Организация бухгалтерского учета в государственных учреждениях

Датой представления бюджетной отчетности для одногороднего государственного учреждения считается день фактической передачи ее по принадлежности, а для иногородней - дата ее отправления, обозначенная в штемпеле почтового предприятия, но не позднее 5 дней до даты представления бюджетной отчетности.

В случае совпадения срока, установленного для представления отчетов с выходным (нерабочим) днем, отчет представляется на следующий за ним первый рабочий день.

В объем годовой, квартальной бюджетной отчетности, представляемой государственными учреждениями и администраторами бюджетных программ (приложение 1 к настоящим Правилам), включаются следующие формы:

баланс - форма № 1 со справкой о движении сумм финансирования из бюджета (приложение 3 к настоящим Правилам);

отчет об исполнении плана финансирования - форма № 2 (приложение 4 к настоящим Правилам);

отчет об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг) - форма № 4 (приложение 5 к настоящим Правилам);

отчет об исполнении планов поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг) - форма № 4-сводная (приложение 6 к настоящим Правилам);

отчет по деньгам, передаваемым государственному учреждению на условиях их возвратности - форма № 4-д (приложение 7 к настоящим Правилам);

отчет о поступлении и расходовании денег от спонсорской и благотворительной помощи - форма № 4-сп (приложение 8 к настоящим Правилам);

отчет о движении средств в иностранной валюте - форма № 4-в (приложение 9 к настоящим Правилам);

отчет о движении активов - форма № 5 (приложение 10 к настоящим Правилам);

отчет о движении материальных запасов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов - форма № 6 (приложение 11 к настоящим Правилам);

отчет об использовании средств, выделенных на представительские затраты - форма № 7 (приложение 12 к настоящим Правилам);

отчет об использовании средств, выделенных Министерству иностранных дел Республики Казахстан на представительские затраты - форма № 7-сводная (приложение 13 к настоящим Правилам);

отчет о выплате пенсии, государственных социальных пособий, специальных государственных пособий, пособий на погребение и других социальных выплат - форма № 8 -вп (приложение 14 к настоящим Правилам);

отчет об использовании средств, выделенных из резерва Правительства Республики Казахстан и местных исполнительных органов - форма № 9 (приложение 15 к настоящим Правилам);

отчет о недостачах и хищениях активов, материальных ценностей и денежных средств в государственных учреждениях - форма № 10 (приложение 16 к настоящим Правилам);

отчет по внешним займам - форма № 11 (приложение 17 к настоящим Правилам);

отчет по грантам - форма № 12 (приложение 18 к настоящим Правилам);

аналитические данные о состоянии дебиторской задолженности по расчетным статьям баланса государственных учреждений, содержащихся за счет республиканского бюджета - форма № 15 (приложение 19 к настоящим Правилам);

аналитические данные о состоянии дебиторской задолженности по расчетным статьям баланса государственных учреждений, содержащихся за счет местных бюджетов - форма № 16 (приложение 20 к настоящим Правилам);

аналитические данные о состоянии кредиторской задолженности по расчетным статьям баланса государственных учреждений, содержащихся за счет республиканского бюджета - форма № 17 (приложение 21 к настоящим Правилам);

аналитические данные о состоянии кредиторской задолженности по расчетным статьям баланса государственных учреждений, содержащихся за счет местных бюджетов - форма № 18 (приложение 22 к настоящим Правилам);

сводный отчет по расходам - форма № 4-20 (приложение 23 к настоящим Правилам);

отчет о кредиторской задолженности по форме КЗ-Б (приложение 25 к настоящим Правилам);

отчет о кредиторской задолженности по форме КЗ-П (приложение 26 к настоящим Правилам);

отчет о дебиторской задолженности по форме ДЗ-Б (приложение 27 к настоящим Правилам);

отчет о дебиторской задолженности по форме ДЗ-П (приложение 28 к настоящим Правилам).

