Организация бухгалтерского учета в государственных учреждениях

При подсчете фактического наличия денег в кассе принимается к учету наличность. Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются.

Инвентаризация кассы оформляется отдельным актом. В акте указываются:

состав комиссии, проводившей инвентаризацию, место нахождения проинвентаризированных наличных денег и других ценностей, остаток в натуре в кассе бюджетной организации и остаток по данным бухгалтерского учета на день инвентаризации (приложение N 15).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерскую службу бюджетной организации, второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах.

При обнаружении в кассе недостачи или излишка наличных денег и ценностей в акте указываются суммы недостач или излишков и обстоятельства их возникновения.

Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и подлежат взносу в доход соответствующего бюджета.

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков. Результаты данной проверки оформляются специальной описью (приложение N 16).

Инвентаризация средств, находящихся на бюджетных, внебюджетных, валютных счетах и специальных счетах по внешним займам и софинансированию производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы бюджетной организации, с данными по выпискам органов Казначейства и обслуживающих банков второго уровня.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, рабочими ислужащими и стипендиатами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по документам и записям в регистрах учета и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по этим счетам, реальность задолженности и виновных лиц в случае пропуска сроков исковой давности.

Со всеми дебиторами и кредиторами бюджетные организации должны обменяться актами сверок. Эти акты сверок предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности.

На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы.

В отдельных случаях, если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или невыясненные расхождения, расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

приняты ли меры по взысканию дебиторской задолженности в установленном порядке;

задолженность подотчетных лиц, а также задолженность по недостачам и хищениям и меры, принятые ко взысканию этой задолженности;

суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. Указанная задолженность подлежит взносу в доход бюджета в установленном порядке;

реальная задолженность рабочим и служащим по заработной плате, стипендиатам по стипендиям, по расчетам с рабочими и служащими по безналичным удержаниям.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом (приложение N 17).

Акт составляется в одном экземпляре инвентаризационной комиссией, подписывается и передается в бухгалтерскую службу.

В акте перечисляются наименование проинвентаризированных субсчетов и указываются суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов, дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. По указанным видам задолженности к акту должна быть приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что числится задолженность, с какого времени и на основании каких документов (приложение N 18). Справка является основанием для составления акта инвентаризации расчетов.

По суммам дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

Особо должны быть проверены и отражены в справке по графе Примечание суммы дебиторской задолженности по недостачам и хищениям ценностей, во взыскании которых отказано судом, а также прочие долги, признанные бюджетной организацией безнадежными к получению, списание в установленном порядке с баланса вследствие несостоятельности ответчиков и невозможности обращения взыскания на их имущество, как то: обоснованности списания этой задолженности;

правильности учета списанной задолженности за балансом.

При инвентаризации задолженности по заработной плате и другим денежным выплатам рабочим и служащим должны быть выявлены суммы своевременно невостребованной заработной платы, подлежащие отнесению на счет депонированной заработной платы, а также суммы и причины возникновения переплат рабочим и служащим.

При инвентаризации подотчетных сумм инвентаризационной комиссией проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам.

Износ активов. Начисление износа

На счете 02 «Начисление износа» отражается движение износа активов, числящихся на балансе государственного учреждения. Износ определяется и учитывается по зданиям и сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию, рабочему скоту, транспортным средствам, производственному (включая принадлежности) и хозяйственному инвентарю, многолетним насаждениям, достигшим эксплуатационного возраста.

Износ не определяется по следующим активам: по зданиям и сооружениям, являющимися уникальными памятниками архитектуры и искусства; оборудованию, экспонатам, образцам, моделям, действующим и недействующим, макетам и другим наглядным пособиям, находящимся в кабинетах и лабораториях и используемым для учебных и научных целей; продуктивному скоту, буйволам, волам, оленям, экспонатам животного мира (в зоопарках и других аналогичных учреждениях); многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста; библиотечным фондам, фильмофонду, сценическо-постановочным средствам, музейным и художественным ценностям; по арттехвооружению. Износ не определяется также по активам государственных учреждений, находящихся за границей, и по активам, учитываемым на субсчете 010-1 «Земля».

Износ активов определяется за полный календарный год (независимо от того, в каком месяце отчетного года они приобретены или построены) в соответствии с установленными нормами.

В инвентарных карточках учета активов ф.ф.ОС-6, ОС-8 записывается годовая сумма износа в тенге, шифр годовой нормы износа и год, в котором последний раз начисляется износ.

