Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций на предприятии

Выдача наличных денежных средств из кассы в ОАО «Строитель» производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО – 2), или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, счетам и др.). Эти документы подписываются руководителем и бухгалтером. Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявляемого документа.

Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым  ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

В случае если на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные  работы были организованно направлены группы от организаций, выдача денег лицам, привлекаемым на указанные работы, а также для  ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомостям. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия – организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Расходный кассовый ордер  применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы как в  условиях  традиционных методов  обработки данных, так и при  обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Расходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой либо выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

Согласно п. 21 Порядка  ведения кассовых операций расходные  кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО –3).

После заполнения расходного кассового ордера его подписывают  руководитель организации и главный  бухгалтер или лицо, на то уполномоченное  письменным распоряжением руководителя.

Расходный кассовый ордер  передается бухгалтером в кассу  для выдачи.

 Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

При получении расходного кассового ордера кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность подписи руководителя и главного бухгалтера на документе;
• правильность оформления документа;
• наличие перечисленных в документе приложений.

В случае не соблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает расходный кассовый ордер в бухгалтерию  для надлежащего оформления.

Перед получением денег  из кассы лицо, которому выдаются денежные средства, в строке «Получил» указывает  сумму рублей прописью с заглавной буквы с начала строки, а сумму копеек – цифрами, проставляет дату получения им наличных денег и расписывается.

При получении денег  по платежной (расчетно- платежной) ведомости  сумма прописью не указывается.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой.

В следующей строке расходного кассового ордера кассир указывает  наименование, номер, дату и место  выдачи документа, удостоверяющего  личность получателя, который кассир согласно п. 15 Порядка ведения кассовых операций должен потребовать при выдаче денег отдельному лицу по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу. Таким документом, может быть паспорт, военный билет, водительские права. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Если заменяющий расходный  кассовый ордер документ составлен  на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются  в соответствующей графе платежных документов. Однако в этом случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится (п.15 Порядка ведения кассовых операций). Приложенные к расходному кассовому ордеру документы кассир погашает штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. Документы погашаются штампом для того, чтобы в дальнейшем ими никто не смог воспользоваться с целью получения денег из кассы вторично.

После выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер  остается в кассе.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу  же после выдачи денег по расходному кассовому ордеру или другому  заменяющему его документу (п. 24 Порядка ведения кассовых операций).

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера предприятия  или лица, его заменяющего.

Запись производиться на том же листе кассовой книги, где была отражена операция получения денег по приходному кассовому ордеру.

На примере:

Из кассы ОАО «Строитель» 03.08.2011 года были израсходованы денежные средства на нужды организации:

- по расходному кассовому  ордеру № 845 (см. приложение № 5) из кассы ОАО «Строитель» были выданы Лебедевой Т.М командировочные за август 2011 года в сумме 19500 рублей.

Ставится проводка Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кт 50 «Касса»

- По расходному кассовому  ордеру № 846 (см. приложение № 6) из кассы ОАО «Строитель» была выдана подотчетная сумма Самсонову Е.И. 10000 рублей.

Ставится проводка Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кт 50 «Касса»

- По расходному кассовому  ордеру № 847 (см. приложение №  7) из

кассы ОАО «Строитель» была выдана подотчетная сумма  Климовой Т.Б. 8312 руб. 50 коп.

Ставится проводка Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кт 50 «Касса»

- По расходному кассовому  ордеру № 848 (см. приложение №  8) из кассы ОАО «Строитель»  была выдана подотчетная сумма  Левину Н.С. 1000 рублей.

Ставится проводка Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кт 50 «Касса»

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов и кассовая книга, как  правило, заводятся на определенный период. В зависимости от совершаемых  с денежными средствами операций это может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный организацией период.

Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) (см. приложение № 9).

До передачи в кассу  в ОАО «Строитель» на исполнение  кассовые документы  регистрируются в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно. Нумерация начинается с начала  календарного года и продолжается  весь год.

Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для  учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и  выдачи наличных денег (в том числе  при приеме наличных денежных средств  с использованием ККТ)  организация  должна учитывать в кассовой книге (п. 22 Порядка ведения  кассовых операций).

Все приходные и расходные  кассовые документы в организации ОАО «Строитель» учитывает в кассовой книге.

Кассовая  книга  -  это  регистр  аналитического  учета.  Листы  в  ней

пронумерованы, прошнурованы и опечатаны круглой печатью  фирмы. На последней странице книги  сделана надпись «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано   _____   листов» и поставлена подпись руководителя и бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах под копировку. Второй экземпляр отрывается и вместе с приходными и расходными кассовыми документами сшивается, проверяется и обрабатывается бухгалтером. Исправления в кассовой книге не допускаются. (См. Приложение № 10). Отчеты составляются ежедневно.

Подчистки и не оговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня  кассир передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой  книге за день) с приходными и  расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Бухгалтер проверяет  и пересчитывает приложенные  к отчету приходные и и расходные  документы. Затем, в строке «Записи  в кассовой  книге проверил и  документы в количестве приходных  ___ и расходных __ получил» указывает (прописью с начала строки с заглавной буквы) количество полученных им приходных и расходных документов. Если в строке, где указано количество документов, осталось свободное место, то оно заполняется прочерком.

Затем бухгалтер ставит свою подпись и указывает расшифровку подписи (фамилию и инициалы).

До внесения, каких- либо данных непосредственно в саму кассовую книгу необходимо сделать запись на её последней странице.

По строке «В этой книге  пронумеровано и прошнуровано ___ листов» прописью указывается количество листов в кассовой книге.

Это запись заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью  или штампом.

Учет операций на расчетном  счете ведется в соответствии с Положением ЦБ   «О безналичных  расчетах в Российской Федерации» от     27.12.2002г. №1230-У.

Право подписи на денежных документах имеет главный бухгалтер  и начальник организации. Движение денежных средств на расчетном счете  оформляется платежными поручениями, платежными требованиями, чеками, объявлениями на взнос наличными. Исправления, помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течении 10 календарных дней, не считая дня их выписки.

Расчетные документы  предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично. Ежедневно банк информирует организацию о движение денежных средств выписками с расчетного счета.

Все свободные денежные средства, кроме наличных денег в кассе, ОАО «Строитель» хранит на расчетном счете в банке. На расчетный счет зачисляется выручка за реализованные работы (услуги) от покупателей, заказчиков и другие поступления. Банк выполняет поручения предприятия о перечислении или выдаче соответствующих сумм в оплату товарно-материальных ценностей, по погашению ссуд банка, обязательств перед бюджетом и внебюджетными фондами, поставщиками, расчетов с рабочими и служащими и другие цели в пределах остатка средств на счете и соблюдения очередности, предусмотренной законодательством.

Банк контролирует операции, совершаемые по расчетному счету. В  частности, проверяет, не проводит ли предприятие  операции не соответствующие характеру  его деятельности, предусмотренной  уставом. При недостаточности или отсутствия средств на расчетном счете предприятия предъявленные к оплате платежные документы банк помещает в картотеку.  Документы, помещенные в картотеку, банк оплачивает по мере поступления средств на расчетный счет предприятия, соблюдая условия очередности.

Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца  или на основании его распоряжений. Наличные деньги с расчетного счета  выдаются организации на основании  денежного чека – распоряжение предприятия  банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с расчетного счета. Банк выдал организации  чековую книжку на 25 чеков. Чеки заполняются ручкой от руки. В нем указывается сумма, дата выдачи, наименование получателя, назначение полученной суммы (оплата труда, хозяйственные нужды). Чеки подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, скрепляются подписи печатью организации. Исправления в чеках не допускаются.

Операционный работник банка при приеме денежной наличности от предприятий и организаций  руководствуется Положением о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008г.

Сдача денежной наличности организацией в приходную кассу  банка производится по объявлению на взнос наличными по форме №0402001 . Оно представляет собой сводный документ, состоящий из объявления, ордера и квитанции. Организации могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет (п. 2.1.1 положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях).