Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций на предприятии

   Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».

   Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26«Общехозяйственные расходы» взависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

    Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    Расчеты по загранкомандировкам регулируются Положением ЦБ РФ от 09.04.98 г. № 23-П(ред.от 28.04.2004г. №1426-У) «О порядке эмиссии кредитными  организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием».

В соответствии с данным Положением юридические лица – резиденты  могут осуществлять с использованием корпоративных карт безналичные  операции на предприятиях торговли, а  также операции получения наличных денежных средств в следующих  случаях:

 - получение наличных денежных средств в валюте РФ для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах РФ, в валюте РФ;

 - безналичная оплата расходов в валюте РФ, связанных с командированием

работников соответствующих  юридических лиц, в пределах РФ;

- безналичная оплата  расходов, связанных с командированием  работников соответствующих юридических  лиц в иностранные государства,  в иностранной валюте;

 - получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами РФ для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

   При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». При  изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: - положительная – на доходы (дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кт 91 «Прочие доходы и расходы»), отрицательная – на расходы (дт 91 «Прочие доходы и расходы» кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

   Порядок возмещения работникам сумм по незавершенным расчетам при командировках за границу определяется постановлением Минтруда РФ по согласованию с Минфином РФ и Центральным банком РФ « О порядке расчетов в иностранной валюте с работниками, выезжающими за границу» от 20.08.92 г. № 12.

    Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

2.5 Инвентаризация  денежных средств

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действии, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

После издания приказа  о назначении кассира на работу руководитель организации  обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работникам заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром рабочего места, действующим порядком предусмотрена приемка находящихся у кассира под отчетом ценностей путем немедленного их пересчета другим кассиром в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями нового кассира, руководителя и главного бухгалтера.

В сроки, установленные  письменным распоряжением руководителя организации, а также при смене кассира производится  ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы  особенно важна и необходима в  организациях торговли, в которых  значительный объем выручки проходит через кассу.

Наиболее распространенным нарушением в организациях торговли является нарушение правил ведения  кассовых операций, в результате чего возникают недостачи и излишки  средств в кассах. Это связано  с большим оборотом денежных средств  при реализации товаров за наличный расчет, а также с допускаемыми кассирами ошибками при расчетах с покупателями. Именно по этой причине в торговых организациях проводится  внезапная ревизия кассы, в ходе которой производится  полный пересчет  денежной наличности и проверка других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. №40(ред.от 26.02.1996г. №247) и  сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. №18, и  Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества. Согласно п.37 данного  положения  «.. в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт». При проверках соблюдения организациями кассовой дисциплины, проводимыми коммерческими банками, фактическое наличие денег в кассе организации представителем банка не  проверяется, однако в соответствии с рекомендациями Банка России по проведению  проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях, если остаток кассы по кассовой книге складывается в крупных размерах, длительное время не снижается и значительно превышает ежедневные поступления и выдачи, то проверяющий банка вправе потребовать от руководителя организации назначения ревизии кассы.

При проведении очередной  инвентаризации кассы целесообразно  выяснить, как часто проводилась инвентаризация денежных средств в кассе,  проверить бухгалтерскую документацию по ранее  проводившимся инвентаризациям кассы, проанализировать систему учета и систему контроля кассовых операций, выявить их слабые и сильные стороны. Рекомендуется провести инвентаризацию наличных рублевых и валютных остатков, ценных бумаг и бланков строгой отчетности.

Основными документами, которые необходимо изучить при  инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно – платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам, авансовые отчеты, накладные на отпуск продукции. При этом необходимо помнить, что в соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и п. 25  Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29 июля 1983 г. №105 первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование, дату составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Многочисленные и разнообразные  операции движения денежных средств  в кассе организации находят  свое отражение в следующих регистрах  синтетического учета и отчетности: 11 раздел актива  бухгалтерского баланса (форма №1),  Главная книга, журнал – ордер №1 и ведомость №1 по учету операций по кассе.

Для доказательства фактического наличия денежных средств в кассе, кроме вышеперечисленных процедур, следует также  сверить суммы поступления денег из  кассы на расчетный счет; установить  правильность сверки счетов и подведения итогов; проверить соответствие всех показателей и остатков.

 При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

• правильности подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
• записей в кассовой книге за несколько дней при наличии ежедневных операций;
• правильности составления отчета кассира;
• наличия в кассовой книге исправлений. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

     Согласно п.23 Положения о порядке ведения кассовых операций, кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера  организации. В организациях с согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В условиях  автоматизированного ведения кассовой книги  инвентаризационная комиссия должна проверить правильность работы программных средств обработки.

      В процессе инвентаризации необходимо убедиться  в документальной обоснованности записей в кассовой книге, которые должны  подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми  ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия обязана записывать в журнале регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров, что на практике делается далеко не всегда.

Форма № КО-3 «Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров» утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88(ред.от 03.05.2000г. №36). Данный журнал применяется для регистрации  бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов счетов и др.  до передачи в кассу  организации.

Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотреблений путем уничтожения кассовых ордеров.

Проверяя полноту и  своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных  счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод  взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости  по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала – ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнал – ордер №1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Проверку оприходования  наличных денег, полученных из банка, следует  проводить не только по корешкам чеков, но также и по  выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков, следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчиток и исправлений. Как свидетельствует аудиторская практика, наибольшее число злоупотреблений выявляют по оплате труда и при выдаче подотчетных сумм.

Кроме перечисленного, в  ходе  инвентаризации кассы также  необходимо проконтролировать следующие  кассовые операции:

• установление лимита остатка наличных денежных средств в кассе;
• использование по целевому назначению полученных  из банка; 
• денежных средств на заработную плату, командировочные и хозяйственные расходы, соответствие остатков лимиту, установленному банком;
• наличие фактов несоответствия   даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
• отсутствие в расходном кассовом ордере указаний на номер договора, по которому получают  денежные средства физические лица, или на номера доверенностей;
• не заполнение в приходных кассовых ордерах данных о том, от кого поступили наличные деньги и на каком основании;
• своевременность возврата в банк остатков денежных средств по не выданной заработной плате; по сдаче в банк выручки от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории, дома отдыха и другие поступления в кассу;
• случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без  доверенностей. При наличии таких фактов члены инвентаризационной комиссии должны уточнить их причины, установить, по чьему распоряжению они были выданы и не скрываются ли за этим злоупотребления;
• наличие на расходных кассовых документах подписи только одного руководителя или главного бухгалтера;
• наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;
• наличие фактов хранения чековых книжек у главного бухгалтера в сейфе или в нарушение действующего порядка – у кассира (если эти должности не совмещены);
• законность произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы без последующего предоставления отчетов  по этим операциям;
• правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
• правильность методологии ведения кассовых операций:  например присутствуют «прямые» проводки, при этом отсутствуют промежуточные операции, что искажает правильность движения средств в целом по организации;
• своевременность  депонирования невыплаченных сумм заработной платы.