Автоматизация бухгалтерского учета

1.2.   вопросы создания эффективной системы управления предприятием

Современные предприятия, в том числе и торговые, независимо от формы собственности, представляют собой саморазвивающийся организм, существование и дееспособность которого в рыночной экономике в конечном итоге обеспечивается наличием экономической прибыли, или преобладанием доходной части его бюджета над расходной. Отсюда целью любого предприятия является создание условий, которые обеспечивали бы получение максимальных доходов от его деятельности при одновременной минимизации его расходов.

Наиболее оптимальный путь достижения указанной цели - это создание эффективной системы управления предприятием. Это, в свою очередь, подразумевает решение целого комплекса сложных задач и проблем, стоящих перед любым предприятием, среди которых следует выделить следующие задачи как наиболее общие и основные:

- стратегическое планирование;

- оптимизация управления технологическими процессами;

- управление человеческими ресурсами (персоналом);

- повышение эффективности деятельности предприятия;

- экономия средств и минимизация затрат.

Современный уровень развития науки и техники позволяет успешно решать весь этот широкий спектр указанных задач и проблем наиболее простыми и эффективными путями, а именно - с использованием передовых компьютерных и информационных технологий, позволяющих автоматизировать деятельность любой организации.

Одна из неизбежных проблем, встающих перед предприятием при переходе на автоматизированные средства управления это выбор участков автоматизации и его внедрение.

Проблемы внедрения возникают тогда, когда персонал вынужден применять средства автоматизации для выполнения основной работы. В отличие от вспомогательных средств (назовем их инструментальными), решение об использовании которых принимается персоналом, орудийные средства как правило внедряются независимо от желания персонала. Это связано с тем , что всегда внедрение общих средств автоматизации влечет за собой некоторое изменение технологии работы персонала , а это вызывает в свою очередь необходимость обучения и овладение персоналом новых приемов и правил работы и взаимодействия в новых условиях функционирования их рабочих мест.

Средства автоматизации будут приняты и будут жизнеспособны, если обеспечат возможность плавного перехода от привычной сложившейся технологии к новой непривычной модернизированной. Такой переход предполагает, что эти средства на первых порах работы в новых условиях , будут играть роль вспомогательных (например, они будут давать возможность быстро напечатать накладные, платежки и счета и вести их автоматизированный учет). Любой человек быстро осваивает те средства, которые помогают или освобождают его от необходимости выполнять несложную, но рутинную работу. По мере освоения этих простых операций станут, станут более ясно видны иные способы исполнения более сложных операций на базе использования новых внедренных средств автоматизации.

С развитием торговли и торговых отношений все более и более очевидным становится вопрос об автоматизации учета продаж товаров и услуг торговых предприятий, учета номенклатуры и наличия товаров на складе, учета ежедневной выручки, и движения товарно-материальных запасов на складе. Наличие большого количества бумаг, накладных и другой документации, сопровождающей операции продаж товаров и услуг, которые  во многих случаях совершенно не систематизированы, невозможность иногда предоставления поставщикам и покупателям срочной необходимой оперативной информации и другие причины обусловили необходимость создания и внедрения новых средств для автоматизации данной области деятельности предприятий.

Системы автоматизации учета торговли обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:

- Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

- Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

- Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Результатами внедрения систем автоматизации учета продаж являются:

- надежное хранение документов – значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;

- быстрый поиск документов;

- повышение уровня обслуживания заказчиков за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;

- автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).

Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель. Для этого решают следующие вопросы:

       что надо создать: заказную уникальную систему или программный продукт для рынка? Будет ли это отдельная локальная прикладная компьютерная программ или это будет полная или комплексная компьютерная программ для автоматизации деятельности всего предприятия в целом? Какой предполагается срок жизни программы? Необходимо ли сопровождение компьютерной программы (т. е. надо ли в процессе использования  компьютерной программы вносить в нее различные изменения , и как можно исправлять ошибки в случае их возникновения – смогут ли сделать это сами сотрудники торгового предприятия или это смогут сделать только разработчики  компьютерной программы и т.д.)? Есть еще много других различных вопросов, и ответы на них в той или иной мере влияют на выбор средств автоматизации.

Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.

При первом подходе создается отдельная небольшая локальная компьютерная программа для решения отдельной локальной задачи или проблемы как правило  по заказу отдельного торгового предприятия. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и всегда обосновывается конкретной предполагаемой или ожидаемой экономической выгодой от решения конкретной проблемы или задачи. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности и конкретные пожелания заказчика. Однако создание большого и всестороннего автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует значительных материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять небольшую рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро данные средства автоматизации будут выполнять свои функции, лишь бы они функционировали или работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты прикладных компьютерных программ написанных в компьютерных программах типа MS Access, Clarion или Fox Pro.

Суть второго подхода состоит в том, что, если торговое предприятие , организация или фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную отдельную область своей работы , а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих готовых программных продуктов, имеющихся на рынке компьютерных программ.

Следует отметить, что для эффективной работы торгового предприятия, системы автоматизации деятельности предприятия, должны базироваться на последних достижениях передовых технологий. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным и самым эффективным на сегодняшний день решением автоматизации бухгалтерского учета является внедрение и использование компьютерной программы «1С-Бухгалтерия».

