Облік адміністративних витрат підприємства

5. Витрати на матеріально-технічне забезпечення апарату управління проектної організації та інші загальногосподарські витрати, а саме:

• витрати на придбання канцелярських товарів і приладів, бланків обліку, звітності;
• витрати на утримання, експлуатацію та поточний ремонт будинків, споруд, приміщень, що використовуються для апарату управління;
• витрати на утримання основних засобів, інших нематеріальних необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона);
• амортизаційні відрахування від первісної або справедливої вартості основних фондів, призначених для обслуговування апарату управління (крім легкових автомобілів) проектної організації, обчислені за їх первісною вартістю відповідно до встановлених норм;
• знос і ремонт швидкозношуваного інвентаря та малоцінних предметів загальногосподарського використання;
• витрати на утримання і експлуатацію всіх видів зв'язку та радіо, що використовуються для здійснення управління проектною організацією і перебувають на її балансі, оплата послуг зв'язку (поштові, телеграфні, телефонні, телекс, факс тощо), обчислювальних центрів, засобів сигналізації та інших технічних засобів управління;
• витрати на утримання, ремонт та експлуатацію лічильно-обчислювальної, машинописної, розмножувальної та іншої оргтехніки, якою користується апарат управління;
• оплата послуг, що надаються сторонніми організаціями апарату управління, якщо у штатному розкладі не передбачено відповідних функціональних служб, включаючи витрати на обчислювальні, друкарські, розмножувальні та інші роботи;
• оплата послуг консультаційного та інформаційного характеру (у тому числі витрати на придбання літератури, і передплату спеціалізованих періодичних видань), пов'язаних із забезпеченням поточної господарської діяльності, виготовленням та зберіганням продукції допоміжних служб організації, додержанням законодавства.

6. Винагороди за професійні послуги (юридичні, з оцінки майна, аудиторські - оплата за проведення обов'язкових аудиторських перевірок, передбачених законодавством).

7. Витрати на урегулювання спорів у судових органах.

8. Загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, на оприлюднення річного звіту, представницькі витрати тощо).

9. Оплата передбаченого законодавством збору за реєстрацію проектної організації або її філій в органах державної виконавчої влади.

10. Витрати, пов'язані з оплатою послуг комерційних банків або інших кредитно-фінансових установ за розрахунково-касове обслуговування.

11. Одноразова допомога, що виплачується працівникам згідно з чинним законодавством під час переведення, прийому і направлення на роботу в іншу місцевість.

12. Відрахування філій (відособлених структурних підрозділів) на утримання апарату управління проектної організації, а також витрати безпосередньо проектної організації на утримання корпорації, асоціації тощо.

13. Податки, збори та інші обов'язкові платежі (крім податків, зборів та обов'язкових платежів, що включаються до собівартості проектних робіт), передбачені законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України та декретами Кабінету Міністрів України, - в частині, що відноситься до адміністративно-управлінського персоналу: плата за землю; податок з власників транспортних засобів та інших самохідних машин і механізмів; плата за забруднення навколишнього природного середовища; державне мито; комунальний податок тощо.

14. Витрати на сплату відсотків за фінансові кредити, одержані для поповнення власних обігових коштів, а також для придбання основних фондів і нематеріальних активів для поточної діяльності, незалежно від терміну кредитування.

15. Витрати на сплату відсотків (винагороди) за користування матеріальними цінностями, взятими в оренду (лізинг) для загальногосподарського користування.

Адміністративні витрати  до собівартості продукції не включаються  і відносься на результати діяльності підприємства. Ці витрати без розподілу списують на рахунок 79 „Фінансові результати" в тому звітному періоді, в якому вони були визнані, а визнаються вони тоді, коли були понесені. Це в свою чергу означає, що на кінець звітного періоду рахунок 92 „Адміністративні витрати" залишку не матиме.

Розділ 4. Систематизація обліку витрат

Первинний облік  адміністративних витрат

До загальногосподарських витрат, зокрема, належать представницькі витрати на утримання адміністративно-управлінського персоналу, витрати на утримання основних засобів та необоротних активів загальногосподарського призначення, охорона, юридичні, аудиторські, транспортні послуги, поштово-телеграфні, канцелярські витрати, сума податків, зборів.

