Методы внутреннего аудита управленческой отчетности

 

 

 

 

1.2 Управленческая отчетность на предприятиях

 

Управленческая отчетность - это один из важнейших источников получения информации о результатах деятельности предприятия, на основе совокупности финансовых, сбытовых, маркетинговых, производственных и прочих показателей.14

Такая информация в первую очередь должна быть интересна и активно использоваться руководителями, учредителями и собственниками бизнеса

Управленческая отчетность необходима для анализа всей деятельности предприятия. А это в свою очередь помогает вовремя выявить причины возможных отклонений от параметров, которые заданы стратегией, а также показать резервы (финансовые, материальные, трудовые, информационные и пр.), которые до этого времени не использовались предприятием.

Так как управленческая отчетность – это совокупность различных показателей, которые рассчитываются на разных уровнях поступления информации в организацию, то можно говорить о том, что отчеты составляются практически всеми сотрудниками организации.

Для того чтобы эффективно управлять бизнесом, компанией и т.п., необходимо получать качественную управленческую отчетность с реальными данными в реальном времени.

Так, Гусева выделены определенные причины, которые служат препятствием для получения качественной управленческой отчетности.

1) Большинство руководителей самостоятельно определяют, какую информацию они хотят получать от сотрудников. Также требуют предоставлять необходимую для них информацию в установленной форме, которую самостоятельно разработали, полагаясь на собственный опыт и навыки.

Как правило, данная информация основывается на прямых финансовых показателях деятельности, а именно:

- продажа товаров/услуг,

- прибыль,

- рентабельность,

- оборот по организации,

- суммы дебиторской и кредиторской задолженностей,

- складские запасы,

- суммы закупок и т.п.15

Но по большей части эти показатели отображают факт и содержат мало информации для того, чтобы предпринять корректирующие меры и внести изменения, которые необходимы для выполнения поставленных задач.

2) Несистематические отчеты, которые подаются сотрудником руководителю по его требованию, в большинстве случаев напоминают «рассказы на вольную тему», причем, тему и направление выбирает сам сотрудник. В связи с этим, проверить достоверность, актуальность, объективность, полноту информации, указанной в отчетах не предоставляется возможным.

3) В целях усиления дисциплины, желания контролировать и получать всю информацию к руководителю стекается вся зафиксированная входящая информация в виде отчетов сотрудников. Результатом такого тотального контроля является «перегруз» руководителя большим количеством разнообразной по видам и уровню информацией, которая нуждается в дальнейшей либо систематизации, либо детализации.16

4) Руководители, собственники, предприниматели, которые считают, что в управленческой отчетности нет смысла и необходимости, когда в компании работает 2-3 человека  - заблуждаются. Если целью компании является получение прибыли на протяжении длительного периода, а не сиюминутная выгода от одной сделки, то руководителю такой компании необходимо развивать бизнес, предупреждать наступление негативных ситуаций. А это возможно, если есть инструмент (управленческая отчетность17), позволяющий понимать всю картину.

Все вышеперечисленные причины, по мнению Гусевой Е.Э., связаны между собой и устранение одного из них не приведет к существенному улучшению ситуации.18

С целью устранения препятствий в получении качественной управленческой отчетности Гусева Е.Э. предлагает всем руководителям предприятий комплексное решение проблемы.

Во-первых, определить стратегию компании и ее стратегические цели.

Процесс выбора стратегии включает такие основные моменты, как уяснение текущей стратегии; проведение анализа портфеля продукции; выбор стратегии фирмы и оценку выбранной стратегии.

Во-вторых, разработать систему ключевых показателей эффективности, которые отличаются от традиционных систем отчетности тем, что включает небольшое число показателей, что позволяет охватить деятельность предприятия буквально одним взглядом, в то время как традиционные отчеты требуют длительного анализа. Она также дает руководителю гарантию того, что проблема будет выявлена прежде, чем разовьется в катастрофу.

В-третьих, оптимизировать организационную структуру, для того чтобы каждый сотрудник четко знал свои обязанности, уровень ответственности и какое место он занимает в компании.

В-четвертых, автоматизировать бизнес-процессы.

Для того, чтобы бизнес был понятен и прозрачен, он должен быть автоматизирован. Должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам.

На практике, решение вышеописанных задач в относительно небольших организациях не требует существенных затрат времени и средств. Но результат проявляется практически сразу - и на качестве работы и на показателях результативности компании.19

Каждое предприятие составляет внутреннюю отчетность согласно своим требованиям и запросам, поскольку регламентированной типовой формы для внутренней отчетности не существует.

