Облік адміністративних витрат підприємства

Узагальнення спеціальної  літератури і господарської практики дозволило виділити найважливіші ознаки та визначити раціональну класифікацію адміністративних витрат для підприємств за ознаками:

• комплексності витрат (за номенклатурними статтями);
• центрів відповідальності;
• відношення до обсягів виробництва;
• можливості регулювання; відношення до основних процесів діяльності

 с.-г. підприємств.

З метою формування управлінських  рішень у складі адміністративних витрат необхідно виділити змінні, постійні та змішані витрати в залежності від того, як вони реагують на зміни  рівня ділової активності підприємства або відповідають йому.

Однією з невирішених  на даний момент проблем є розподіл адміністративних витрат для потреб управлінського обліку відповідно до сучасних умов та баз розподілу.

Оптимальна база розподілу  повинна відповідати наступним критеріям:

1. Математичним, де зв’язок величини, що розподіляється, і бази розподілу повинен бути максимально тісним.
2. Економічним, які забезпечують точність калькулювання, економічну однорідність витрат, що розподіляються, і баз розподілу; визначають тісноту зв’язку витрат, що підлягають розподілу, з обсягами продукції.

Витрати в сфері управління не можна віднести до якоїсь однієї стадії кругообігу. Вони в однаковій  мірі відносяться до обслуговування всіх стадій кругообігу. Якщо витрати  на виробничій стадії безпосередньо пов'язані із створенням продукту, то адміністративні витрати пов'язані з усією господарською діяльністю підприємства. Без цих витрат не може бути забезпечено безперервність заміни форм вартості в процесі кругообігу. Всі ці витрати - це витрати за межами виробничого процесу. Вони не беруть участі у створенні продукту, але необхідні для нормального функціонування виробництвом, для забезпечення безперервності процесу кругообігу.

Для забезпечення раціонального функціонування організаційної структури управління необхідно передбачити бюджет витрат, які спрямовані на обслуговування та управління підприємством. Ці витрати пов'язані з операційною діяльністю і не включаються до виробничої собівартості.

Основною метою обліку виробництва  є своєчасне, повне, вірогідне відображення фактичного розміру і складу витрат та контроль за використанням всіх видів виробничих ресурсів, а також обсягу виробленої продукції (наданих робіт чи послуг) в натуральних та грошових вимірниках.

Адміністративні витрати - це витрати в сфері управління, які включають трудові та грошово-матеріальні витрати, пов'язані із здійсненням загального управління господарською діяльністю підприємства загалом. Витрати в сфері управління не можна віднести до якоїсь однієї стадії кругообігу. Вони в однаковій мірі відносяться до обслуговування всіх стадій кругообігу. Якщо витрати на виробничій стадії безпосередньо пов'язані із створенням продукту, то адміністративні витрати пов'язані з усією господарською діяльністю підприємства. Без цих витрат не може бути забезпечено безперервність заміни форм вартості в процесі кругообігу. Всі ці витрати - це витрати за межами виробничого процесу. Вони не беруть участі в створенні продукту, але вони необхідні для нормального функціонування виробництва, для забезпечення безперервності процесу кругообігу.

Основною метою обліку витрат взагалі, та адміністративних витрат зокрема, є  своєчасне, повне, вірогідне відображення фактичного розміру і складу витрат та контроль за використанням всіх ресурсів.

 

 

3.2 Організація контролю за дотриманням кошторису витрат на обслуговування виробництва та його управління

Адміністративні витрати  належать до витрат періоду і є  постійними (умовно-постійними) стосовно до обсягу продукції, що випускається, або до обсягу виконуваних робіт чи наданих послуг. Проте дана обставина аж ніяк не означає відмови від оперативного втручання у процеси їх формування та нагромадження вказаних витрат. Дані витрати, як засвідчує практичний досвід роботи сучасних підприємств і організацій, посідають досить вагому частку у загальній сукупності витрат і з цієї причини вимагають до себе належної уваги.

