Автоматизация бухгалтерского учета

В свою очередь, балансовые и забалансовые счета делятся на счета: активные, пассивные и активно-пассивные.

В программе «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» План счетов построен на основе типового плана счетов, утвержденного приказом Минфина КР  от 30 июня 2005 года №160-П  «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности страховых  организаций и Методических рекомендаций по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности  страховых организаций». Данный План счетов был разработан во исполнение  пункта  2  статьи  1  главы  1  Закона  Кыргызской Республики «О  бухгалтерском  учете»  от  29  апреля  2002  года  №76,постановления  Правительства Кыргызской Республики от 28 сентября 2001года  №593  «О  Международных  стандартах  финансовой   отчетности   в Кыргызской Республике».

Обратиться к плану счетов можно при помощи меню «Предприятие/Планы счетов/План счетов бухгалтерского учета». При этом открывается список счетов, на котором основывается вся дальнейшая работа программы.

В плане счетов существуют аналитические разрезы Субконто 1, Субконто 2, Субконто 3. Например, если выбран счет 1250 «Денежные средства в пути», то надо обязательно в документе указать (субконто1) «Денежные средства» и (субконто2) «Статьи движения  денежных средств».

7.6 Заполнение сведений о деловых партнерах организации

В меню Предприятие или Покупка или Продажа выбираем пункт Контрагенты . Откроется форма Контрагенты. Под Контрагентами понимается список организаций а также физических лиц с которыми наша торговая организация может вести различные хозяйственные операции которые находя отражение в бухгалтерском  учете. Рекомендуется для удобства работы добавит в форму Контрагенты специальные папки «Поставщики» и «Покупатели» и вести туда соответствующие списки юридических и физических контрагентов нашей организации.

По каждому отдельному внесенному контрагенту надо ввести необходимые сведения. Например, у нас есть торговый партнер - торговый центр «Мир бытовой техники». Внизу показано какие сведения необходимо ввести в компьютерную программу «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» по данному контрагенту.  По каждому контрагенту с помощью закладки Счета и договоры надо ввести сведения минимум хотя бы по одному заключенному с ними договору с указанием названия Банка и номера банковского счета , вида основного  договора- с Поставщиком или с Покупателем и т.д.

43

7.7. Заполнение сведений о товарах и услугах приобретаемых и реализуемых организацией

Меню Предприятие-Номенклатура . Откроется диалоговое окно Номенклатура.

Номенклатура применительно к компьютерной программе «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» это запасы товарно-материальных ценностей (  материалы, товары, готовая продукция ) , оборудование предназначенное  к установке ( на счете 2122 «Монтаж оборудования») , а также услуги. При первоначальном заполнении автоматически создаются такие группы как номенклатуры как «Материалы», «Товары», «Готовая продукция » и др. В эти папки можно внести сведения о соответствующих товарно-материальных ценностях. Новые группы и новые элементы в справочнике Номенклатура создаются также как и в справочнике Контрагенты.

Для каждой группы номенклатуры при первом запуске компьютерной программы «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана»  задаются счета бухгалтерского и налогового учета, которые будут использоваться в проводках при отражении той или иной  хозяйственной операции . Это позволяет начать работу в программе сразу без предварительной настройки счетов. Установленные счета номенклатуры автоматически будут  подставляться в документы «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» при выборе товара, продукции , услуги и т.п. На начальном этапе освоения компьютерной программы «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» можно использовать созданные при первоначальном заполнении информационной базы группы номенклатуры и установленные для них счета учета. В дальнейшем можно самостоятельно создавать новые группы, добавлять в них новые номенклатурные позиции, изменять или устанавливать счета для каждой единицы и каждой группы номенклатуры. Для каждой организации имеющейся в данной информационной базе  можно установить свой набор счетов учета номенклатуры.

7.8   Отражение хозяйственных операций с помощью документов

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов предприятиями прописан в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое было утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР. Документ –это деловая бумага, которая придает юридическую силу хозяйственной операции. Документы предназначены для отражения информации

о              различных фактах хозяйственной деятельности организации.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Первичные документы, которые представлены в программе, будут показаны в следующих разделах.

Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность заполнения документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при автоматизированной - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Документ (первичный документ) будет являться основанием для бухгалтерской проводки, но только в том случае, если этот документ составлен по правилам, которые оглашены в ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. Напомним обязательные реквизиты документа:

•           Наименование документа;

•           Дата составления;

•           Наименование предприятия, составившего документ;

•           Содержание хозяйственного события;

•           Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

•           Фамилии и должности ответственных лиц;

•           Личные подписи указанных лиц.

