Облік адміністративних витрат підприємства

Витрати відображають в  бухгалтерському обліку і включаються  до складу Звіту про фінансові  результати згідно з принципом нарахування  і відповідності доходів і  витрат. Принцип відповідності забезпечує визначення фінансового результату звітного періоду зіставленням доходів звітного періоду з витратами, здійсненими для одержання цих доходів. Наприклад, у момент реалізації водночас відображається виручка від реалізації продукції (дохід) і списується собівартість такої продукції (витрати).

Однак не всі витрати  можна безпосередньо зв'язані  з певним доходом. У зв'язку з цим  витрати не мають безпосереднього  зв'язку з певними доходами, необхідно  відображати в тому звітному періоді, коли вони виникли. Наприклад, нестачі  та витрати від псування цінностей слід списати в тому звітному періоді, в якому вони були виявлені, оскільки такі витрати не мають прямого зв'язку з доходом.

«Незважаючи на те, що адміністративні  витрати не включаються до виробничої собівартості продукції, методика організації їх обліку аналогічна методиці обліку загальновиробничих витрат.» [6,362]

У бухгалтерському обліку і фінансовій звітності витрати  відображаються в момент виникнення незалежно від дати надходження  або сплати грошових коштів. Отже, як і до набуття чинності Законом про бухоблік, бухгалтерський облік ведеться, а звітність складається на підставі облікового принципу нарахування. Як і раніше, передоплати (аванси) отримані не визнаються доходами, а видані — витратами, оскільки не спричинюють зміни власного капіталу підприємства.

Таким чином, складена згідно з принципом нарахування фінансова  звітність інформує користувачів не лише про проведені операції, які  супроводжувались виплатою або одержанням грошових коштів, але і про зобов'язання сплатити грошові кошти в майбутньому та про ресурси, наведені у грошовому вираженні, які будуть отримані в майбутньому.

Для відображення в обліку доходів і витрат новим Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських  операцій підприємств і організацій, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291 (далі - План рахунків), передбачено різні класи рахунків. Так, для узагальнення інформації про доходи підприємства передбачено клас 7 «Доходи і результати діяльності», про витрати — клас 8 «Витрати за елементами» і клас 9 «Витрати діяльності». На рахунках класу 9 обліковуються витрати, які зменшують доходи звітного періоду, а рахунки класу 8 призначені для відображення операційних витрат підприємства за економічними елементами.

При цьому рахунки  класу 9 «Витрати діяльності» ведуться всіма підприємствами, крім малих, з  відкриттям за власним рішенням рахунків класу 8 «Витрати за елементами». Малі підприємства можуть вести бухгалтерський облік витрат з використанням  тільки рахунків класу 8 або рахунків класу 9 з відкриттям за власним рішенням рахунків класу 8, тобто в порядку, передбаченому для всіх інших підприємств. Витрати визнаються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності при виконанні таких умов: 
- коли має місце зменшення майбутніх економічних вигод, пов'язаних з вибуттям активів або збільшенням зобов'язань, то призводить до зменшення власного капіталу підприємства (крім зменшення капіталу за рахунок його вилучення або розподілу власниками). Це означає, що витрати визнаються одночасно з визнанням збільшення зобов'язань (наприклад, нарахування заробітної плати працівникам) або із зменшенням активів (реалізація товарів); 
- оцінку витрат може бути достовірно визначено.

Інколи прямий зв'язок між витратами і доходами встановити неможливо.

Такі витрати відображають в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності в тому звітному періоді, коли вони мали місце. Перелік таких  витрат установлено відповідними П(С)БО.

Витрати від звичайної  діяльності класифікуються в бухгалтерському обліку за такими групами: 
а) собівартість реалізованої продукції (товарів, робіт, послуг); 
б) адміністративні витрати; 
в) виграти на збут; 
г) інші операційні витрати: 
д) фінансові витрати; 
е) інші витрати від інвестиційної діяльності.

