Организация учета операций с денежными средствами

Чек (денежный) - является основанием для получения денежных средств  с расчетного счета. Хранятся чеки в  кассе в сброшюрованной чековой  книжке. Чековые книжки выдаются банком, обслуживающим предприятие. Выписывается чек в одном экземпляре, состоит  из двух частей: чек (передается в банк) и корешок чека (остается в чековой  книжке, является основанием для оприходования  денежных средств в кассу предприятия). Денежные чеки подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются печатью предприятия. На корешке чека проставляется номер и дата приходного кассового ордера и подпись главного бухгалтера как подтверждение оприходования полученных денег в кассу. Чек содержит информацию владельца счета: номер, дату, сумму, кому заплатить, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также контрольную марку. На обороте чека указывается целевое назначение получаемых денег (на выдачу заработной платы, на хозяйственные или командировочные расходы и т.п.), подпись получателя, документ, удостоверяющий личность получателя и банковское свидетельство об оплате чека. Чек действителен в течение 10 дней.

Денежный чек предъявляется  операционисту, который проверяет  наличие достаточной суммы остатка  на расчетном счете, записывает сумму  чека в журнал по расходу, контрольную  марку отделяет от чека и отдает клиенту, а сам чек передает кассиру. Кассир вызывает получателя по номер, приклеивает контрольную марку  и выдает деньги.

Основная масса расчетов организаций с другими юридическими лицами, с бюджетом и внебюджетными  фондами производится в безналичном  порядке.

Организации могут использовать следующие формы безналичных  расчетов:

• расчеты платежными поручениями;
• расчеты аккредитивами;
• расчеты чеками;
• расчеты по инкассо.

Выбранная форма расчетов обычно фиксируется в договорах  между плательщиком и получателем  средств. При любой форме расчетов банки выступают посредниками между  плательщиками и получателями средств.

Формы документов, которые  организация может использовать при осуществлении безналичных  расчетов, являются унифицированными и разрабатываются Центральным  Банком:

• платежные поручения;
• аккредитивы;
• расчетные чеки;
• платежные требования;
• инкассовые поручения.[8]

Расчетные документы (кроме  чеков) заполняются только на пишущей машинке или накомпьютере шрифтом черного цвета; заполнение чеков производится ручкой с пастой, чернилами черного или синего цвета или на пишущей машинке шрифтом черного цвета; не допускаются исправления, подчистки, помарки, а также использование корректирующих жидкостей; расчетные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Положением о безналичных расчетах.

Расчетные документы должны быть представлены в банк в течение 10 календарных дней, не считая дня  выписки расчетного документа. В  банк представляется столько экземпляров  расчетных документов, сколько необходимо для всех участников расчетов. Копии  расчетных документов могут быть изготовлены с применением копировальной  бумаги, множительной техники или компьютера.

Первый экземпляр расчетного документа (кроме чека) подписывается  двумя уполномоченными лицами (или  одним лицом, если в организации  отсутствует лицо с правом второй подписи). Кроме того, на документе  ставится оттиск печати.

 

Расчеты платежными поручениями.

Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему банку  о переводе получателю указанной  в нем суммы по указанному адресу. Расчеты платежными поручениями  являются наиболее распространенной формой расчетов. Платежными поручениями могут  производиться перечисления денежных средств:

• за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• в целях возврата (размещения) кредитов и займов, депозитов и уплаты процентов по ним;
• по распоряжению физических лиц или в пользу физических лиц;
• в других целях, предусмотренных законодательством или договором.[8]

Банк имеет право принимать  платежное поручение к оплате при наличии остатка денежных средств на расчетном счете, достаточной  для произведения платежа. В договоре банковского счета может быть предусмотрено условие кредитования расчетного счета организации через  овердрафт. Овердрафт предполагает наличие у банка права оплачивать платежные документы клиента при отсутствии денежных средств на счете за счет ссуды, оформленной банком самостоятельно.

Схема документооборота при  расчетах платежными поручениями представлена ниже на рисунке 1.

Рис. 1. Документооборот при расчетах платежными поручениями.

1 – заключение договора  с указанием формы расчетов.

2 – отгрузка продукции,  выполнение работ, оказание услуг.

3 – передача платежного  поручения для списания суммы  платежа.

4 – выписка из расчетного  счета плательщика о списании  денежных средств.

5 – платежное поручение  о зачислении суммы платежа  на счет получателя.

6 – выписка из расчетного  счета о зачислении суммы платежа  на счет получателя.

      Расчеты аккредитивами.

Аккредитив – это условное денежное обязательство, принимаемое  банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств при предъявлении последним  документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие  платежи.

