Инвентаризации товаров и тары на предприятиях розничной торговли

     При длительном проведении инвентаризации  в исключительных случаях и  только с письменного разрешения  руководителя и главного бухгалтера  организации в процессе инвентаризации  товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации.

В расходных  документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена  комиссии.

     Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     Действующей практикой на ООО  «Предприятие Турист» время для  проведения инвентаризации выбирается  с учетом меньших потерь для предприятия: с 18 до 24 часов.

     В любом случае на дату проведения  инвентаризации должно быть известно  учетное количество и стоимость  инвентаризуемых ценностей. Как  показывает аудиторская практика  работы с клиентами, это условие  зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

      После осуществления всех необходимых  подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки. Инвентаризация относится к процедурам внутреннего контроля.

     Проведение описи имущества и  обязательств начинают с получения  последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.

       Кассир на дату объявления  инвентаризации кассы в присутствии  членов инвентаризационной комиссии  должен составить отчет о кассовых операциях за последний день, вывести остаток денег по кассовой книге, эти данные отражены в приложении 5.

      С кассира берется расписка  о том, что все приходные  и расходные документы включены  им в кассовый отчет и к  моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. Эта расписка включается в заголовочную часть Акта инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15. Отчет подписывается главным бухгалтером организации.

    Форма N ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков /чековых книжек и других), находящихся в кассе организации. Пример (образец) заполнения акта инвентаризации денежных средств показан в приложении 6.

       При инвентаризации кассы проверяется  фактическое наличие денежных  средств и других ценностей,  находящихся в кассе. Проверяются  также бланки и документы строгой отчетности (абонементные книжки, билеты, талоны, книжки дипломов и др.). При этом остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными кассовой книги.

     При подсчете фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, талоны на горюче-смазочные материалы, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

     Предъявленные кассиром почтовые  марки и марки государственной пошлины принимаются по номинальной стоимости.

     Заявления кассира о наличии  в кассе денежных средств и  других ценностей, не принадлежащих  данной организации, во внимание  не принимаются. Денежные средства, не принадлежащие организации, в кассе хранить запрещено. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

     Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других  бланков документов строгой отчетности производится (одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе) по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. В акте необходимо указать название, серию, номер, номинальную и фактическую стоимость, срок гашения и общую сумму.

     Кассир несет полную материальную  ответственность за ценности, находящиеся  в кассе, и за правильность оформления документов (отчет кассира, приходные и расходные ордера).

     Перед проведением инвентаризации  при наличии нескольких касс  они опечатываются, чтобы прекратить  возможность доступа к ним.  Это делается с целью предотвращения  возможности покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности из других касс.

      После этих процедур проводится  пересчет денег и других ценностей,  находящихся в кассе. Деньги  и ценности пересчитываются дважды - сначала кассиром, затем бухгалтером или другим членом инвентаризационной комиссии.

     Так, при проведении инвентаризации  в ООО «Предприятие Турист»,  инвентаризацией установлено наличных  денежных средств в сумме 6096 рублей 06 копеек; наличие чековой  книжки за № 877642-877667. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

     Во время инвентаризации в  кассе могут находиться частично  оплаченные 

платежные ведомости на выплату заработной платы и социально-трудовых льгот.

     Выплаты по частично оплаченным  платежным ведомостям комиссия  принимает к зачету, о чем делается  отметка в Акте инвентаризации  наличных денежных средств.

     После пересчета денег и других  ценностей полученный остаток  сверяется 

с данными  учета по кассовой книге. На ООО «Предприятие Турист» на момент проведения инвентаризации материально ответственным лицом составляется товарный отчет, который отражен  в приложении 7.

      Члены инвентаризационной комиссии  пересчитывают  в присутствии  материально-ответственных лиц имущество и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом (особенно при обязательной ежегодной инвентаризации), то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации лишь в очень немногих случаях. В частности, если материалы и товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих материальных ценностях по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товарно-материальных ценностей.

     Если выборочной проверкой будут  установлены расхождения между  фактическим наличием и данными,  показанными в спецификациях  или маркировке поставщиков, рабочая  инвентаризационная комиссия обязана  провести полную проверку фактического  наличия таких материальных ценностей.

     При проведении инвентаризации  товаров, данные которой отражаются  в приложении 8, одновременно инвентаризируются  и остатки тары (порожней и  под товарами).

     При осуществлении инвентаризации  тары необходимо иметь в виду, что учет операций по движению тары отражается на разных балансовых счетах.

Акт об оприходовании тары, не указанной  в счете поставщика (форма N ТОРГ-5), применяется для оформления приемки  и оприходования тары, а также  упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй - остается у материально ответственного лица.

      При проведении инвентаризации  данные о наличии тары заносятся  в описи по видам (картонная,  ящичная, и др.), целевому назначению  и качественному состоянию (новая,  бывшая в употреблении, неповрежденная, требующая ремонта и т.д.) с  указанием наименования тары, прейскурантного номера, признаков, определяющих ее назначение и качественное состояние.

     На тару составляется отдельная  инвентаризационная опись, которая  приведена приложении 9.

     В ООО «Предприятие Турист»  поступление товара в таре  поставщика всегда указывает в товарно-транспортной накладной наличие тары отдельной строкой, указывая при этом: наименование тары, ее количество, цена за единицу и общая сумма.

     На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет  акт на списание с указанием причин порчи и ответственных за это лиц.

     Инвентаризационные описи и акты  инвентаризации, составленные по  соответствующим типовым унифицированным  формам, являются первичными учетными  документами. Формы инвентаризационных  описей и актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. N 88:

     - Инвентаризационная опись товарно-материальных  ценностей (форма N ИНВ-3);

     - Инвентаризационная опись товарно-материальных  ценностей, принятых на ответственное хранение (форма N ИНВ-5);

     - Акт инвентаризации наличных  денежных средств (форма N ИНВ-15);

     Указанные инвентаризационные описи  и акты инвентаризации, составленные  по соответствующим типовым унифицированным  формам, являются первичными учетными документами.    

     Все инвентаризационные описи  можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера  и другой оргтехники. Но в любом  случае они 

должны  быть заполнены четко и ясно, без  помарок и подчисток.

     Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

     Один экземпляр передается в  бухгалтерию для составления  сличительной 

ведомости, второй - остается у материально  ответственного (ых) лица (лиц).

     До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц берется расписка, которая включена в заголовочную часть формы.

     На выявленные при инвентаризации  негодные или испорченные материалы  и готовые изделия составляются  соответствующие акты.

    При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма N ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1 по 9. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении.

     При выявлении материальных ценностей,  не отраженных в учете, комиссия  должна включить их в инвентаризационную  опись.