Переважна більшість вітчизняних  товаровиробників, на превеликий жаль, не здійснює управління адміністративними  витратами. Однією з причин цього  є те, що існуючі літературні джерела з проблем розвитку економіки, управління в умовах ринку в цілому і управління витратами зокрема, взагалі не вміщують методики такого управління. У зв'язку з цим висвітлимо своє бачення вирішення даної проблеми.

Управління адміністративними витратами передбачає, в першу чергу, розробку (складання) кошторису вказаних витрат. Найбільш зручно такий кошторис складати на квартал з помісячною розбивкою. При цьому слід враховувати кількість робочих днів у місяці з тим, щоб максимально об'єктивно підійти до процесу його формування. Грамотно складений кошторис адміністративних витрат є запорукою успішного виконання останнього.

Кошторис адміністративних витрат повинен включати всі загальногосподарські витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством чи організацією в цілому. Дані витрати необхідно згрупувати у постатейному розрізі. Кількість статей адміністративних витрат для кожною підприємства (організації) може бути індивідуальною (залежно від особливостей господарювання), проте їх орієнтовний перелік не може істотно відрізнятися від тих, що наведені у П(С)БО 16 «Витрати».

Залежно від розмірів підприємства ті чи інші статті витрат можуть бути деталізовані або, навпаки, укрупнені.

Кожній статті доцільно присвоїти шифр витрат з метою здійснення оперативного контролю за достовірністю віднесення окремих видів затрат адміністративного характеру на відповідні статті кошторису.

Одним із складників системи  управління адміністративними витратами  є чітка організація їх бухгалтерського управлінського обліку. Під час документального оформлення господарських операцій в момент їх здійснення по кожній з них слід проставляти попередньо присвоєні шифри витрат.

Управління адміністративними  витратами в основному зводиться  до контролю за відхиленнями від контрольних показників, якими є лімітовані (кошторисні) витрати у постатейному розрізі. Сучасні інформаційні системи дають змогу вести нагромадження витрат та оперативний контроль за їх формуванням по кожній такій статті зокрема.

Надзвичайно серйозна увага в процесі управління адміністративними витратами повинна бути зосереджена на недопущенні перевитрат та на аналізі причин, що призвели до них. Одним із можливих шляхів недопущення перевитрат по тих чи інших статтях за більш триваліші проміжки часу (квартал, півріччя, рік) може служити своєчасне коригування та внесення змін до наступних кошторисів шляхом зменшення розміру витрат (по статтях, де були плюсові відхилення) на суму допущених перевитрат.

Немаловажне значення має  стимулювання працівників апарату управління за наявну економію адміністративних витрат (у разі їх причетності до цього). Система матеріального заохочення за наслідками, як правите, квартальної діяльності може бути побудована з урахуванням розміру економи (загальної) та певного (наперед визначеного і схваленого) відсотка преміальних доплат.

3.3 Бухгалтерський облік витрат на управління й обслуговування та їх розподіл і списання

3.3.1 Адмінуправлінські витрати

В умовах ринкових відносин у нашій країні підприємство стає юридично та економічно самостійним. Ефективне управління діяльністю підприємства все більше залежить від рівня інформаційного забезпечення його окремих підрозділів і служб.

В даний час небагато українських організації мають  таким чином поставлений бухгалтерський облік, щоб інформація була придатна для оперативного управління та аналізу.

Як показує практика, підприємства, які мають складну  виробничу структуру, гостро потребують оперативної економічної та фінансової інформації, що допомагає оптимізувати витрати і фінансові результати, приймати обґрунтовані управлінські рішення.

Інформація, необхідна  для оперативного управління підприємством, міститься в системі управлінського обліку, який вважають одним з нових  і перспективних напрямків бухгалтерської практики.

В процесі господарської діяльності будь-яке підприємство постійно здійснює витрати. І значну частку витрат займають операційні витрати. До них і належать адміністративні витрати, а також витати на збут та інші операційні витрати.

Операційні витрати  відіграють дедалі важливішу роль в процесі діяльності підприємств в умовах ринкової економіки і конкуренції не тільки з вітчизняними, а й зарубіжними виробниками.

