Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда на предприятии

   При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу (форма № Т-1). В этом приказе указываются: наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

     Разряды рабочих и должностные оклады могут указываться в контрактах, договорах или штатном расписании (форма № Т-3), тогда в приказе можно сделать ссылку на вышеперечисленные документы, например «оклад согласно штатному расписанию». Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию.

     На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма № Т-2) и открывается лицевой счет работника (форма № Т-54). Из этого приказа бухгалтер определяет с какого числа будет начисляться заработная плата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам, применяют форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска». Он заполняется в двух экземплярах. Один - остается в личном деле работника, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска ответственный за работу с кадрами делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

     Для оформления и учета увольнения работника (работников) применяются приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8), на основании которых производится расчет с работником и его результаты также вносятся в лицевой счет.

Необходимо отметить, что лицевой счет работника занимает особое место в перечне документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия. Он содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником данных для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

     Как известно, при повременных формах оплаты труда заработная плата напрямую связана с количеством отработанного времени, поэтому учет рабочих дней (часов), дней отпуска, простоя, сверхурочной работы, дней, проведенных в командировке, и т.д. не только имеет чисто дисциплинарное значение, но и играет важную роль при начислении заработной платы.

     Для учета фактически отработанного времени используется табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13). Это внутренний, первичный, накопительный и оправдательный бухгалтерский документ, а также регистр оперативного учета рабочего времени. Каждому работнику, принятому на постоянную, временную, сезонную работу сроком на один день и более, за исключением выполняющих работу по договору подряда, присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Табель открывают или по организации в целом (если она небольшая), или по ее структурным подразделениям. Табельщик или лицо, на это уполномоченное, составляет табель в одном экземпляре и передает его в расчетный отдел бухгалтерии один или два раза в месяц (при начислении заработной платы с авансом). Данный документ позволяет ежедневно отмечать время прихода и ухода работников с работы, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы. Возможно фиксирование количества явок и неявок за месяц (метод сплошной регистрации) или только неявок (метод регистрации отклонений). Записи о неявках по уважительной причине делают на основании соответствующих документов: листках временной нетрудоспособности, справок о вызове в суд, военкомат и т.п., которые работники сдают табельщикам. Время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров.

Табель представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а в колонке по вертикали приводится список фамилий сотрудников. В заголовочной части таблицы записывают наименования организации и структурного подразделения, на которое заполняется табель. В клетке, относящейся к определенному дню члена трудового коллектива, ставится стандартное условное обозначение. Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ) либо праздничным, днем отпуска или болезни.

Как правило, выходные и праздничные дни обозначают буквой В, служебные командировки – К, часы сверхурочной работы – С, административный отпуск – А.

Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы.

Расчеты с работниками осуществляется в расчетных ведомостях по форме № Т-51, которые составляется в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы по № Т-51 производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах "Всего начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

Для выплаты заработной платы применяется платежная ведомость (форма № Т-53). На титульном листе платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату в графе 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" указывается номер предъявленного документа. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.

  Те формы первичных и учетных документов, которые необходимы организации для ведения учета, но не утверждены Госкомстатом России, каждая организация может разрабатывать и утверждать самостоятельно.

Таким образом, на основании рассмотренных первичных документов по учету заработной платы в ООО «Спрут» можно сделать вывод о том, что учет осуществляется в соответствии с требованиями законодательства и нормативными документами.

6.      УЧЕТ РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению учет расчетов по оплате труда работников ООО «Спрут» осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам), а также по выплатам доходов по акциям и другим ценным бумагам.

По назначению счет 70 – пассивный, балансовый, расчетный. По кредиту его отражается начисление заработной платы и других сумм работникам организации, по дебету – удержание из заработной платы (НДФЛ, по исполнительным листам судебных органов, недостач, порчи ценностей и т.п.) и её выплата. Сальдо этого счета кредитовое – показывает сумму задолженности перед работниками по оплате труда (Приложение 17).

В ООО «Спрут» операции по начислению оплаты труда оформляют с бухгалтерскими записями, представленными в табл. 3 (Приложение 18).

Таблица 3. Основные операции по начислению оплаты труда

Рассмотрим на примере начисление заработной платы за отработанное время при повременно-премиальной системе оплата труда.

Пример 1: Допустим, оклад работника составляет 20 тысяч рублей. В соответствии с положением о премировании премия работника равна 30 процентам от установленного оклада, а из 20 положенных дней работник отработал лишь 19. Величина начисленной зарплаты будет равна:

20 000 х 19 / 20 = 19 000 (простая форма)

19 000 х 30 / 100 = 5 700 (премия)

        19 000 + 5 700 = 24 700 (премиальная форма)

На начисление заработной платы будет делаться запись – Дт  20,26 и

Кт  70.

Важным в организации учета труда и заработной платы является наличие правильно поставленного аналитического учета по каждому работнику. Документы такого порядка подлежат правильной архивной обработке и сдачи в архив на постоянное хранение в соответствии с требованиями.

Аналитический учет по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" ведется в ООО "Спрут" пофамильно по каждому работнику организации в программе "Зарплата и Управление Персоналом", а затем выгружается в программу "1С: Предприятие 8.2".

Перед расчетом зарплаты производится расчет больничных листов, отпусков, командировочных, оплата праздничных и выходных, сверхурочных, пособий ФСС.

Для расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск, а также командировочных, используется «Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.12.07 N 922 (ред. от 11.11.2009).Для расчёта отпускных необходимо определить заработок сотрудника за расчетный период и средний дневной заработок.

Порядок определения среднего дневного заработка (СДЗ) зависит от того:

- отработал ли сотрудник расчетный период полностью. Если он отработан полностью;

- предоставляют ему отпуск в календарных или рабочих днях.

Если расчетный период отработан и отпуск предоставлен в календарных днях, СДЗ определяется по формуле:

Если расчетный период отработан не полностью и отпуск предоставлен в календарных днях, СДЗ рассчитывается следующим образом:

Количество календарных дней (ККД) в не полностью отработанном календарном месяце  рассчитывается по формуле:

Если в расчетном периоде сотрудник не полностью отработал несколько календарных месяцев, то количество не полностью отработанных календарных дней определяется за каждый из них, а затем суммируется. Так будет получен показатель «ККД в не полностью отработанных календарных месяцах».