Банками могут открываться  следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);

- отзывные или безотзывные.  [4]

Покрытыми (депонированными) считаются аккредитивы, при открытии которых кредитная организация-эмитент  перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение кредитной организации поставщика (исполнителя) на отдельный балансовый счет на весь срок действия обязательств эмитента.

При установлении между кредитными организациями корреспондентских  отношений непокрытый (гарантированный) аккредитив может открываться в  исполняющей кредитной организации  путем предоставления ей права списывать  всю сумму аккредитива с ведущегося у нее счета кредитной организации-эмитента.

Отзывной аккредитив может  быть изменен или аннулирован  эмитентом без предварительного согласования с поставщиком (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных  договором, досрочного отказа эмитента гарантировать платежи по аккредитиву). Все распоряжения об изменении условий  отзывного аккредитива плательщик может давать поставщику только через  кредитную организацию-эмитента, которая  извещает кредитную организацию - исполнителя, а последняя - поставщика. Однако исполнитель  обязан оплатить документы, соответствующие  условиям аккредитива, выставленные поставщиком  до получения последним уведомления  об изменении или аннулировании  аккредитива.

Безотзывной аккредитив не может быть изменен или аннулирован  без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Поставщик может досрочно отказаться от использования аккредитива, если это предусмотрено условиями  аккредитива. Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с  одним поставщиком.

Срок действия и порядок  по аккредитиву устанавливается  в договоре между плательщиком и  поставщиком, в котором следует  указать:

• наименование эмитента;
• вид аккредитива и способ его исполнения;
• способ извещения поставщика об открытии аккредитива;
• полный перечень и точную характеристику документов, представляемых поставщиком для получения средств по аккредитиву;
• сроки представления документов после отгрузки товаров, требования к их оформлению и др.

Открытие эмитентом гарантированных  аккредитивов осуществляется по договоренности с покупателем и в соответствии с условиями корреспондентских  отношений с другой кредитной  организацией.

Для открытия аккредитива  плательщик представляет заявление, в  котором указывается:

• номер договора, по которому открывается аккредитив;
• срок действия аккредитива (число и месяц закрытия аккредитива);
• наименование поставщика;
• наименование кредитной организации исполнителя;
• место исполнения аккредитива;
• полное и точное наименование документов, против которых производятся выплаты по аккредитиву, срок их представления и порядок оформления (полный развернутый перечень может указываться в приложении к заявлению);
• вид аккредитива;
• цель открытия аккредитива, т.е. для отгрузки каких товаров (оказания услуг) открывается аккредитив, срок отгрузки (оказание услуг);
• сумма аккредитива;
• способ реализации аккредитива.

Заявление об открытии аккредитива  представляется в количестве экземпляров, необходимом для выполнения условий  аккредитив.

К недостаткам аккредитивной  формы расчетов следует отнести  замораживание средств покупателей  на период действия аккредитива до его фактического использования, а  также возможность задержки отгрузки продукции поставщиком до поступления  аккредитива.

Вместе с тем, она гарантирует  немедленную оплату счетов поставщиков  и способствует соблюдению расчетно-платежной  дисциплины.

Схема документооборота при  использовании аккредитива  представлена на  рисунке 2.

 

Рис. 2 - Схема расчетов аккредитивами.[4]

1 – заключение договора  с указанием формы расчетов

2 – заявление на открытие  аккредитива (сумма, срок, условия  использования) 

3 – выписка из расчетного  счета об открытии аккредитива

4 – извещение об открытии  аккредитива, его условия

5 – сообщение поставщику  условий аккредитива

6 – отгрузка продукции,  выполнение работ, оказание услуг  в соответствии с условиями  аккредитива

7 – поставщик предъявил  платежные и другие документы  на оплату за счет аккредитива

8 – извещение об использовании  аккредитива (при выполнении всех  его условий) 

9 – выписка со счета  аккредитива (или из расчетного  счета, если аккредитив непокрытый) о его использовании

10 – выписка из расчетного  счета о зачислении платежа

Расчеты чеками.

Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему банку на перечисление указанной в чеке суммы на счет получателя средств (чекодержателя).

Данная форма расчетов в последнее время все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными  организациями). Порядок и условия  использования чеков в платежном  обороте регулируются Гражданским  Кодексом. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности. Их хранение осуществляется в порядке, установленном нормативными актами Банка ПМР. Для осуществления безналичных расчетов могут применяться чеки, выпускаемые кредитными организациями.

При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю  поставщика или подрядчика, который  становится чекодержателем.

Чекодержатель предъявляет  выписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий  день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.

Денежные средства для  оплаты расчетных чеков депонируются с расчетного счета плательщика  на отдельном счете.

Схема документооборота при  расчетах чеками приведена на рисунке 3.

Рис. 3 - Схема расчетов чеками.