При составлении документов бухгалтером часто совершаются ошибки. Покажем самые распространенные из них –это расходный кассовый ордер (РКО), приходный кассовый ордер (ПКО), Платежная ведомость, счета-фактуры и др.

Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность заполнения документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при автоматизированной - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Документ (первичный документ) будет являться основанием для бухгалтерской проводки, но только в том случае, если этот документ составлен по правилам, которые оглашены в ФЗ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ. Напомним обязательные реквизиты документа:

•           Наименование документа;

•           Дата составления;

•           Наименование предприятия, составившего документ;

•           Содержание хозяйственного события;

•           Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

•           Фамилии и должности ответственных лиц;

•           Личные подписи указанных лиц.

Основной способ регистрации и ввода в компьютерную программу «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» различных хозяйственных операций это  ввод в программу «1С Бухгалтерия 8»  бухгалтерских документов . Документы в «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» доступны и открываются через главное  меню такие как Банк, Касса, Покупка, Продажа, Слад, Производство и др.  . Документы для учета операций с денежными средствами доступны из меню Банк и касса и т.д.

Один документ может быть предназначен для регистрации нескольких видов хозяйственных операций. Разным операциям соответствуют разные наборы вводимых данных и разные правила проведения документа. Поэтому вид хозяйственной операции следует устанавливать перед началом заполнения документа кнопкой Операция командной панели формы документа. Например, документ Поступление ТМЗ и услуг предназначен для регистрации нескольких видов хозяйственных операций: покупка, в переработку, закупка по патенту, покупка МБП с начислением износа.

Документ можно записать в информационную базу (кнопка Записать) и провести (кнопка ОК). 

Большинство документов «1С:Бухгалтерии 8 для Кыргызстана» при нажатии на кнопку ОК делают записи в различных учетных регистрах, например записывают проводки в журнал проводок. Эти записи называются «движениями» документа. Список учетных регистров, по которым документ делает движения, можно увидеть, нажав на кнопку  в командной панели формы документа (или списка документов).

Так в компьютерной программе «1С Бухгалтерия 8 для Кыргызстана» отражаются

хозяйственные операции с помощью документов.
 

7.9 Ввод проводок вручную

Помимо ввода хозяйственных операций с помощью документов, когда проводки формируются автоматически, «1С:Бухгалтерия 8 для Кыргызстана»  позволяет регистрировать хозяйственные операции вручную, без использования документов. Этот способ ведения учета может быть более приемлем при небольшом количестве хозяйственных операций, а также для ввода тех операций, для которых в типовой конфигурации нет соответствующих документов.

Для ввода операции вручную необходимо открыть специализированный журнал для операций, введенных вручную (меню Операции— Операции, введенные вручную и нажать в командной панели кнопку Добавить  (или клавишу Insert или воспользоваться меню Действия — Добавить).

В открывшейся форме для ввода операции в шапке формы вводится общая информация, а в табличной части — проводки, относящиеся к данной хозяйственной операции. Для ввода каждой новой проводки используется кнопка панели инструментов табличной части. Проводки по бухгалтерскому учету отражаются на закладке Бухгалтерский учет, а  проводки по налоговому учету — на закладке Налоговый учет.

Проводка в «1С:Бухгалтерии 8 для Кыргызстана» содержит следующие реквизиты:

        счет дебета и счет кредита (корреспонденции счетов может не быть, если в  проводке используется забалансовый счет);

        субконто (в количестве от одного до трех: в плане счетов для выбранного счета дебета или счета кредита должны быть установлены признаки ведения учета по соответствующим видам субконто — группам объектов аналитического учета);

        количество (если в плане счетов для указанного в проводке счета дебета или счета кредита установлен признак ведения количественного учета);

        сумма проводки;

        валюта и сумма в валюте (если в плане счетов для указанного в проводке счета дебета или счета кредита установлен признак ведения учета в иностранной валюте).

После ввода всех проводок, относящихся к хозяйственной операции, необходимо нажать кнопку ОК в правой нижней части формы Операция (бухгалтерский и налоговый учет) для записи операции и закрытия формы.

Вручную, например, могут быть введены в информационную базу начальные остатки по счетам бухгалтерского и налогового учета: