Лекции по "Бухгалтерскому учету и аудиту"

4 .  УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов  с работниками  по командировкам, выдаче им средств на представительские цели, для покупки  товаров у других юридических и физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные цели, для целей бухгалтерского учета называют подотчетными лицами. Организации могут выдавать из кассы наличные денежные средства под отчет на: 1. Командировочные расходы; 2.Хозяйственно-операционные расходы; 3. Расходы экспедиций, геологоразведочных партий; 4. Расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе и филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация  обязана: 1.Определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; Получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который выданы средства; 3.Выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам; Запретить передачу подотчетных денежных сумм от одного работника другому; 5.Определить перечень лиц, которые могут заменить кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполне­ния служебного поручения вне места постоянной работы. Эти поездки связаны с:

1.      Покупкой материально-производственных  запасов, расходы по которой  учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

2.      Осуществлением  работ капительного характера  (выполнением функций заказчика  и т.п.), расходы по которой учитываются  в составе прочих капитальных  затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

3.      Подготовкой и  повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются  в составе сметы по общехозяйственным  расходам и учитываются по  одноименной статье;

4.      Участием в общих  собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции), расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

5.      Другими аналогичными  расходами. 

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списывают за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного  назначения и т.п.

Направление сотрудника в командировку оформляют выдачей ему командировочного удостоверения, подписанного руководителем  организации или уполномоченным им лицом. По усмотрению руководителя организации помимо командировочного удостоверения направление в командировку может оформляться приказом руководителя. Фактическое нахождение работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия и прибытия.

За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Кроме того, ему возмещают командировочные расходы. Размер суммы, выдаваемой на эти расходы, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Сумму аванса обычно рассчитывают сотрудники бухгалтерии.

Выдача наличных денежных средств  под отчет на командировку производится на основании командировочного удостоверения  по расходному кассовому ордеру.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для этого прибывший из командировки сотрудник составляет  “Авансовый отчет”  на основе первичных документов (квитанций гостиниц, железнодорожных, авиационных билетов, квитанций на телефонные переговоры и др.). К авансовому отчету он прилагает командировочное удостоверение. Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или подразделений в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы по отчету он утверждается руководителем организации. Оформленный таким образом авансовый отчет принимается к учету.

Командировочные расходы включают в себестоимость работ, услуг, продукции. Согласно действующему законодательству суммы командировочных расходов нормируются государством. Минфин России  устанавливает нормы расходов по найму жилого помещения и суточных. Однако всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего ор­гана: совета директоров, правления акционерного общества, директора организации. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость, но суммы превышения в дальнейшем не участвуют в расчете налогооблагаемой прибыли.

Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Выдача наличных де­нежных средств на хозяйственные  нужды обычно предусмотрена сметой организации.

Хозяйственные расходы подтверждаются квитанция­ми почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами  оптовых организаций и квитанциями  или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др.           

Подотчетное лицо может приобрести материалы. Они должны быть сданы  на склад, а на них должен быть выписан  складской приходный ордер. Только после этого на основании требования они выдаются в эксплуатацию. Очень  часто приобретаемые ценности выдаются в эксплуатацию непосредственно, минуя склад. В таком случае во многих организациях с целью сократить документооборот на первичных документах (чеках, счетах) делают записи о передаче приобретенных ценностей в места эксплуатации, подтвержденные подписями лиц, получивших эти ценности. Подобное оформление поступивших ценностей не соответствует требованиям документального оформления приобретенных материалов.    

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации - изготовителя, при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном по­рядке.

Таким образом, если организация приобрела  товар у  оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный   при  приобретении ценностей, может быть поставлен в зачет перед бюджетом при наличии соответствующих  документов.   В том случае, когда произведены расходы, не подтвержденные документально, но предусмотренные в смете, целесообразно составить “Акт о расходах”, в котором - указано, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руко­водителем фирмы, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость с последующим восстановлением при расчете налогооблагаемой прибыли или за счет собственных источников . Это возможно при наличии утвержденной учре­дителями сметы расходов, которые осуществляются за счет собственных средств организации.

 Остаток неиспользованных сумм  сдается подотчетным лицом в  кассу по приходному кассовому  ордеру, а перерасход выдается  из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Расходовать выданные под отчет  суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом  другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при  условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты  с подотчетными лицами". Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Счет 71    “РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ”        

Дебет                        Кредит     

Основным регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лица­ми является журнал-ордер № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический  учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка (линейка), и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. (см. Приложение № 8).

     Основанием для заполнения  журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые орде­ра - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на самом отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода. 

Приложение № 1

ДОГОВОР о полной материальной ответственности кассира    

 В целях обеспечения  сохранности материальных ценностей,  принадлежащих предприятию _______, руководитель предприятия      _____________________, действующий на основании полномочий по должности, с одной стороны, и кассир _______________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Кассир принимает  на себя полную материальную  ответственность за сохранность вверенных ему предприятием материальных ценностей и в установленном законом порядке несет ответственность за их сохранность и, в связи с вышеизложенным, обязуется:

а) бережно относиться к переданным ему для хранения материальным ценностям предприятия, принимать всяческие меры по предотвращению ущерба, порчи, потерь;

б) своевременно сообщать руководителю предприятия о любом  обстоятельстве, угрожающем сохранности  вверенных ему материальных ценностей;

в) производить прием  и отпуск материальных ценностей  по документам, подписанным руководителем предприятия и главным бухгалтером (если не один работник на предприятии занимается учетом);

г) участвовать в инвентаризации кассы.

2. Руководитель предприятия  обязуется:

а) создать материально  ответственному лицу необходимые условия для нормальной работы и обеспечения полной сохранности  вверенных ему материальных ценностей;

б) проводить в установленном  порядке инвентаризацию материальных ценностей в кассе.

3. В случае необеспечения  по доказанной вине материально  ответственного лица сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Действие настоящего  договора распространяется на  все время работы _______________ в должности кассира данного   предприятия.