Ринок вимагає адекватного  та ефективного управління підприємством. Для досягнення успіху підприємство повинно наймати висококваліфікований управлінський персонал, збільшувати трансакційні витрати. Відповідно збільшуються адміністративні витрати підприємства, що в свою чергу, потребує посилення контролю за використанням коштів та ретельного аналізу ефективності їх використання.

Рахунок 92 „Адміністративні витрати" відображає загальногосподарські витрати, пов'язані з управлінням та обслуговуванням підприємства. Ось за якими статтями витрат ведуться ТОВ «Іскра-Юг» по адміністративним витратам:

• витрати на утримання адміністративно-управлінського персоналу;
• витрати на його службові відрядження;
• загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати тощо);
• витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського призначення (оренда, амортизація, ремонт, страхування майна, комунальні послуги: опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення);
• витрати на охорону;
• поштово-телеграфні, канцелярські витрати;
• сума податків, зборів (обов'язкових платежів), крім податків, зборів (обов'язкових платежів), котрі включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг;
• плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків.

Методика побудови обліку адміністративних витрат передбачає на першому етапі формування цих витрат - матеріальні витрати, витрати на оплату праці тощо, а на другому їх списання на фінансові результати. У внутрішньогосподарському обліку визначається можливість їх побудови за ознаками прямого або непрямого відношення до відповідного виду продукції або іншої ознаки.

З формулювання мети можна  визначити основні завдання обліку адміністративних витрат. Це:

визначення складу та розмежування виробничих витрат за їх економічним змістом, елементами, статтями обліку, суміжними періодами та іншими ознаками, передбаченими відповідними стандартами фінансового та управлінського обліку;

формування відповідної  інформації про обсяг витрат в  передбаченій системі документів, облікових  регістрів;

правильне своєчасне списання адміністративних витрат на зменшення фінансового результату від основної діяльності.

Щоб виконати ці завдання обліковим працівникам необхідно  чітко знати Положення (стандарти) бухгалтерського обліку та загальноприйняту класифікацію витрат.

Нижче наведено основні види адміністративних витрат, а саме:

1. Витрати на заробітну плату, включаючи будь-які види грошових і матеріальних доплат, відповідно до штатного розкладу та встановлених проектною організацією систем оплати праці (передбачені чинним законодавством надбавки та доплати, виплати, що мають компенсаційний характер, премії, одноразові заохочення матеріальна допомога тощо):

• адміністративно-управлінського персоналу проектної організації (керівників організацій, їх заступників, головних інженерів, працівників планового відділу, бухгалтерії, відділу кадрів, постачання тощо);
• робітників, які здійснюють загальногосподарське обслуговування проектної організації (телефоністів, телеграфістів, радіооператорів, операторів зв'язку, операторів електронно-обчислювальних машин, двірників, прибиральниць тощо);
• іншого загальногосподарського персоналу.

2. Відрахування за встановленими законодавством нормами на соціальні заходи, передбачені пунктом 4 розділу ІІI Методичних рекомендацій, від витрат на оплату праці працівників, зазначених у пунктах 1 та 4.1. цього Переліку.

3. Витрати на службові відрядження працівників апарату управління проектної організації та робітників, зайнятих господарським обслуговуванням.

4. Витрати на транспортне обслуговування працівників проектної організації, пов'язане з її управлінням (витрати на утримання та експлуатацію службових легкових автомобілів, що перебувають на балансі проектної організації (орендуються) та обслуговують працівників апарату управління), а саме:

• заробітна плата водіїв та інших робітників, що обслуговують легкові автомобілі;
• вартість паливних і мастильних та інших експлуатаційних матеріалів, знос і ремонт автомобільної гуми;
• витрати на утримання гаражів та місць стоянки легкових автомобілів (енергопостачання, водопостачання, каналізація тощо);.
• амортизаційні відрахування (орендна плата), витрати на поточний ремонт, технічний огляд, технічне обслуговування легкових автомобілів та поточний ремонт гаражів і місць стоянки автомобілів.