Кассовая книга и учет кассовых операций

- За витрачання готівки з виручки, отриманої від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень, на виплату за-бітної плати, матеріального заохочення, допомог усіх видів, компенсацій за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

- За видачу готівкових  коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25% виданих під звіт сум та інші санкції.

Санкції у вигляді стягнення податковими органами (згідно зі статтею II Закону України «Про внесення змін до Закону України" Про державну податкову службу в Україні »):

- У одноразовому розмірі  донарахованої за результатами  перевірки сум-ми податку або  іншого платежу, а у разі повторного  порушення протягом року після  порушення, встановленого попередньою  перевіркою - у двократному розмірі  донарахованої за результатами перевірки суми податку, іншого платежа;

- 10% належних до сплати  сум податків, інших платежів  за неподання-дання або несвоєчасне  подання органам державної податковою  служби податкових декларацій, розрахунків, аудиторських висновків та інших документів, необхідних для обчислення податків, тощо.

Згідно з постановою Правління Національного банку України "Про затвердження змін та доповнень до Порядку ведення касових операцій у національній валюті України" № 16 від 19.01.99 р. встановлено, що:

- Готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть здійснюватися як за рахунок коштів, отриманих з банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг) та інших касових надходжень (виручки) за винятком підприємств і індивідуальних підприємців, які мають податкову заборгованість , і відповідно здійснюють виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих з установ банків;

- У випадках, пов'язаних  з надходженням до каси підприємства наприкінці робочого дня після остаточної інкасації або закінчення роботи вечірньої каси значних сум готівки від здійснення господарської діяльності, внаслідок чого перевищується встановлений ліміт каси, такі підприємства не пізніше наступного робочого дня (банку і клієнта) повинні здати цю готівку (в частині, що перевищує ліміт каси) до обслуговуючої установи банку. За таких умов зазначені кошти не вважаються понадлімітними в день їх оприбуткування в касі підприємства;

- Готівкова виручка підприємств та індивідуальних підприємців може використовуватися ними в необхідних розмірах для забезпечення господарських потреб (у разі відсутності податкової заборгованості) і на виплату за-бітної плати, заохочень, допомоги всіх видів, компенсацій, тобто виплат з оплати праці;

- Готівка, що одержана  під звіт. Згідно з постановою Національного банку України № 265 від 4 червня 1999 р. внесені зміни і додатки  до порядку ведення касових операцій у національній валюті України.

Підприємства та індивідуальні підприємці, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані зберігати свої кошти в установах банків. Готівка, яку вони одержують із власних поточних рахунків в установах банків у межах наявних на них коштів, повинні розходитися виключно на визначені в чеку потреби, що не суперечить чинному законодавству, в т.ч. нормативним актам НБУ. Для підтвердження здійснених цільових витрат готівки підприємства та індивідуальні підприємці повинні надавати обслуговуючій установі банку (на її вимогу) звітні платіжні розрахункові документи (касові і товарні чеки, квитанції до прибуткових ордерів, податкові накладні, договори купівлі-продажу, акти закупівлі, рахунки-фактури тощо).

Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) іншому підприємству (індивідуальному підприємцю) не повинна перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або не-скільком платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму (3 тис. грн.) Виробляються виключно в безготівковому порядку.

У разі здійснення підприємствами (індивідуальними підприємцями) готівкових розрахунків з іншими підприємствами (індивідуальними підприємцями) понад установлену суму (3 тис. грн.). Кошти в розмірі перевищення зазначеної суми, розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (того дня , коли було здійснено таку операцію) з подальшим порівнянням отриманої суми із затвердженим лімітом каси.

Обслуговуючі установи банку особливу увагу слід приділяти перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 50 тис. грн.) Розмір, знятих підприємствами та індивідуальними підпринімателями з будь-якого зі своїх банківських рахунків. 

2. Документальне оформлення касових операцій

Касові операції оформляються документами,типові форми котрих затверджені наказом Мінстату України № 51 від 15.02.96 р.

 Надходження і видача грошей  з каси підприємства оформляють  прихід-ними та видатковими касовими  ордерами, які виписує бухгалтерія, за формами № КО-1 і № КО-2 (мал. 2.1)

 

 

(мал. 2.1 Прибутковий касовий ордер)

Касові ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через людину, яка отримує або вносить гроші.

 

 

(мал. 2.2 Видатковий касовий ордер)

 

Касир, який одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен провірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, при-розкладання, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, яка внесла гроші в касу, видається квитанція. При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача. Таким документом є по-ся паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвідчення при наявності на ньому фотографії чи особистого підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери заповнюються бухгалтерією чітко і ясно, без будь-яких підчисток, помарок або виправлень. Прибуткові та видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації касових ордерів (табл. 8.6), де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими і видатковими касовими ордерами враховує у касовій книзі.