Кроме того, формирование структуры и состава внутренней отчетности, по мнению Еремеевой О.Н., на каждом отдельно взятом предприятии зависит от его размеров,  корпоративной культуры, методов управления, программного обеспечения, подготовленности персонала, системы учета информации и др.20

Не смотря на отсутствие типовых форм и регламентаций составления внутренней отчетности, существуют определенные принципы, которые должны соблюдаться при составлении внутренней отчетности (рис. 4).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4 Принципы построения внутренней отчетности

 

Для управляющих имеет значение не только содержание информации, но и способы ее доставки.

 

Внутренняя отчетность - это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего данные управленческого учета являются непригодными для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанной наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета.21 Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Требования, предъявляемые к внутренней отчетности:

- целесообразность, т. е. информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

- объективность и точность - внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений;

- оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора; оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;

- краткость - в отчетности не/должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

- сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

- адресность - внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

эффективность - издержки на составление внутренней отчетности должны быть составлены с выгодами от полученной управленческой информации.22

Также следует учесть тот  факт, что функциональное наполнение и роль системы внутренней отчетности должны охватывать многие аспекты системы управления всего предприятия (рис. 5), обеспечивая тем самым полноту информации.23

Рис. 5 Сферы управленческой отчетности организации

 

Управленческая отчетность основывается на данных оперативного учета, который предназначен для текущего контроля и управления внутри предприятия.

Кроме того, управленческая отчетность может содержать сведения, касающиеся основных показателей за короткие промежутки времени: день, неделю, месяц и т. д. Такая отчетность содержит сведения о выполненных запланированных поставках материалов, о производстве отдельных видов продукции, соблюдении сроков поставок и т.д.

Выделяется несколько видов внутренней отчетности, системообразующим элементом которой служит периодичность составления (рис. 6).

 

Рис. 6 Внутренняя отчетность предприятия

 

Так, промежуточная  отчетность более краткая, содержит ограниченное количество форм и показателей, а сроки ее представления более сжатые. Анализ промежуточной отчетности позволяет определить и быстро исправить недостатки в работе, а также предотвратить их появление в дальнейшем.24

Годовая управленческая отчетность обычно характеризует хозяйственную и финансовую деятельность предприятия за год.

По форме управленческая отчетность может быть представлена в виде таблиц (наиболее приемлемая форма, когда предоставляется цифровой материал), графиков (представляются для большей наглядности), диаграмм.25

Лысенко Д. акцентирует свое снимание на соблюдении сроков предоставления внутренней отчетности, которая служит основным источником для принятия управленческих решений на промежуточных этапах управления организацией.26

Сданный вовремя отчет является основанием для составления более укрупненного отчета и оценки деятельности данного подразделения или отдела, а также для выявления несоответствий плановых и фактических показателей деятельности организации.

Так, соблюдение сроков предоставления отчетности может быть проверено путем сопоставления даты фактического поступления отчета с графиком документооборота.

Таким образом, управленческая отчетность является показателем работы каждого отдельно взятого структурного элемента предприятия, который позволяет объективно оценить качество работы такого элемента и проконтролировать его деятельность.

 

 

 

1.3 Система информационного обеспечения внутреннего аудита

 

Количество информации, которая необходима для проведения аудиторской оценки правдивости внутренней отчетности, может определяться самим аудитором, основываясь на его профессиональном суждении. При этом происходит сопоставление информации из управленческих отчетов с общими целями и задачами управления предприятия, устанавливается их связь с принципами управления (рис. 7).

 

Рис. 7 Принципы управления

 

Рассматривая внутреннюю отчетность как одну из главных составляющих информационно-аналитического обеспечения внутреннего аудита, можно отметить ее способность активизации процессов контроля и ускорения их путем выборки аудитором показателей, систематизированных согласно направлениям внутреннего аудита (табл. 4):

- функционального;

- организационного;

- специального.27

Таблица 4

Направления внутреннего аудита

 

 

Так, своевременность предоставления информации определяется путем сопоставления числа показателей, переданных с опозданием (Вп) со всем их количеством (Ву), поступающим субъекту контроля в установленные сроки.

Коэффициент соблюдения сроков поступления информации (Кс) определяется по формуле:

Кс = Вп/Ву (1)

 

Оценка степени различия информации во временном промежутке проводится согласно результатам расчетов индекса соответствия фактическому перечню формируемых показателей, который в наибольшей степени может удовлетворить контролирующие субъекты в вопросах периодичности их формирования.28

Такой показатель может определяться как процентное отношение количественных показателей, которые соответствуют по периодичности формирования всем запросам контролируемого субъекта, к количеству показателей, которые входят в их оптимальный по периодичности формирования перечень.

Потребность руководства организации в получении всех сведений о хозяйственной деятельности подразделений составляют полноту информационной обеспеченности. Критерием оценки полноты такой информации выступает выражение всех данных в отчетности о проведении хозяйственных операций, а также наличие разносторонней их информационной характеристики.