Учет износа по нематериальным активам ведется на субсчете 021. По нематериальным активам, по которым невозможно определить срок полезного использования, нормы износа устанавливаются в расчете на десять лет, но не более срока деятельности государственного учреждения.

Начисление износа не может производиться свыше 100% стоимости активов. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчетов 020, 021. Сумма износа по мемориальному ордеру записывается только в книгу «Журнал-главная».

Начисленный износ в размере 100% стоимости на объекты (предметы), которые годны для дальнейшей эксплуатации, не может служить основанием для списания их по причине полного износа.

При выбытии объектов (предметов) в связи с их ликвидацией или безвозмездной передачей по соответствующей карточке определяется общая сумма износа за время нахождения предмета (объекта) в эксплуатации и на эту сумму уменьшается износ по субсчету 020, 021.

Сумма износа за весь период эксплуатации объекта исчисляется на основании имеющихся в инвентарных карточках данных о балансовой стоимости объекта, времени нахождения его в государственном учреждении (по количеству календарных лет), не считая года передачи.

Порядок списания имущества

Комиссия устанавливает причины списания (износ, реконструкция, авария и др.), определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, производит их оценку и составляет акт на списание активов. Списание пришедших в негодность активов оформляется актами установленных форм: «Акт на списание активов в государственных учреждениях» (форма ОС-3 бюдж.), «Акт на списание автотранспортных средств» (форма ОС-4), утвержденные Министерством финансов Республики Казахстан, «Акт на списание с баланса белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря» (форма 443), «Акт на списание из библиотеки литературы в государственных учреждениях» (форма 444). Акт на списание активов утверждает руководитель государственного учреждения. Разборка и демонтаж активов до утверждения актов на списание не допускается.

Стоимость материалов, полученных от разборки отдельных объектов активов и оставленных для хозяйственных нужд государственного учреждения, относится на увеличение средств бюджетного финансирования.

Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, подлежат сдаче в специализированные предприятия, а детали и узлы, изготовленные из цветных металлов и не используемые для ремонта другого оборудования, подлежат сдаче организациям, на которые возложен сбор такого сырья. Списанные с баланса детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, учитываются в соответствии с установленным порядком.

В случае нарушения действующего порядка списания с баланса активов, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.) виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном законодательством порядке.

Передача активов из одного подчинения в другое производится в установленном порядке:

- находящихся в республиканской собственности - по разрешению территориальных комитетов государственного имущества и приватизации;

- находящихся в коммунальной собственности - по разрешению уполномоченного Акимом соответствующей административно-территориальной единицы исполнительного органа, финансируемого из местного бюджета.

Государственные учреждения не вправе самостоятельно реализовывать закрепленные за ними активы, приобретенные за счет средств, выделенных им по плану финансирования. Реализация активов осуществляется в соответствии с «Правилами организации и проведения аукционов по продаже объектов приватизации» в зависимости от стоимости активов Комитетом государственного имущества и приватизации Министерства финансов Республики Казахстан или его территориальными органами.

Суммы, поступившие от реализации активов, перечисляются государственными учреждениями в доход бюджета, если решением Правительства Республики Казахстан не установлен иной порядок использования этих сумм.

С баланса государственных предприятий и государственных учреждений списывается имущество, полностью утратившее производственное значение вследствие физического и морального износа, после отработки им установленных сроков службы, в результате стихийных бедствий, аварий, если восстанавливать его экономически нецелесообразно и невозможно.

Списание имущества государственных предприятий осуществляется

при балансовой стоимости более 1000-кратного минимального расчетного показателя - по согласованию с органом государственного управления и после письменного разрешения Комитета государственного имущества и приватизации Министерства финансов Республики Казахстан (далее - Комитет);

при износе 100 процентов или балансовой стоимости не более 1000-кратного минимального расчетного показателя - по согласованию с органом государственного управления и после письменного разрешения территориального органа Комитета.

Списание имущества государственных учреждений, являющихся центральными государственными органами, осуществляется по согласованию с Комитетом, государственных учреждений, являющихся территориальными государственными органами, - по согласованию с их вышестоящими государственными органами и территориальными органами Комитета.

Списание имущества загранучреждений Министерства иностранных дел Республики Казахстан осуществляется:

при балансовой стоимости не более 100-кратного минимального расчетного показателя - по решению Министерства иностранных дел Республики Казахстан;

при балансовой стоимости более 100-кратного минимального расчетного показателя - по решению Министерства иностранных дел Республики Казахстан, согласованному с Комитетом.