В.П. Ярмоленко зазначає, що загальногосподарські витрати як і загальновиробничі мають відношення до процесу основного виробництва, заради якого створюється підприємство. Покриття адміністративних витрат «валовим» прибутком перекручує їх економічну суть. Про необхідність розподілу адміністративних витрат для управлінських цілей вказує П.Л. Сук та ряд інших вітчизняних та зарубіжних науковців.

П.В. Іванюта підкреслює, що при формуванні повної собівартості необхідною умовою є розподіл адміністративних витрат, які він пропонує розподіляти між підрозділами пропорційно виробничим витратам [8, 262].

Г.О. Партин пропонує витрати  на управління розподіляти пропорційно  кількості працівників, заробітній платі, годинам праці, витрати на оренду, страхування, опалення і освітлення –пропорційно площі будівлі [3, 118].

Оформимо огляд джерел з приводу питання адміністративних витрат у вигляді табл. 2.1.

Таблиця 2.1

Розкриття терміна «адміністративні витрати» в літературних джерелах 

До адміністративних витрат належать загальногосподарські витрати, пов'язані з управлінням  і обслуговуванням підприємства.

Витрати, пов'язані з організацією управління і обслуговування підприємства (загальногосподарські витрати), відносяться до витрат звітного періоду повністю шляхом включення до статті «адміністративні витрати» Звіту про фінансові результати. За новим планом рахунків така інформація відображається на рахунку 92 «Адміністративні витрати» .

• Адміністративними є витрати, пов'язані із обслуговуванням виробництва і управлінням ним в масштабі всього підприємства.

«На рахунку 92 „Адміністративні витрати" також відображають витрати на отримання різних дозволів на проведення робіт від санепідемстанції, органів пожежної безпеки, органів охорони праці тощо. Ці дозволи мають разовий характер. свідчать про відповідність умов виробництва і праці встановленим нормам і не утримуються підприємством з метою використання в майбутньому для виробництва, торгівлі, адміністративних цілей або надання в оренду іншим особам. Дані витрати на отримання вказаних дозволів не можна відносити до нематеріальних активів»[17,422]

«На рахунку 92 "Адміністративні витрати" відображають і накопичують протягом року витрати, пов'язані з управлінням та обслуговуванням підприємства. Витрати на управління та обслуговування підприємства (загальногосподарські витрати), на відміну від попереднього порядку, не розподіляються між реалізованою та нереалізованою продукцією, а списуються щомісяця або наприкінці року на фінансові результати основної діяльності в загальній сумі наростаючим підсумком з початку року з кредиту рахунка 92 на дебет субрахунку 791 "Результати основної діяльності".»[10,593]

Рахунок 92 є активним, витратним, призначений для обліку господарських процесів.

За дебетом рахунку 92 "Адміністративні витрати" відображається сума визнаних адміністративних витрат, за кредитом - списання на рахунок 79 "Фінансові результати".» [2,6]

«Порядок розподілу адміністративних витрат на окремі види основної діяльності підприємства з метою визначення в управлінському обліку їх рентабельності та ефективності Інструкцією не встановлений. Тому підприємство при веденні управлінського обліку повинно вирішувати це питання самостійно з врахуванням специфіки діяльності за аналогією з розподілом загальновиробничих витрат.» [5,613] 
Аналітичний облік ведеться за статтям витрат, або в розрізі елементів витрат.

«Організація і порядок ведення аналітичного обліку витрат підприємства розглядаються на прикладі аналітичного обліку до рахунка 92 "Адміністративні витрати". Аналітичний облік до синтетичних рахунків 23, 91, 93, 94 та інших рахунків витрат доцільно вести аналогічно рахунку 92 "Адміністративні витрати", пам'ятаючи, що витрати на виробництво продукції (робіт, послуг) та загальновиробничі витрати списуються на виробничу собівартість продукції (робіт, послуг) щомісяця.»[12,582]

«Раціональна організація аналітичного обліку витрат загалом та аналітичний облік адміністративних витрат зокрема мають важливе значення для визначення їх рівня, контролю й аналізу, а також об'єктивного відображення фінансових результатів діяльності підприємства.» [18,423]

Витрати відображають в  бухгалтерському обліку і включаються до складу Звіту про фінансові результати згідно з принципом нарахування і відповідності доходів і витрат. Принцип відповідності забезпечує визначення фінансового результату звітного періоду зіставленням доходів звітного періоду з витратами, здійсненими для одержання цих доходів. Наприклад, у момент реалізації водночас відображається виручка від реалізації продукції (дохід) і списується собівартість такої продукції (витрати).

«Адміністративні витрати відображаються окремою статтею у фінансовій звітності в рядку 070 Звіту про фінансові результати.» [19,422]

3. Облік адміністративних  витрат підприємства

3.1 Номенклатура  витрат на управління і обслуговування  виробництва, їх розподіл та  списання

Економічні перетворення, які нині відбуваються в аграрному секторі економіки України, докорінно змінюють характер і принципи управління підприємствами та організаціями.

Серед найважливіших  елементів на які може самостійно впливати саме підприємство, слід відокремити  організацію управління. Від того, наскільки раціонально вона буде побудована, з урахуванням усіх факторів, які впливають на функціонування підприємства, залежить ефективність процесу управління виробничою діяльністю. Організаційна структура у правління має відповідати раціональним принципам побудови, своєчасно адаптуватися до нових умов, враховувати особливості діяльності конкретного підприємства.

Згідно П(С)БО 3 „Звіт  про фінансові результати" діяльність підприємства поділяється на звичайну і надзвичайну. В свою чергу звичайна діяльність включає в себе операційну, фінансову, інвестиційну. Операційна діяльність є основною. Тобто такою, яка пов'язана з виробництвом або реалізацією продукції, вона є головною метою створення підприємства і забезпечує основну частку його доходу. Операційна (основна) діяльність підприємства тісно пов'язана з виникненням витрат. Адміністративні витрати є складовою частиною операційних витрат, які не включаються у виробничу собівартість продукції.

Витрати пов'язані з  організацією, с оперативною діяльністю та управлінням поділяються на:

а) загальновиробничі;

б) адміністративні.

Витрати по організації  і управлінню виробництвом - це витрати  виробничої стадії кругообігу. Їх слід відрізняти від витрат в сфері управління підприємством, які як уже зазначалося, стосуються також обслуговування всіх інших стадій кругообігу. Ці витрати пов'язані з виконанням функції управління виробництвом, контролю і організації виробничих процесів. Без таких витрат не може здійснюватися процес виробництва, тому що з цієї точки зору вони є продуктивними витратами.

Адміністративні витрати - це витрати в сфері управління, які включають трудові та грошово - матеріальні витрати, пов'язані  із здійсненням загального управління господарської діяльності підприємства загалом.

«До адміністративних витрат відносять витрати на управління підприємством:

• загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тошо);
• витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого адміністративного персоналу;
• витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів адміністративного призначення (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання. водовідведення. охорона);
• винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо);
• витрати на зв’язок (поштові, телеграфні, телефонні, телекс, факс тошо);
• амортизація нематеріальних активів адміністративного використання;
• витрати на врегулювання спорів у судових органах;
• податки, збори та інші передбачені законодавством обов'язкові платежі (крім податків, зборів та обов'язкових платежів, шо включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг);
• плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків;
• інші витрати адміністративного призначення.»  [7,263]

Облік адміністративних витрат у сучасних умовах вимагає  нових підходів до вибору ознак їх класифікації, які дозволяють організувати систему управління витратами. Основними  факторами, які визначають класифікаційні ознаки адміністративних витрат підприємства, систему їх обліку та калькулювання собівартості продукції, є: вид господарської діяльності підприємства; організаційна побудова господарської діяльності; галузь та підгалузь виду діяльності; вид продукції, що виробляється на підприємстві; методи оцінки об’єктів обліку; система організації внутрішньогосподарських відносин; методи формування собівартості продукції.