К годовому и квартальному отчетам обязательно прилагается пояснительная записка с изложением основных факторов, повлиявших в отчетном периоде на выполнение обязательств индивидуального плана финансирования по обязательствам и платежам, плана финансирования бюджетных программ, плана поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг), также информации по поступлениям и расходам средств спонсорской и благотворительной помощи, причин отклонения кассовых расходов от фактических и причин невыполнения обязательств индивидуальных планов финансирования в разрезе программ (подпрограмм) и специфик экономической классификации расходов. В пояснительной записке необходимо отразить данные о результатах проведенной инвентаризации, состояние дебиторской и кредиторской задолженностей с указанием причин их образования. В пояснительной записке к отчету необходимо отразить списание недостачи материальных ценностей и денежных средств за счет государственного учреждения, а также причины образования кредиторской задолженности за приобретенные товары (работы, услуги) сверх утвержденного индивидуального плана финансирования государственного учреждения. Кроме того, следует указать причины образования остатков наличных денег в кассе государственного учреждения, не сданных в текущем финансовом году для зачисления на код государственного учреждения, которые в обязательном порядке должны быть возвращены в новом финансовом году на код государственного учреждения с последующим перечислением в соответствующий бюджет по кодам бюджетной классификации доходов.

Государственные учреждения, получившие средства резерва Правительства Республики Казахстан и местных исполнительных органов, распределяемых бюджетных программ в пояснительной записке должны отразить информацию по полученным и использованным средствам, а в случае наличия остатков неиспользованных средств - причины их не использования или частичного использования.

Информация в пояснительной записке к годовому и квартальному отчетам должна излагаться кратко и содержать пояснения по следующим разделам: общие положения; пояснения данных баланса; выполнение принятых обязательств по плану финансирования и причины, повлиявшие на кассовое и фактическое исполнение; пояснение по другим формам отчетности включенным в состав отчета; информация о принятых обязательствах за отчетный период в разрезе программ (подпрограмм).

Годовые и квартальные отчеты с пояснительными записками к ним подписываются руководителем государственного учреждения, главным бухгалтером или лицом, возглавляющим подразделение, обеспечивающим ведение бухгалтерского учета в государственном учреждении.

Правом первой подписи на сводной бюджетной отчетности администратора бюджетных программ обладает руководитель данного органа или лицо, замещающее его в установленном порядке, правом второй подписи - главный бухгалтер.

Во всех формах представляемой бюджетной отчетности рядом с подписью руководителя и главного бухгалтера обязательно должна быть расшифровка подписи (фамилия и инициалы).

1. Порядок закрытия счетов текущего бухгалтерского учета.

Годовые, квартальные отчеты государственные учреждения составляют на основе проверенных бухгалтерских записей, подтвержденных соответствующими документами. До составления баланса производится сверка оборотов и остатков по аналитическим счетам с оборотами и остатками по счетам синтетического учета.

Данные статей баланса на конец отчетного года должны быть подтверждены результатами проведенной инвентаризации и расхождения, обнаруженные при этом, должны быть отрегулированы до представления годового отчета.

Проведение инвентаризации обязательно:

перед составлением годовой отчетности;

при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае пожара или стихийного бедствия;

при ликвидации, реорганизации (при слиянии, присоединении, разделении и выделении) государственного учреждения как юридического лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов, материальных ценностей и денежных средств с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

активы, материальные ценности и денежные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с последующим установлением причин возникновения излишка;

суммы установленных недостач и хищений активов, материальных ценностей и денежных средств, а также суммы потерь от порчи материальных ценностей относят за счет виновных лиц.

Все операции текущего финансового года, связанные с зачислением поступлений в бюджет и осуществлением платежей из бюджета, завершаются 31 декабря текущего финансового года. Неиспользованные до конца 31 декабря текущего финансового года включительно остатки плановых назначений аннулируются.

Государственные учреждения, содержащиеся за счет республиканского и местных бюджетов, помимо бюджетных средств могут иметь в своем распоряжении деньги от реализации товаров (работ, услуг), деньги спонсорской, благотворительной помощи, получаемых ими в соответствии с законодательными актами, деньги передаваемые государственному учреждению в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан физическими и (или) юридическими лицами на условиях их возвратности либо перечисления при наступлении определенных условий в соответствующий бюджет или третьим лицам (далее - деньги временного размещения), средства в иностранной валюте на специальных счетах бюджетного инвестиционного проекта по внешним займам и грантам и счетах в иностранной валюте.

