Бюджетное планирование и контроль

 

Процесс бюджетирования на предприятии показан на конкретном примере решения задачи (Приложение 1).

Таким образом, невыполнение бюджета может означать срыв всех планов компании: производства, продаж, выплаты заработной платы, налогов и т.д. В конечном счете, это приводит к срыву общей стратегии развития. Естественно, даже идеально построенные бюджеты не смогут решить всех проблем. Однако они точно помогут понять, в чем эти проблемы и как максимально быстро и эффективно решить их.

 

1.3. Основные  этапы внедрения системы бюджетирования  на предприятии

Итак, решение о постановке бюджетирования принято. Каковы дальнейшие действия? Рассмотрим этапы внедрения системы бюджетирования на предприятии:

1. установление общих целей развития предприятия (осуществляется на уровне высшего руководства);
2. прогноз и обоснование плановых объемов продаж;
3. определение ограничивающих факторов;
4. конкретизация общих целей и определение задач для каждого отдельного подразделения;
5. подготовка подразделениями оперативных бюджетов;
6. анализ подготовленных бюджетов высшим руководством и их корректировка;
7. подготовка основного (сводного) бюджета;
8. координация и анализ первого варианта основного бюджета, внесение корректив;
9. утверждение бюджета руководством предприятия;
10. последующий контроль, анализ и корректировка бюджета в соответствии с изменяющимися условиями.

Как считает Cазанов А.С.: «для успешного внедрения методики бюджетирования важно выполнение предприятием необходимых организационных предпосылок, в первую очередь по сбору и анализу информации управленческого учета» [15]. Поэтому, как показывает практика, выполнение организационных предпосылок внедрения бюджетного планирования на первых же этапах работы способствует совершенствованию системы управленческого учета, улучшению управления, как подразделениями предприятия, так и предприятием в целом. Анализ структуры затрат предприятия на этапе подготовки и внедрения бюджетного планирования способствует снижению себестоимости продукции, услуг.

Таким образом, вся деятельность предприятия состоит в балансировании дохода и расхода, места возникновения которых могут быть четко определены и закреплены в ответственность за руководителем соответствующего ранга. Поэтому все начинается с организационного анализа предприятия и определения бюджетных центров, то есть финансовой структуризации предприятия, четкого определения экономических показателей (вплоть до конкретных статей затрат), которые должно контролировать каждое структурное подразделение.

 

 

2. СИСТЕМА БЮДЖЕТНОГО  ПЛАНИРОВАНИЯ

2.1. Общая схема формирования бюджетов на предприятии

Единой модели построения бюджета не существует — для каждого конкретного предприятия бюджет будет индивидуален. Сам процесс бюджетирования предусматривает творческий подход, готовых шаблонов и моделей здесь не бывает. Важно также понимать, что бюджет необходим только самой компании, ее руководству и собственникам, государственные органы к процессу бюджетирования никакого отношения не имеют.

Таким образом, для каждого предприятия модель бюджетирования будет индивидуальной, и каждый менеджер будет по-своему ее представлять. Членами бюджетного комитета должны быть руководители всех отделов и подразделений, так как один человек может что-то упустить. Возможен вариант, когда составлением бюджета занимается один отдел, а затем уже готовый проект бюджета обсуждается с руководителями всех служб. Принципиально одно: за процесс бюджетирования в целом должен отвечать один человек, который будет принимать окончательное решение по всем вопросам и разрешать возникающие проблемы. Руководство компании также должно разработать организационную структуру, определить и документально закрепить ответственность подразделений и лиц, отвечающих за их работу. Остановимся на общих требованиях к процессу формирования бюджетов [2]:

1.необходимо определить  общий порядок и правила формирования  бюджета: на какой срок мы  составляем бюджет, сроки и порядок  его разработки, система контроля и т.д. Вся эта информация должна быть максимально детализирована и продумана до мелочей.