Керівник підприємства повинен надавати касирові охорону при транспортуванні грошових коштів і цінностей з установи банку. При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам забороняється: розголошувати маршрут руху і розмір суми грошових коштів і цінностей, що перевозяться допускати в салон транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для доставки, користуватися супутнім або громадським транспортом.

Для забезпечення надійного зберігання готівки і цінностей каса повинна відповідати наступним вимогам:

- Бути ізольованою від інших  допоміжних приміщень;

- Мати сейф або металева шафа;

- Мати спеціальне віконце для  проведення операцій з клієнтами співробітниками ;

- Бути обладнані охоронно-пожежною  сигналізацією, що відповідає  вимогам чинного Положення.

 

 

 

Типова форма № КО-3а

___________________________________________________  (найменування підприємства (установи, організації))

Ідентифікаційний  код ЄДРПОУ _________________

 

 

Журнал 
реєстрації прибуткових і видаткових касових документів 
20__ р.

За цим зразком друкувати всі сторінки журналу.

Прибутковий документ		Сума	Примітки	Видатковий документ		Сума	Примітки
дата	номер			дата	номер
1	2	3	4	5	6	7	8

 

(мал.2.3 Журнал 
реєстрації прибуткових і видаткових касових документів) 

3. Касова книга

 

На підприємстві ведеться тільки одна касова книга (типова форма № КО-4) в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей в касі (форма наведена в табл. 8.8). Записи в касовій книзі здійснюються за кожним прибуткових і видаткових ордерів. Але якщо в організації є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.

Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки "Одержано", "Сплачено" з зазначенням дати.

Записи в касовій книзі здійснюються тільки під копірку, тобто у двох примірниках (другий примірник є звітом для касира). Наприкінці робочого дня касир підраховує підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей і виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші,  які є звітом касира, разом з прибутковими та видатковими ордерами і при-розкладання до них виправдувальними документами касир передає бухгалтерії під розписку в касовій книзі.

Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків.

Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:

- Негайний запис кожної здійсненої  касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;

- Виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію приходних і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації і реєстрації цих коштів у реєстрі і передачі їх для виконання касиру;

- Погашення касиром спеціальним  штампом касових документів з  метою запобігання зловживання  цими документами шляхом повторного їх використання;

- Встановлення наказом керівника  підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підпис »цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по не підписаних документах.

Головний бухгалтер з метою контролю повинен не рідше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства.

У зв'язку з тим, що значна частина грошових операцій здійснюється підприємством через розрахунковий рахунок, потрібно систематично стежити за правильністю банківських

операцій.

Керівник підприємства несе відповідальність за збереження грошей, правильне і доцільне їх використання.

Касова книга є регістром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в архівній книзі.

Касову книгу можна вести автоматизованим способом, при якому листя формують у вигляді машинограм "Вкладний аркуш касової книги" або "Звіт касира". Обидві ці машинограми повинні здаватися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація сторінок касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку возрастання з початку року.

Після отримання машинограм "Вкладний аркуш касової книги" і " Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання касової книги та звіти касира, підписати їх і передати звіт касира разом з прихід-ними і видатковими документами бухгалтерії під розписку у вкладному листі касової книги.

 

 

 

  Порядок оформлення касової  книги

 

Перед тим як приступити до заповнення касової книги, касир повинен оформити титульну сторінку книги, пронумерувати аркуші.

 

 

(Мал 2.4

Касова книга)

 

 

Титульний аркуш касової книги відображає наступну інформацію про підприємство:

- ОКПО підприємства;

- Прізвища, ім'я, по батькові (якщо  мова йде про індивідуальний  підприємця);

- Рік (або період, якщо за один  календарний рік використовувалася  не одна, а кілька книг);

- Найменування структурного відокремленого  підрозділу (якщо мова йде про  підрозділи однієї установи, виведених  на окремий баланс).

Після цього касову книгу пронумеровані. Кількість лі ¬ стів в касовій книзі запевняють підписами керівника та головного бухгалтера (на звороті останньої сторінки касової книги робиться запис «У цій книзі пронумеровано ... сторінок») і засвідчують печаткою підприємства - юридичної особи.

Касова книга ведеться протягом календарного року по наростаючій, а з настанням нового року необхідно заводити нову касову книгу. Як правило, стандартна касова книга, яка виглядає, як журнал, має п'ятдесят чи сто аркушів. Якщо на підприємстві ведеться активне використання готівкових коштів, то на календарний рік одного журналу може і не вистачити. У цьому випадку можна почати інший журнал, але тоді на титульному аркуші повинен бути зазначений чіткий часовий проміжок, записи за який знаходяться в даній книзі.