Действие утвержденного плана поступлений и расходов денег от реализации товаров (работ, услуг) государственного учреждения, остающихся в его распоряжении, прекращается 31 декабря текущего финансового года.

Суммы дебиторской задолженности должны быть взысканы, а кредиторская задолженность - погашена. Незаконченные расчеты с дебиторами и кредиторами должны быть сверены, подтверждены, и о числящейся задолженности должны быть даны пояснения в пояснительной записке к отчету.

От подотчетных лиц необходимо своевременно затребовать авансовые отчеты, а также возврат остатков.

Закрытие счетов текущего учета по исполнению плана финансирования производится в следующем порядке. В дебет субсчета 230 «Финансирование из бюджета на расходы государственного учреждения и другие мероприятия» (140 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы государственного учреждения и другие мероприятия») списываются:

остаток по субсчету 200 «Расходы по бюджету на содержание государственного учреждения и другие мероприятия», за исключением суммы софинансирования, выделенной из государственного бюджета на реализацию инвестиционного проекта за счет внешнего займа, которая будет списана после завершения инвестиционного проекта, суммы кредиторской задолженности, а также суммы расходов на разработку нематериальных активов по многолетним проектам, которая будет списана после окончания и принятия проекта и оприходована на субсчет 014 «Нематериальные активы»;

расходы по законченным и принятым научным разработкам по субсчету 201 «Расходы на научные разработки».

Если сумма фактических расходов по бюджету превышает остаток финансирования по субсчету 230 «Финансирование из бюджета на расходы государственного учреждения и другие мероприятия» или субсчету 140 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы государственного учреждения и другие мероприятия», списание расходов производится в сумме, равной остатку по этим субсчетам.

В дебет субсчетов 231 «Финансирование из бюджета капитальных вложений» и 143 «Расчеты по финансированию из бюджета капитальных вложений» списываются:

сумма закрытых 31 декабря остатков средств по субсчетам 093 «Плановые назначения на принятие обязательств по капитальным вложениям», 103 «Плановые назначения на принятие обязательств по капитальным вложениям»;

затраты по законченным и сданным в эксплуатацию объектам нового строительства и реконструкцию по субсчету 203 «Расходы по бюджету на капитальные вложения».

В дебет субсчета 234 «Финансирование по трансфертам» списывается сумма по субсчету 205 «Расходы по трансфертам».

Списание фактических расходов по субсчету 200 «Расходы по бюджету на содержание государственного учреждения и другие мероприятия» на субсчет 238 «Прочие средства на содержание государственного учреждения» производится в суммах, равных остатку средств на этом субсчете на конец года, остальная сумма относится на субсчет 230 «Финансирование из бюджета на расходы государственного учреждения и другие мероприятия» (140 «Расчеты по финансированию из бюджета на расходы государственного учреждения и другие мероприятия»).

Государственные учреждения, располагающие прочими фондами, по окончании года фактические расходы по субсчету 215 «Расходы за счет прочих фондов» закрывают путем списания их в дебет субсчета 272 «Прочие фонды». Затраты по законченным и сданным в эксплуатацию объектам в течение года числятся на субсчете 216 «Расходы за счет прочих фондов на капитальные вложения», а по окончании года списываются в дебет субсчета 272 «Прочие фонды».

Закрытие счетов текущего учета по деньгам от реализации товаров (работ, услуг) государственного учреждения, остающихся в его распоряжении производится путем списания в дебет субсчета 400 «Доходы от реализации товаров (работ, услуг)» остатка по субсчету 211 «Расходы за счет денег от реализации товаров (работ, услуг)» в пределах остатка на конец года по субсчету 400 «Доходы от реализации товаров (работ, услуг)». По подсобным сельским хозяйствам и производственным (учебным) мастерским с небольшим объемом вырабатываемой продукции, ведущим учет доходов и расходов на субсчетах 400 «Доходы от реализации товаров (работ, услуг)» и 211 «Расходы за счет денег от реализации товаров (работ, услуг)», на конец года могут оставаться суммы затрат, относящихся к незавершенному производству.