2.нужно поставить конкретные  цели, которые преследует компания, составляя бюджет. С одной стороны,  эти цели должны быть ориентированы  на достижение наилучшего результата, с другой – они должны быть достижимы. Нет смысла составлять бюджет, цели которого заранее нереальны.

3.формируемые бюджеты должны  быть максимально приближены  к действительности, но, несмотря  на это, нужно быть готовым  к тому, что некоторые показатели придется пересматривать.

4.бюджет должен содержать только  действительно нужную информацию, информацию, которая может пригодиться пользователям. Избыток информации только помешает.

5.исполнение бюджетов должно  регулярно контролироваться: плановые  показатели нужно сравнивать с фактическими. По результатам такого контроля бюджеты по возможности корректируются.

6.все бюджеты должны строиться  в строгой последовательности. Другими  словами, каждый бюджет должен  быть основан на информации, содержащейся  в предыдущих, и не может быть «оторван» от них.

Составление бюджета  начинается с формулировки его названия, периода, для которого он составляется и указания на составителя. Все это  отражается на титульном листе.

 

2.2. Планирование бюджета

Планирование – это особый тип процесса принятия решений, который охватывает деятельность всего предприятия.

Процесс планирования неразрывно связан c процессом контроля. Без  контроля планирование становится бессмысленным. Планирование наряду c контролем является одной из функций управления и представляет собой процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем. Любое предприятие, достигшее среднего размера и имеющее такую организационную структуру, при которой службы предприятия обладают определенным уровнем самостоятельности, нуждается в планировании и контроле.

B основе планирования  лежит анализ прошлой финансовой  и нефинансовой информации. Финансовая  информация, необходимая для планирования, собирается и обрабатывается  в системе бухгалтерского учета.

Различают текущее (краткосрочное) планирование (разработка смет, бюджетов) - сроком до года - и перспективное (сроком более года).

Фисенко А.И. в  своих работах пишет, что планирование является необходимым атрибутом управления предприятием. Расчеты, осуществляемые в процессе формирования бюджета предприятия, позволяют в полном объеме и своевременно определить необходимую сумму денежных средств на их реализацию, а также источники поступления этих средств (собственные, кредитные, бюджетные или средства инвестора) [16].

Бюджетирование  представляет собой целостную систему, включающую все основные вопросы: от обоснования целей и задач  до контроля его исполнения на всех стадиях.

Основными же этапами разработки и планирования бюджета предприятия являются следующие:

• анализ существующей системы учета, планирования, документооборота;
• разработка экономических моделей, определяющих основные пути развития предприятия;
• формирование технологии составления бюджета;
• распределение обязанностей по подготовке документооборота для составления бюджета между структурными подразделениями и конкретными исполнителями, определение форматов представляемых документов и сроков их подготовки;
• разработка сводного бюджета предприятия на основе предоставленной информации и результатов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия с учетом поставленных целей развития;
• разработка методики контроля исполнения бюджета, процедур текущих корректировок бюджета при изменениях внешних и внутренних условий.

Таким образом, планирование играет важную роль в составлении бюджета организации. Стремление научиться управлять финансами в условиях нестабильности, организовать производство конкурентоспособной продукции, обеспечивая эффективное развитие предприятия, ставит перед руководством сложную задачу: овладеть методикой формирования бюджета как основного финансового плана и экономического регулятора отношений между структурными подразделениями предприятия и предприятия с внешней средой.

 

2.3. Разработка бюджета

Разработка бюджета  включает в себя четыре основных этапа (рис. 2):

1. постановка проблемы и сбор исходной информации для разработки проекта бюджета;

2. анализ и обобщение собранной информации, расчет научно-обоснованных показателей экономической деятельности предприятия, формирование проекта бюджета;

3. оценка проекта бюджета; 

4. утверждение бюджета. 

Рисунок 2. Основные этапы разработки бюджета

При сборе исходной информации предусматривается ответственность структурных подразделений по предоставлению информации с целью сходности показателей.

