Кассовая книга и учет кассовых операций

Таким чином, ведення касової книги передбачає можливість її заповнення вручну на готових бланках, так і при використанні стандартних і спеціальних комп'ютерних програм. Також дуже важливо знати, що касова книга заповнюється на підставі прибуткового та видаткового ордерів. 

Вертикальне розташування сторінок касової книги

 

У цьому випадку інформація за весь касовий день зазвичай розташовується на одній сторінці. Звіт касира може бути оформлений при цьому одним із двох способів:

1. Звітом касира є наступна  сторінка касової книги. Перші  та другі примірники сторінок  нумеруються однаковими номерами.

Між двома листами кладеться копіювальний папір, через яку здійснюється запис чорнилом або кульковою ручкою.

Другі примірники повинні бути відривними і служать звітом касира. Перші примірники залишаються в касовій книзі.

2. Звітом касира є вкладний чистий аркуш. Нумерація в книзі суцільна. На чистому аркуші пишеться або друкується назва «Звіт касира за« ______ »______ р.». Записи на чистому аркуші здійснюються через копірку. По закінченні робочого дня записи в звіті звіряються бухгалтером із записами в касовій книзі.

Графи і поля заповнюються відповідним чином:

- У графі «Залишок на початок  дня» повинна бути перенесена  сума з графи «Залишок на  кінець дня» з попереднього  аркуша книги;

- У графі «Номер документа»  вказуються номери прибуткових  і видаткових касових ордерів;

- У графі № 2 необхідно записати  інформацію з ордерів, а прибуткові  та видаткові суми потрібно  вносити повністю в гривнях  і копійках;

- При записі кореспондуючого  рахунку в касових книгах організацій  потрібно вказувати: розрахунковий рахунок - 51, замовники і покупці - 62, зарплата - 70, підзвіт - 71 (підприємці номер кореспондуючого рахунку можуть не вказувати);

- Підсумки за день виводяться  по витраті і приходу, а залишок  на кінець дня повинен дорівнювати  залишку на початок дня + прихід - витрата;

- В самому низу касир і  бухгалтер ставлять свої підписи  і фіксують кількість прибуткових  і видаткових касових ордерів.

 

  Горизонтальне розташування сторінок касової книги

 

Кожна сторінка касової книги складається при цьому з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальною лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник, інша (без горизонтальних лінійок) - як другий екземплярі лицьового та зворотного боків через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Для цього лист згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину під невідривну, і прокладаючи між ними копіювальний папір. Для ведення записів після "Перенесення" відривну частину аркуша накладають на лицьову сторону невідривної частини аркуша і продовжують записи по горизонтальних лінійках зворотної сторони невідривної частини. Перші та другі частини аркушів нумерують одним і тим же номером. Перші частини залишаються в касовій книзі. Другі - мають бути відривними, вони служать звітом касира і до кінця операцій за день не відриваються.        

Спочатку на аркуші касової книги вказуються всі прибуткові документи, а потім всі видаткові документи. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає під розписку до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства. Якщо аркуші касової книги не заповнені повністю, вони прокреслюють.

 

 

 

  

2.4 Облік касових операцій  в системі рахунків

 

Для обліку наявності, руху залишків готівки в касі використовують активний рахунок № ЗО "Каса" з такими субрахунками:

№ 301 "Каса в національній валюті"

№ 302 "Каса в іноземній валюті".

Можливе відкриття субрахунків:

"Операційна каса в національній  валюті"

"Операційна каса в іноземній  валюті".

Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних  аркушів (другий примірник касової книги) і доданих до них докумен-тов. Залишок і надходження грошових коштів відображають за дебетом рахунка № 50, а видану готівку - на кредит.

В операційних кас належать квиткові і багажні каси, відділення зв'язку та інші подібні каси.

На субрахунку № 302 підприємства здійснюють операції з валютою у перерахунку на національну валюту України (за кожним видом валюти окремо).

Для забезпечення збереження грошових коштів бухгалтерія повинна здійснювати раптові перевірки не менше одного разу на квартал з перечисленням всіх цінностей, що знаходяться в касі, і складати відповідні акти.

Виявлені перевірками лишки грошових коштів оприбутковуються до каси на користь бюджету, а нестача стягується з касира.

Бухгалтерія після одержання звіту касира здійснює перевірку обґрунтованості всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює журнал-ордер № 1 по кредиту рахунку № 30 "Каса" і відомість № 1 по дебету цього рахунку, в яких реєструє отримані і

видані кошти за цільовим призначенням.

У журналі-ордері № 1 показуються витрати грошових коштів по кредиту рахунку № 30 в дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків з працівниками підприємства, з підзвітними особами, депонентами та ін.

В кінці місяця в журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують надходження і витрати готівки і визначають на 1-е число наступного місяця залишок коштів у касі, який має бути тотожним такому ж показнику в касовій книзі. Підсумкові дані цих регістрів записують у Головну книгу.

При спрощеній формі ведення обліку касових операцій використовують відомість В-5.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють торгівлю та надають послуги за готівку, зобов'язані вести книгу реєстрації, повинна бути завірена керівником підприємства і скріплена сургучною печаттю фінансового органу місцевої державної виконавчої влади.

Книги реєстрації видають під розписку матеріально відповідальній особі на підставі проведеної інвентаризації залишків товарів і готівки, і записуються як початкове сальдо. Кожен аркуш звіту складається з двох рівних частин, які заповнюються матеріально відповідальною чи-обличчям. Перший примірник залишається у книзі, друга частина звіту заповнюються з лицьового і зворотного боків через копірку як звіт матеріально відповідальної особи з відривною частиною аркуша. Обидва примірники звіту нумеруються однаковими номерами. Всі статті товарно-касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини звіту після рядка "Залишок на початок дня".

Матеріально відповідальні особи зобов'язані щоденно здавати в бухгалтерію звіт з доданими відповідними документами і здавати до каси підприємства денну виручку, яка відображена у звіті.

Порядок ведення товарно-касової книги визначено положенням про порядок реєстрації та ведення товарно-касової книги, затвердженим 26.04.93 р.

Товарно-касова книга повинна знаходитися в приміщенні підприємства і надаватися посадовим особам, які здійснюють перевірку. 

4. Охорона праці

Загальні вимоги безпеки:

1. Робоче місце бухгалтера —  місце обладнане для постійної роботи протягом робочого дня.

2. До роботи допускаються особи ,які пройшли медичний огляд відповідно до вимоги наказу Міністерства Охорони здоров’я, не мають медичних протипоказань. Крім того для допуску до роботи необхідно пройти навчання безпечним методом роботи, вивчити справжню інструкцію, отримати вступний інструктаж, а потім інструктаж безпосередньо на робочому місці з записом у журнал інструктажу.

3. Відстань між робочими столами  з комп’ютерами в напрямку  тилу поверхні одного відеомонітора і екрану іншого відеомонітора повинна бути не менше 2м, а відстань між бічними поверхнями відео моніторів – не менше 1,2 м.

4.  Щоб освітлення не створювало сліпучих відблисків на клавіатурі й інших частинах пульта, комп’ютер повинен бути розташований так, щоб пряме світло не потрапляло на екран, інакше при роботі з монітором будуть швидко втомлюватися очі.

5. Верхній край екрану слід  розташувати на рівні очей  або трохи нижче, оптимальна відстань  від очей до екрана 600 – 700 мм, але  не ближче 500мм, висота клавіатури повинна бути відрегульована так щоб кисті рук трималися прямо ( можливе застосування підставок для кистей рук).

6. З метою зниження статичної напруги м’язів шийно – плечовий області і спини для попередження розвитку стомлення необхідно, щоб робочій стілець дозволяв змінювати позу, був підйомно – поворотним і регульованим по висоті і кутам нахилу сидіння і спинки від переднього сидіння.

7. Для запобігання утворення  та захисту від статичної електрики, у приміщенні. Де встановлений  комп’ютер. Необхідно застосовувати нейтралізатори та зволожувачі. Повинна бути ефективна вентиляція і підтримуватися відносна вологість повітря на рівні 40 – 60% .

8. Включення комп’ютера та електронної  техніки виробляти згідно з  інструкціями з їх експлуатації.

При аварійних ситуаціях:

1. У всіх випадках виявлення  обриву проводів електроживлення, несправності заземлення та інших  пошкоджень обладнання негайно  відключити обладнання та вжити  заходів до усунення несправності  і повідомити керівника;

2. Стежити за справністю комп’ютерів і, при появі незвичайного звуку, диму, запаху горілої гуми ,вогню, самовільного відключення апаратури, негайно припинити роботу, вимкнути обладнання, застосувати заходи до усунення неполадок і повідомити керівнику.

3. У випадку прояву різі в очах,  різкому погіршені видимості, появі болю в пальцях і кистях рук, посиленні серцебиття негайно покинути робоче місце, повідомити про подію керівнику;

4. При виявлені людини, що потрапила  під напругу, негайно звільнити  його від дії струму шляхом  відключення електроживлення і до прибуття лікаря надати потерпілому першу медичну допомогу;

5. При загоранні обладнання вимкнути  живлення і вжити заходів до гасіння вогнища пожежі за допомогою вогнегасника, викликати пожежну команду і повідомити керівника;

6. При будь якій аварійної ситуації необхідно негайно повідомити керівника.

 

Висновок до розділу II

Порядок приймання, зберігання, використання та обліку грошових коштів у

касі підприємств і організацій усіх форм власності регламентується

Порядком ведення касових операцій у національній валюті України,

затвердженим постановою Правління Національного банку України від

02.02.95 № 21 у редакції постанови  Національного банку України  від

13.10.97 № 334 з урахуванням  змін і доповнень, внесених постановами

Правління  Національного банку України від 22.05.98 №206; від 19.01.99 №

16, від 04.01.2000 № 3.

Згідно з зазначеними нормативними актами підприємства та індивідуальні

підприємці (суб'єкти підприємницької діяльності) зобов'язані зберігати

свої кошти на поточному та інших рахунках в установах банків. Згідно з

постановою Правління Національного банку України № 473 суб'єкти

підприємницької діяльності мають право здійснювати розрахунки між собою

(крім тих, що мають  податкову заборгованість), а також  з фізичними

особами - громадянами як в готівковій, так і безготівковій формі, як за

рахунок коштів, одержаних в банку, так і за рахунок виручки від

реалізації товарів (робіт, послуг) та інших касових надходжень.

Готівкова виручка та інші касові надходження можуть використовуватись

суб'єктами підприємницької діяльності (які не мають податкової

заборгованості) в необхідних розмірах для забезпечення своєї статутної і

господарської діяльності, у тому числі на оплату праці і виплату

дивідендів (доходів). При цьому ними повинна бути забезпечена

систематична і повна сплата податків і внесків обов'язкових платежів до

державних цільових фондів у порядку, встановленому чинним

законодавством.

Суб'єкти підприємницької діяльності, які мають податкову заборгованість,

розрахунки між собою та іншими підприємствами повинні здійснювати тільки

в безготівковому порядку.

 

Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюється

комерційними банками за місцем відкриття рахунка з урахуванням режиму і

специфіки діяльності підприємства, його віддаленості від установи банку,

розміру касового обороту і порядку здавання виручки (надходжень).

Понад встановлений ліміт підприємства мають право зберігати в касі

грошові кошти, одержані на виплату заробітної плати працівникам, премій,

допомоги по тимчасовій непрацездатності та інших прирівняних до них

виплат протягом трьох робочих днів (колективні сільгосппідприємства,

підприємства залізничного транспорту і морські порти для проведення

таких виплат працівникам віддалених підрозділів, виконавчі органи

сільських рад - протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання

готівки в банку). Після закінчення цих строків суми готівки, не