Автоматизация учета материально-производственных запасов на предприятии

Для предприятия, занимающегося производством необходимы следующие классификаторы:

1. ОКПО  «Общероссийский классификатор предприятий и организаций», объектами которого являются юридические лица, индивидуальные предприниматели, филиалы, представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица. Код ОКПО обеспечивает однозначную идентификацию хозяйствующего субъекта Российской Федерации, он является основным в государственных информационных системах Росстата и используется в качестве идентификатора при межведомственном обмене, а также для интеграции федеральных баз данных.

2. ОКВЭ «Общероссийский классификатор видов экономической деятельности», предназначен для классификации и кодирования видов экономической деятельности и информации о них.

3. ОКФС  «Общероссийский классификатор форм собственности», используется для формирования информационных ресурсов, регистров и реестров, содержащих сведения о субъектах гражданского права. Решает аналитические задачи в области статистики, в системе налогообложения и других сферах экономики, связанных с управлением и распоряжением имуществом. Объектами классификации кода ОКФС являются формы собственности, установленные Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, а также некоторыми Федеральными законами.

4. ОКОНХ «Общероссийский классификатор отрасли народного хозяйства», представляет собой систематизированную совокупность отраслевых группировок предприятий и организаций, отличающихся характером функций. С помощью ОКОНХ изучается структура народного хозяйства, межотраслевые связи и пропорции, характеризуется уровень развития отраслей и производительных сил общества. Объектами классификации ОКОНХ являются отрасли народного хозяйства, подотрасли  и виды деятельности предприятий и организаций всех форм собственности и хозяйствования.

5. ОКОПФ «Общероссийский классификатор организационно-правовых форм», объектами которого являются организационно-правовые формы хозяйствующих субъектов, установленные Гражданским кодексом Российской Федерации, а также другими законодательными и нормативными актами Российской Федерации. Под организационно-правовой формой понимается способ закрепления и использования имущества хозяйствующим субъектом и вытекающие из этого его правовое положение и цели предпринимательской деятельности. К хозяйствующим субъектам в ОКОПФ относятся любые юридические лица,  а также организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, и индивидуальные предприниматели.

6. ОКЕИ «Общероссийский классификатор единиц измерения, используется для единого обозначения различных мер площади, объема, расстояния и т.п. и входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК). Классификатор разбит на 3 раздела: «Международные единицы измерения, включенные в ЕСКК», «Национальные единицы измерения, включенные в ЕСКК» и «Международные единицы измерения не включенные в ЕСКК». Каждая группа разбита на подгруппы:

• Единицы длины
• Единицы площади
• Единицы объема
• Единицы массы
• Технические единицы
• Единицы времени
• Экономические единицы

Объектами классификации являются единицы измерения, используемые в этих сферах деятельности.

7. ОКВ «Общероссийский  классификатор валют» - действующий  государственный стандарт, объектом  классификации которого являются  находящиеся в обращении валюты, валютные ценности и валютные фонды стран мира.

         Программные продукты автоматизации  ведения бухгалтерского учета  предполагают наличие справочников, заполнение которых позволяет  в дальнейшем сократить время  на обработку первичных документов. Так, в программном комплексе автоматизации ведения бухгалтерского учета «1С: Предприятие» имеются  такие справочники, как, например:

• «Номенклатура» - используется для хранения информации о товарах, комплектах, наборах, продукции, возвратной таре, материалах, услугах, оборудовании. Бухгалтер может вносить объекты, как в уже существующие группы, так и создавать группы самостоятельно.
• «Типы цен номенклатуры» - предполагает определение цен, по которым осуществляется приемка или покупка товаров и их отгрузка (реализация). Данный справочник содержит три типа цен: «Основная цена покупки», « Основная цена продажи», «Основная плановая цена».
• «Склады/места хранения» - содержит список мест хранения продукции. Каждый элемент справочника описывает физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.).  Аналитический учет в программе можно вести по складам или по предприятию в целом. Группы справочника можно создавать самостоятельно.
• «Банки» - предназначен для хранения информации о банках, в которых имеются расчетные счета, как самой организации, так и ее контрагентов.
• «Контрагенты» - включает информацию о поставщикам, покупателях, организациях и частных лицах.

         Помимо указанных специфических  справочников, производственному предприятию, как и любому другому необходим  определенный перечень справочников, позволяющих упростить многократное внесение учетных, адресных данных и реквизитов. К таким можно отнести: «Договоры контрагентов», «Сотрудники организации», «Основные средства», «Подразделения организации» и т.п.

2.2. Первичные документы и выходные ведомости, используемые в учёте материально-производственных запасов и требования к ним

         Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов.

         Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.

         Контроль за выполнением плана материально - технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на службу снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.

         В службе снабжения производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям. В результате этой проверки на документе делают пометку о полном или частичном акцепте.

         Также, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. Для этих целей ведут журнал учета поступающих грузов, где указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

         Проверенные платежные требования передают из службы снабжения в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

         Экспедитор принимает на станции или непосредственно у поставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. Если возникают сомнения в сохранности груза, экспедитор вправе потребовать от транспортной организации его проверку. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

         Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляются однострочными или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер составляют только на определенный вид материала, в многострочный записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором.

         Если перевозку материалов осуществляют автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (приложение А), которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной и счета - фактуры (приложение Б). Если такое расхождение все же имеется, приемку материалов оформляют актом приемки материалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основных средств и т.п., оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в 2-х экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

         Если подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. то товарный счет и акт (справка), подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы расходуются в единицах, отличных от тех, в которых они поступили, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

         Оприходование материалов без выписки приходного ордера возможно в случае отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Это сокращает количество первичных документов.

         Если количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку товара осуществляет комиссия, оформляя акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии входит представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика.

         Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

         Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся на ее территории, учитываются на забалансовых счетах: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку».

         Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

         Для обеспечёния контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующиё организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции -и норм расхода материалов на единицу продукции.

         Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

         Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода периодичности их отпуска.

         Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.