Бюджет состоит из двух разделов: “Доходы” и “Расходы” [10]. Статья “Доходы” состоит из доходов от реализации продукции на внутреннем и внешнем рынках. Для большинства промышленных предприятий именно этот вид дохода имеет наибольший удельный вес. Он включает в себя:

А) доход, полученный в планируемом периоде за продукцию, ранее отгруженную, но не оплаченную (дебиторская задолженность);

Б) доход, полученный за оплаченную готовую продукцию, отгружаемую в планируемом периоде со склада готовой продукции в соответствии c заключенными контрактами;

В) доход, полученный за оплаченную в планируемом периоде готовую продукцию, изготовленную по плану производства и отгруженную в соответствии с заключенными контрактами.

Прочая реализация включает доходы от реализации оборудования, транспортных средств, недвижимости, прочего имущества  предприятия, доходы, получаемые от участия  в других организациях, от сдачи  имущества в аренду, дивиденды по акциям, проценты по вкладам, облигациям, векселям и т.п.

Модель бюджетирования предусматривает в рамках кредитной политики предприятия разработку нескольких вариантов привлечения средств, по которым рассчитываются:

• необходимая кредитная масса и число кредитов;
• сроки получения и погашения кредитов;
• сумма, сроки и источники (себестоимость или прибыль) выплаты процентов и погашения кредитов.

Слишком большое привлечение  заемных средств уменьшает финансовую устойчивость предприятия, а слишком малый объем заемных средств не позволяет предприятию развиваться. Поэтому при формировании проекта бюджета допустимый уровень финансового рычага определяется тем, что цена заемных средств не должна превышать цену собственных средств.

Вторым разделом бюджета являются “Расходы”. Одной из основных статей расходов являются “Затраты на производство”. Определение объемов финансирования по данной статье осуществляется в соответствии с разработанной экономической моделью, включающей в себя расчеты затрат основных и вспомогательных производств, общехозяйственных и коммерческих расходов, распределения накладных расходов. Себестоимость товарной продукции определяется исходя из установленного плана производства, цен на материалы, полуфабрикаты и комплектующие, топливно-энергетических расходов, расходов на заработную плату, расходов на обслуживание производственного процесса, обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности, содержание и эксплуатацию средств производства организации.

Общехозяйственные (управленческие) расходы - это расходы на содержание работников аппарата управления и прочего  общезаводского персонала предприятия, транспортное обслуживание их деятельности; эксплуатационные расходы по содержанию зданий, сооружений, оборудования, инвентаря общезаводского назначения; командировочные расходы; расходы на содержание охраны, на подготовку кадров, на охрану труда; расходы по оплате консультационных, информационных, аудиторских, банковских услуг, услуг других сторонних организаций; отчисления во внебюджетные фонды; установленные законодательством налоги, сборы и другие обязательные платежи.

Коммерческие (внепроизводственные) расходы — это расходы по сбыту  продукции (упаковка, хранение, транспортировка  до станции или порта отправления и погрузка, если это включено в условия поставки), представительские и рекламные расходы.

Следующим шагом является расчет результатов производственно-хозяйственной  деятельности предприятия без учета  налогообложения, что позволяет  сократить сроки прогнозирования платежей в бюджеты всех уровней и, соответственно, уменьшить до минимума издержки, связанные с возможными в этой части ошибками.

К обязательным платежам, отражаемым в бюджете предприятия, относятся проценты по кредитам, штрафные санкции, пени, дивиденды и проценты по облигациям, выплачиваемые в планируемом периоде, погашение кредиторской задолженности.

Бухгалтерией предприятия  предоставляется информация о наличии  кредиторской задолженности по поставщикам  и подрядчикам, которая анализируется  и, учитывая финансовое состояние предприятия, по разработанной методике определяется возможность и сроки ее погашения в бюджете компании.