В ТОВ «Іскра-Юг» до складу адміністративних витрат відносять витрати на оплату праці керівника, головних спеціалістів та іншого загальногосподарського персоналу (керівник, працівники бухгалтерії, головний економіст, інженер, прибиральники, сторожі). Основним І документом по обліку виходу на роботу і відпрацьованого часу названих працівників є Табель обліку робочого часу ф.№64. Він складається в одному примірнику протягом місяця. Для кожного працівника в табелі відводять окремий рядок, в якому записують кількість відпрацьованих годин, умовними літерами зазначають причини невиходу на роботу. У табелі також зазначають посаду працівника, його оклад, вид оплати, суму заробітної плати, табельний номер, код синтетичного і аналітичного обліку. В кінці місяця табель передають у бухгалтерію для нарахування оплати праці.

Керівник господарства, рідше його заступник, та головний бухгалтері здійснюють службові відрядження в  межах області, яке пов'язані з заключенням договорів, підвищенням кваліфікації, обміном досвіду та іншими потребами. Витрати, що стосуються службових відряджень відшкодовуються працівникам згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.99р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном" та "Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордоном" що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98р. № 59. Направлення працівника підприємства у відрядження оформляється наказом. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Протягом 3 робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

Котельня, контора, гараж  для легкового автомобіля, сторожка - все це приміщення загальногосподарського призначення. Витрати на їх утримання  включаються до складу адміністративних витрат. Амортизація цих приміщень розраховується в Книзі нарахування амортизації. На поточний ремонт будівель будівельні матеріали списуються на підставі Дефектної відомості. В цьому документі знаходять відображення такі реквізити: назва та призначення матеріалу, кількість та вартість матеріалів. Обов'язковими! реквізитами є підпис представників, що здійснили відпуск та приймання матеріальних цінностей. Для нарахування оплати праці працівникам, що здійснили поточний ремонт будівель в господарстві використовується "Наряд на відрядну роботу" (бригадний, індивідуальний). На першій сторінці наряду вказують завдання, розряд роботи, норму часу і розцінку за одиницю роботи. У ф.70а після виконання робіт записують кількість виготовлених виробів або обсяг виконаних робіт, відпрацьований час та суму нарахованої заробітної плати. На зворотному боці ф. 70 заповнюють табель, в якому підраховується час, відпрацьований кожним працівником. Заробіток кожного члена бригади визначається в табелі пропорційно до виконаних робіт, відпрацьованого часу, розряду робіт і встановлених розцінок.

В ТОВ «Іскра-Юг» щомісяця до складу адміністративних витрат включають поштові та телеграфні витрати. Доцільно зауважити, що до загальногосподарських витрат віднесено витрати на утримання телефонів, що обслуговують керівника, бухгалтерію, економічний відділ, зв'язку первинними документами на основі яких здійснюються дані розрахунки є рахунки на сплату міжміських телефонних переговорів. Для ведення ділового листування господарство повинно мати конверти і поштові марки. Згідно Інструкції про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку, активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та організацій можна зазначити, що для цілей бухгалтера марки та марковані конверти є грошовими документами. Придбаються вони в ТОВ «Іскра-Юг», як правило, через підзвітних осіб і оприбутковуються на основі авансових звітів та доданих до них квитанцій і чеків. Складовою частиною адміністративних витрат є сплата податків, зборів та інших передбачених законодавством обов'язкових платежів, що не включаються до виробничої собівартості.

Крім того до складу загальногосподарських  витрат включаються використані  працівниками бухгалтерії бланки, олівці, скріпки та інші канцтовари. Згідно затвердженого порядку частина канцтоварів повинна 5 обліковуватись в складі малоцінних та швидкозношуваних предметів (канцелярські набори, органайзери), частина в складі запасів (скріпки, олівці, папір, ручки, бланки), та необоротних активів (калькулятори, настільні лампи). Звідси, первинні документи про списання канцтоварів на витрати діяльності будуть різними, а саме: накладна на відпуск матеріалів, акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів, акт списання основних засобів. В ТОВ «Іскра-Юг» на даній ділянці обліку спостерігаються суттєві недоліки оскільки придбані канцтовари відразу списуються на

витрати діяльності. Це порушення  послаблює контрольну функцію бухгалтерського  обліку.

