Лекции по "Бухгалтерскому учету"

12.3 Документооборот и порядок  хранения документов (СРС)

Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

В каждой организации  документооборот разрабатывается  главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать:

1. наименование отчетов  или первичных документов;

2. время составления;

3. лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись  в документах;

4. сроки и ответственного  за представление документа в  бухгалтерию;

5. лицо, которое принимает,  проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется  в бухгалтерии и в каком  деле хранится в текущем архиве.

Все документы после  окончательной бухгалтерской обработке  подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму:

 

Дата принятия на хранение

Номер полки хранения

Название и номер дела

Год и месяц

С какого по какой № статьи

Количество листов в деле

Примечание

 

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может  производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Перечень и сроки  хранения документов в организации, а так же порядок их передачи в  государственные архивы утверждены Главным архивным управлением. В этой инструкции определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечению определенного срока уничтожаются в организации.

 

 

Тема13: Техника и формы бух. учета

 

13.1 Учетные  регистры, их классификация и  способы записи в них

   Поступившие первичные документы обрабатываются и систематизируются в учетных регистрах.

   Учетные регистры – это счетные таблицы, определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения данных о хозяйственных операциях на счетах бух. учета.

Учетные регистры могут  иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой – их хранят в специальных ящиках – картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистрах, которые заводятся на месяц или квартал.

Запись в учетные  регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров,- путем копирования). Машинную запись проводят при использовании вычислительной техники.

Записи в учетных  регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

По окончанию месяца по каждой странице учетных регистров  подводятся итоги. Итоговые записи синтетических  и аналитических регистров обязательно  сверяются путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

13.2 Способы исправления ошибок  в учетных регистрах (СРС)

Исправление ошибок в  учетных регистрах осуществляется:

1. корректурным способом;

2. способом дополнительных  проводок;

3. способом «красное  сторно».

Корректурный  способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией, так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписывающих документ; в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку.

Если в учетных записях указана  неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно». Сущность данного способа в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. При подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итога. Тем самым неправильная запись аннулируется, снимается отрицательными числами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами.

Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции. Способ «красное сторно» применяется в бухгалтерском учете не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.

13.3 Форма бух. учета (СРС)

   Форма бух. учета – это порядок организации информационной системы, которая ведется в строго установленной последовательности, обеспечивает взаимосвязь хронологических и систематических записей синтетического и аналитического учета с целью текущего контроля и составления отчетности.

   Различают 4 формы бух. учета:

1. материально-ордерная;
2. журнально-ордерная;
3. упрощенная;
4. автоматизированная.

 

   При мемориально–ордерной форме учета проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваивают постоянные номера (1-15). По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера, которые начинаются с 16 и дальше за каждый месяц в отдельности.

   Отдельные мемориальные ордеры составляются по мере совершения операции, но не позднее следующего дня получения первичного документа.

   Все мемориальные  ордера регистрируются в книге  «Журнал - Главная». Учет в книге  «Журнал - Главная», как правило,  ведется по субсчетам.

   Книга «Журнал  - Главная» открывается записями  сумм остатков на начало года  в соответствии с заключительным  балансом за истекший год.

   Сумма мемориального  ордера записывается сначала  в графу: «Сумма по ордеру»,  затем в Дт и Кт соответствующих  субсчетов. Сумма оборотов за  месяц по всем субсчетам, как  по Дт и по Кт должна быть  равна итогу графы: «Сумма по  ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

 Мемориально –  ордерная форма учета отличается:

1. строгой последовательностью учетного процесса;
2. простотой и доступностью учетной техники.

 При мемориально – ордерной форме учета широко используются:

1. стандартные формы аналитических регистров;
2. счетные машины;
3. копировальный способ регистрации.

Недостатками мемориально – ордерной формы учета являются:

1. трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же  записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
2. отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического учета;
3. формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составление отчетности.

 

   Основными особенностями журнально – ордерной формы учета являются:

1. применение для учета хозяйственных операций журналов - ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
2. совмещение в ряде журналов – ордеров синтетического и аналитического учета;
3. объединение в журналах – ордерах систематической записи с хронологической;
4. отражение в журналах – ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
5. сокращение количества записей благодаря рациональному построению Журналов – ордеров и Главной книги.

    Журналы –  ордера представляют собой сводные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу – ордеру присваивается определенный постоянный номер.

    Запись в  журналы – ордера производят ежедневно непосредственно с первичных документов либо со вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных.

   В журнале –  ордера производятся только кредитовые  записи того синтетического счета,  операции которого учитываются в данном журнале.

   Например, в журнале  – ордер по счету 12 «касса»  записываются только те операции, по которым счет «касса»  - кредитуется.  Операции, по которым счет «касса»   дебетуется, будут записаны в  Главную книгу, тем самым исключая  дублирование оборотов.

   Журналы – ордера  и Главная книга взаимно дополняют  друг друга в журналах –  ордерах дается расшифровка кредитового  оборота каждого синтетического  счета, в главной книге –  расшифровка дебетового оборота  этого же счета.

   Применение журнально – ордерной формы бух. учета позволяет:

1. значительно уменьшить трудоемкость учета, это достигается за счет: совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, синтетических и хронологических записей, отмены ряда регистров.
2. повысить контрольное значение учета;
3. облегчает составление отчетности. 

 

 

Раздел 2: ОРГАНИЗАЦИЯ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Тема 1: Учет основных средств и  нематериальных активов.

 

1.1 Задачи, классификация  и оценка основных средств.

Основные задачи учета основных средств и нематериальных активов следующие:

1. контроль за сохранностью и наличием основных средств и нематериальных активов по местам их использования; правильное документальное оформление и своевременное отражение в учете их поступления, выбытия и перемещения;
2. контроль за рациональным расходованием средств на реконструкцию и амортизации. Основных средств в связи с использованием и износа для включения в затраты организации;
3. исчисление доли стоимости основных средств и нематериальных активов в связи с использованием и износом для включения в себестоимость;
4. контроль за эффективностью использования основных средств;
5. точное определение результатов от списания выбытия.

 

На предприятиях применяется  единая классификация основных средств, в соответствии с которой их группируют на следующие признаки:

1. по отраслевому признаку: