Методика проведения аудита бюджетных организаций

Доказательства представляют собой  информацию и фактические данные, собранные членами группы проверяющих, на основе которых формируются результаты аудита эффективности. Они используются для того, чтобы:

• определить, соответствуют ли результаты работы проверяемого объекта используемым критериям оценки эффективности;

• обосновать заключения и выводы по итогам аудита;

• выявить возможности для совершенствования  работы проверяемого объекта и сформулировать соответствующие рекомендации.

Информация и фактические данные, собранные на стадии предварительного изучения проверяемых организаций, должны также использоваться в составе  доказательств, полученных на стадии проведения аудита.

Доказательства должны быть:

• достаточными;

• надлежащими (обоснованными, то есть достоверными и надежными);

• адекватными (релевантными).

Доказательства являются достаточными, если их объем и содержание способны убедить в обоснованности и правильности сделанных выводов по результатам  аудита эффективности.

Достаточность - это количественная мера доказательства.

При определении достаточности  доказательства, для подтверждения сделанного в процессе аудита эффективности заключения или вывода, необходимо учитывать такие факторы, как:

- степень возможного влияния  данного заключения или вывода  на общие результаты проверки;

- степень риска принятия неправильного  решения;

- знание степени достоверности  учетной документации по результатам  проведения предыдущих проверок  данной организации;

- реакцию проверяемой организации  на данное заключение или вывод;

- затраты на получение доказательства.

Доказательства являются надлежащими, если они получены из надежных и  достоверных источников.

Надежность доказательств зависит  от источника информации (внутреннего  или внешнего), от формы их представления (визуальной, документальной или устной), а также от надежности систем внутреннего  контроля проверяемого учреждения. При  оценке надежности доказательств, зависящей  от конкретной ситуации, проверяющие  должны исходить из следующего:

а) доказательства, полученные из внешних  источников, более надежны, чем доказательства, полученные из внутренних источников;

б) доказательства, полученные из внутренних источников, более надежны, если существующие системы бухгалтерского учета и  внутреннего контроля являются эффективными;

в) доказательства, собранные непосредственно  проверяющими, являются более надежными, чем доказательства, полученные от проверяемого объекта;

г) доказательства в форме документов и письменных заявлений более  надежны, чем заявления, представленные в устной форме.

Доказательства являются адекватными (релевантными), если они имеют непосредственное отношение к сделанным выводам  и логически связаны с целями и критериями аудита эффективности.

Адекватность - это качественная мера доказательства, его соответствие (релевантность) конкретной цели проверки и критерию оценки эффективности.

Следует иметь в виду, что доказательства, полученные при проведении аудита эффективности, могут иметь в большей мере качественные характеристики, поэтому решение об их использовании должно приниматься членами группы проверяющих, прежде всего, на основе собственных профессиональных соображений.

Проверяющие должны получать доказательства путем выполнения следующих процедур:

а) инспектирование - проверка записей, документов или материальных активов;

б) наблюдение - отслеживание процесса или процедуры, выполняемой другими  лицами;

в) запрос - поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами проверяемого объекта, который по форме может быть как официальным письменным запросом, так и неформальным устным вопросом;

г) подтверждение - ответ на запрос об информации, содержащейся, например, в бухгалтерских записях;

д) пересчет - проверка точности арифметических расчетов в первичных документах, либо выполнение проверяющими самостоятельных расчетов;

е) аналитические процедуры - анализ и оценка полученной проверяющими информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого объекта.

Форма, в которой собираются фактические  данные проверки, может быть разной, например:

- данные, собранные в результате  непосредственной проверки или  наблюдений;

- записи, сделанные в ходе собеседований  (интервью, опросы), которые по мере  возможности следует обосновывать  с помощью других фактических  данных;

- копии оригиналов документов (заверенные  надлежащим образом);

- подтверждающие документы, представленные  третьей стороной (заверенные надлежащим  образом);

- статистические данные, сравнения,  результаты анализа, обоснования  и другие материалы, подготовленные  членами группы проверяющих.

В зависимости от содержания процедуры  и формы получения доказательств, они могут быть материальными, устными, документальными и аналитическими.

Материальные доказательства получают при наблюдении за какими-либо событиями  или действиями людей, а также  при проверке имущества. Они могут  быть представлены в форме фотографий, схем, карт, графиков или в ином графическом  виде.

Следует иметь в виду, что изображение  наблюдаемой ситуации на фотографии или схеме является гораздо более  убедительным доказательством, чем  ее письменное описание.

В случаях, когда доказательства, полученные в результате наблюдения за событием или проверки имущества, крайне важны  для достижения целей аудита эффективности, наблюдение следует проводить с  участием не менее двух членов группы проверяющих и, по возможности, представителя  проверяемой организации.

Устные доказательства могут быть получены в результате бесед членов группы проверяющих с руководством и сотрудниками проверяемых и  вышестоящих организаций, внешними экспертами, а также проведения соответствующих  опросов и интервью, с использованием диктофона. Устные доказательства, как  правило, должны использоваться как  исходная информация для получения  других доказательств.

Если в процессе бесед, опросов  или интервью получена ценная устная информация, которая может быть использована в качестве аудиторского доказательства, надо получить ее письменное подтверждение  от лица, которое сообщило данную информацию. Наряду с этим, для ее дополнительного  подтверждения целесообразно использовать другие различные источники, сравнивая их информацию с полученной устной информацией.

Кроме того, для подтверждения данной информации может быть проведена  проверка и соответствующей документации.

Документальные доказательства могут  быть на бумажных носителях или в  электронном виде и являются наиболее распространенной формой аудиторского доказательства. Они могут быть как  внутренними, полученными в самой  проверяемой организации, так и  внешними, полученными за ее пределами.

Внутренние документальные доказательства можно получить на основе имеющейся в проверяемой организации финансовой документации, копий исходящих и входящих документов, приказов и распоряжений, планов и отчетов о работе, положений и должностных инструкций и других документов. При этом следует иметь в виду, что сам факт наличия в проверяемой организации тех или иных документов еще не означает возможность их использования в качестве документальных доказательств. Каждый документ надо рассматривать, прежде всего, в контексте целей аудита эффективности и в отношении выбранных критериев оценки эффективности.

Например, наличие какого-либо внутреннего  положения, инструкции или руководства  само по себе не является доказательством  того, что они используется в деятельности организации. Поэтому надо выяснить, каковы результаты применения данных документов. Кроме того, необходимо провести анализ документов, отражающих деятельность систем управленческой информации и контроля (например, системы бухгалтерского учета). При этом желательно, чтобы  решение об использовании этих документов в качестве доказательств, проверяющие  принимали на основе анализа системы  внутреннего контроля, действующей  в проверяемой организации, и  соответствующей оценки качества ее функционирования.

Внешние документальные доказательства могут быть получены на основе документов, подготовленных вышестоящими и другими  организациями и имеющих непосредственное отношение к деятельности проверяемой организации. Они могут включать письма и служебные записки, полученные проверяемой организацией, счета от поставщиков, договоры аренды, контракты, отчеты о результатах аудиторских проверок, подтверждающая документация, полученная от третьих лиц и другие.

Аналитические доказательства могут  быть получены в результате анализа  отдельных показателей, их совокупности или различных данных о деятельности проверяемой организации. Необходимая  для этого информация может быть получена как в самой проверяемой  организации, так и из других источников.

В качестве аналитических доказательств  могут использоваться расчеты относительных  показателей деятельности проверяемой  организации и их сравнение с  установленными стандартами или  отраслевыми нормативами. Например, это могут быть расчеты показателя продуктивности деятельности проверяемой  организации - соотношения между  достигнутыми ею результатами (объемом  произведенной продукции или  оказанных услуг) и затраченными ресурсами (материальными, финансовыми, трудовыми).

Аналитические доказательства могут  быть получены на основе выявления  и анализа тех или иных тенденций  или проблем в деятельности проверяемой  организации. Например, таких как  высокая текучесть кадров, большое  количество претензий и жалоб  на проверяемую организацию со стороны  потребителей ее продукции или услуг  и т.п.

Процесс сбора информации и фактических  данных для получения доказательств включает следующие этапы:

1) инспекторы собирают информацию  в соответствии с программой  проведения аудита, проверяют ее  полноту, приемлемость и достоверность;

2) анализируют собранные фактические  данные и определяют, являются  ли они достаточными для того, чтобы оценить работу объекта  аудита на основе используемых  критериев;

3) если этой информации недостаточно, собираются дополнительные данные.

Источниками информации для получения  доказательств являются:

• законодательство и нормативные  правовые акты, регулирующие деятельность проверяемой организации;

• плановые данные по утвержденному  бюджету на очередной финансовый год, по которым можно получить финансовую и иную информацию о деятельности проверяемой организации;

• документы на бумажных носителях  или в электронном виде, касающиеся различных сторон деятельности проверяемой  организации, таких как планирование, организацию внутреннего контроля, проведения коллегий и совещаний, рассмотрения жалоб и разрешения споров, результатов  аудиторских проверок и других;

• внутренняя отчетность и аналитические  обзоры проверяемой организации, в  которых обобщается информация для  руководства или предлагаются меры по устранению недостатков в работе. Проверяющие должны найти и провести анализ таких отчетов и обзоров, используя для этого, в частности, интервью с сотрудниками проверяемой  организации и материалы протоколов коллегий и совещаний руководства;

• базы данных проверяемой организации, в которых накапливается соответствующая  информация, касающаяся ее деятельности. Полученная на их основе информация может  быть важным источником аудиторского доказательства, особенно при количественной оценке показателей ее деятельности;

• внешние источники информации, к которым относятся крупные  специализированные библиотеки, содержащие литературу по вопросам сферы деятельности проверяемой организации;

• результаты предыдущих проверок, проводимых Контрольно-счетной палатой.

Очевидно, что использовать одновременно все перечисленные источники  информации и фактических данных для получения доказательств  и изучить все соответствующие  документы практически невозможно, поскольку это потребует значительно  больших затрат времени, чем обычно имеет на сбор информации группа проверяющих. Поэтому при решении вопросов об источниках собираемой информации и объеме изучения документов, члены  группы проверяющих должны руководствоваться  своими профессиональными соображениями, используя те или иные методы их выборки с учетом целей аудита и критериев оценки эффективности.

В процессе сбора фактических данных проверяющие должны учитывать, что  не всякая информация может быть использована в качестве доказательства.