При списанні зі складу різних малоцінних та швидкозношуваних предметів  в центральну контору заповнюється накладна (внутрігосподарського призначення), в якій зазначається назва підприємства, назва, сорт, розмір, одиниця виміру, ціна описуваних предметів, а також матеріально - відповідальна особа безпосередньо із якої списуються ці предмети.

При отриманні певних послуг від інших сторонніх організацій  складаються рахунок-фактура та податкова накладна.

В рахунку "фактурі  обов'язково зазначаються назва підприємства платника та постачальника, їх адреси, а також адреси банків, що їх обслуговують і безпосередньо вказується за що сплачена певна сума коштів, одиниця виміру, ціна і розмір податку на додану вартість.

В податковій накладній  також вказується назва покупця  та продавця їх адреси та їх індивідуальні  податкові номери і номери свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, а також номенклатура поставки товарів (робіт, послуг) продавця одиниця виміру, кількість, ціна продажу одиниці продукції без урахування ПДВ, розмір ПДВ, загальна сума коштів, що підлягає сплаті з ПДВ.

До складу адміністративних витрат відносять вартість послуг банку, що буде виконувати розрахункове касове обслуговування та надавати інші послуги. Перелік послуг і їх вартість обумовлюється Договором на розрахунково-касове обслуговування. При підписанні договору особливу увагу необхідно звертати на право банку щодо рахунку підприємства. Деякі банки передбачають можливість закриття рахунку, якщо операцій за ним немає протягом визначеного часу.

Плату за свої послуги  банки часто справляють самостійно, тобто списують суму, зафіксовану в договорі, з рахунка без втручання підприємства-власника рахунка.

Крім вже зазначених недоліків ведення первинного обліку в ТОВ «Іскра-Юг» можна визначити такі: в господарстві не вистачає бланків первинних документів, зокрема відсутній бланк індивідуального наряду на відрядну роботу. В первинних документах зустрічаються помилки, найчастіше такі:

відсутність назви підприємства, прізвищ відповідальних осіб та їх підписів;

кореспонденція рахунків в первинних документах проставляється не у відведених для цього графах, а зверху;

інколи не відображається ціна та сума по господарській операції.

Синтетичний і  аналітичний облік адміністративних витрат

Після розгляду первинних  документів по обліку адміністративних витрат доцільно звернути увагу на організацію аналітичного і синтетичного обліку.

Для обліку адміністративних витрат в ТОВ "Іскра-Юг" використовується рахунок 92 "Адміністративні витрати". Цей рахунок активний, за дебетом відображається сума визнаних адміністративних витрат, за кредитом - їх списання. В господарстві списання адміністративних витрат здійснюється один раз - в кінці звітного року.

Аналітичний облік адміністративних витрат ведеться за статтями витрат або  в розрізі елементів витрат.

Аналітичний облік витрат до рахунка 92 "Адміністративні витрати" рекомендується вести в звітові, як показано в додатку Е.

В аналітичному обліку до рахунка 92 "Адміністративні витрати" протягом звітного року накопичуються витрати підприємства на управління для заповнення відповідної статті звіту за кожний квартал і за звітний рік. Дані аналітичного обліку адміністративних витрат необхідні також для контролю та аналізу, передусім для порівняння сум фактичних витрат із сумами адміністративних витрат за кошторисом.

На статті «Витрати на оплату праці апарату управління» обліковують, відповідно до номенклатури посад нараховану оплату керівника підприємства, його заступників, головного інженера, працівників економічної і бухгалтерської служб, секретарям-друкаркам та їн., при цьому дебетують рахунок 92, кредитують рахунок 66.

На статті "Відрахування на соціальні заходи" обліковують  внески на соціальні заходи від нарахованої  оплати праці працівників апарату  управління, при цьому дебетують  рахунок 92, кредитують рахунок 65.

На статті "Відрядження  і переміщення" враховують витрати на відрядження працівників апарату управління, суми підйомних при переміщенні цих працівників і членів їх сімей. Дебетують рахунок 92, кредитують рахунки ЗО, 37.