы «1С» работают с широким ассортиментом торгового оборудования магазина.

Рабочее место кассира

Сканер штрих – кода

Электронные весы

Терминалы сбора данных и Принтеры штрих-кодов