1.3.   Сущность учета и его особенности в торговле

Основное предназначение учета любой организации - формирование базы данных о состоянии предприятия. При этом в торговых организациях речь идет не только об учете товаров, но и о состоянии всех данных, характеризующих торговые предприятия (номенклатура и количество товаров на складе, количество товаров в пути, сколько товара заказано, и сколько оплачено, выписано, разрешено к отпуску, сколько уже отпущено, в том числе отпущено в кредит, за наличную оплату, сколько и какого товара возвращено по рекламациям и т. д.). И этот далеко не полный перечень относится к товарам, а ведь в торговых организациях есть еще основные средства, производственные запасы, договорные отношения с различными существующими обязательствами, отношения с персоналом, с представителями бюджета, связь с поставщиками и покупателями, частные отношения руководителей магазинов и многочисленных фирм компаньонов. Все аспекты производственной деятельности, должны находить отражение в бухгалтерии торгового предприятия. И все эти задачи это задачи учета.

Учет – одна из наиболее трудоемких, но жизненно важных и необходимых функций управления любого предприятия. Она состоит в наблюдении, измерении, регистрации, группировке и анализе учитываемых явлений. Именно в показателях учета раскрываются количественная и качественная стороны хозяйственных процессов, характеризующих факторы хозяйственной жизни.

Отличительной чертой учета организаций является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и большая рутинность многочисленной работы по их формированию. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения каких либо сложных математических и экономических расчетов.

Организация бухгалтерского и налогового учета это целый комплекс мероприятий. Прежде всего, к нему относится определение долговременной учетной политики, выбор формы бухгалтерского и налогового учета, подбор комплекса технических средств, формирование структуры бухгалтерской службы, разработка графика документооборота и должностных инструкций бухгалтерского персонала и прочее.

1.4.   ПОНЯТИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ УЧЕТ

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Все эти 3 вида учета технологически,  органически и логически связаны между собой, и они взаимно дополняют и обогащают друг друга, хотя и отличаются формой и сферой их применения, ведением , назначением и способом их осуществления.

Основной целью хозяйственного учета является формирование качественной, полной, достоверной и современной первичной информации о финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, необходимой для оперативного и стратегического управления торговыми предприятиями и управления и становления экономики всей страны в целом.

Статистический учет применяется при изучении массовых социально-экономических явлений и процессов в различных областях жизни всего общества в целом как экономика, культура, наука, здравоохранение и т. д. Статистика собирает и обобщает информацию о состоянии экономики в целом, о движении рабочей силы, складывающихся ценах на товары и услуги в торговле и на региональных рынках , биржевых ценах акций и ценных бумаг и др., численности и составе населения. Данные статистики используются для оперативного управления экономикой страны, а также  для стратегических целей анализа и прогнозирования социально-экономического развития общества. Статистике присущи особые методы сбора и обработки первичных данных таких как статистическое наблюдение (сплошное и выборочное), сводка и группировка данных статистического наблюдения, исчисление средних индексов и др.

Для получения первичных учетных данных статистика использует данные бухгалтерского учета и данные специальных статистических наблюдений.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех хозяйственных операций организации. Бухгалтерский учет дает наиболее важную и достоверную информацию, систематизирует и обрабатывает разрозненные данные, после чего они становятся основой для принятия необходимых управленческих решений.

Оперативный учет используется для наблюдения, регистрации, обработки и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации. Чаще всего он ограничивается рамками одного предприятия и организуется и ведется на отдельных местах совершения хозяйственных операций внутри предприятия (отдельный участок, цех, склад, отдел и т.д.).

Отличительная особенность оперативного учета – это быстрота обеспечения данных, которые могут быть получены сразу по телефону, телефаксу, в устной беседе, в виде извещения по почте. Данные оперативного учета используются для повседневного, текущего руководства и управления деятельностью предприятия (например учет ежедневной выработки, выпуска продукции, оказанных услуг, выполнения договорных обязательств , отгрузка и реализация , наличие материальных запасов, явка работников и сотрудников на работу, поступления товаров от поставщиков, состояние покупательского спроса и т. д.). Ведение учета в торговле имеет свои особенности.

Особенностью ведения учета в торговле является большая динамика изменений в этой сфере, что требует внесения частых и быстрых изменений в существующие базы данных хранимой информации. Следовательно, при учете торговых операций очень важна оперативность ведения и своевременного обновления информации. А это невозможно без применения автоматизации ведения учета.

ГЛАВА 2. АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА «1С БУХГАЛТЕРИЯ 8 ДЛЯ КЫРГЫЗСТАНА».

«1С:Бухгалтерия» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета.
В основе программы лежит гибкая технологическая платформа системы «1С:Предприятие 8.0», возможности которой позволяют создавать и модифицировать самые разнообразные бизнес-приложения. В комплект поставки программного продукта входит прикладное решение — конфигурация «Бухгалтерия предприятия», предназначенная для ведения учета в хозрасчетных организациях.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» представляют собой совокупность двух взаимосвязанных частей: технологической платформы и конфигурации.