Организация учёта расчётных операций на предприятии

• расчеты с покупателями и заказчиками на исследуемом предприятии ведутся достоверно на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», а также на субсчетах, открытых к данному счету;
• весь учет с покупателями и заказчиками на предприятии полностью автоматизирован;
• -также автоматизированным способом формируется « Анализ счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», содержит сводные обороты счета 62 с другими счетами за период;
• бухгалтерия предприятия ежемесячно проверяет обороты по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и в конце месяца автоматизированным способом составляет общую оборотно- сальдовую ведомость.

 

2.3 Учёт расчётов с подотчётными лицами

В ряде случаев  расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами, которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы.

Так, суммы командировочных  расходов включают в себестоимость продукции (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.

Документы по учету  расчетов с подотчетными лицами подразделяются на три вида:

Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и бухгалтерии  организации до начала командировки на основании служебной записки  от заинтересованного отдела.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления  работника в командировку. В приказе  указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчетом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Документы второго  вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся  проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имени и отчества командированного лица счета, накладные, акты, бланки строгой отчетности, квитанции к приходным кассовым ордерам, счета-фактуры. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной  торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать  у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек  является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН); заводской  номер ККМ; порядковый номер чека; дата и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального режима.

Вместо кассового  чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с  Законом РФ «О бухгалтерском учете» должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Третий вид  – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в  командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу  представить подробный отчет  руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет  об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной  стороне авансового отчета предусмотрены  отдельные графы для отражения  сумм расходов, фактически произведенных  подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно-операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчетными лицами авансовые отчеты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счетной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанций к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ведется на активно-пассивном счете 71 Расчеты с подотчетными лицами».

Рисунок 3- Структура счета 71

Счет 71

Дебет (Дт)	Кредит (Кт)
1. Сальдо-долг подотчетного лица
2. Выдача наличных  денег под отчет	3. Списание долга  подотчетного лица
4. Сальдо- остаток  долга подотчетного лица (1+2-3), при  условии, что (1+2)>3	5. Сальдо- остаток  долга предприятия подотчетному лицу (1+2-3), при условии, что (1+2)<3

 

Командировочные, выдаваемые в иностранной валюте, подлежат пересчету в рубли. Порядок  пересчета и ведения учета  валютных средств Вашего предприятия  описан в брошюре "Учет валютных операций и валютных ценностей".

 

Основные проводки по счету 71 «Расчету с подотчетными лицами»:

Содержание  операции	Документ	Номера корреспондирующих  счетов
		Дебет	Кредит
1. Выданы наличные  денежные средства под отчет  на хозяйственные нужды или  командировочные расходы	Расходный кассовый ордер	71	50
2. Возмещен работнику,  перерасходные подотчетные суммы	Авансовый отчет Расходный кассовый ордер	71	51,52
3. Перечислены  денежные средства по месту  нахождения подотчетного лица	Платежное поручение	71	51,52
4. Выданы денежные документы под отчет	Расходный кассовый ордер	71	50-3
5. Списание положительной  курсовой разницы по  подотчетным  суммам	Расчет	71	91-1
6. Предприятием  приобретены материальные ценности  за счет подотчетныч сумм	Авансовый отчет, чеки, ККМ, квитанции и т.д	04, 07, 10, 40	71
7. Подотчетные  суммы использованный на производственные  цели	Авансовый отчет, чеки, ККМ, квитанции и т.д	20,25,26,28,44	71
8. Возврат неисправных  подотчетных сумм в кассу	Приходный кассовый ордер	50	71
9. Удержание  из заработной платы долга по подотчетным суммам	Расчет бухгалтерии	70	71
10. Расходы, осуществлены  на непроизводственные нужды	Расчет	91-2	71
11. Списание  отрицательной курсовой разницы  по подотчетным суммам	Авансовый отчет, чеки, ККМ, квитанции и т.д	91-2	71

 

 

В случае утери  каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы  и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

- работник по  авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает ее в кассу организации;

- утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

 Однако для уменьшения налогооблагаемой  базы по налогу на прибыль  расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы.

Учет подотчетных  сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты  с подотчетными лицами". Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных  сумм ведется в журнале-ордере, где  отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом  соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

Итак, основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой стороны, именно здесь  допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты  затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.

 

2.4 Учёт  расчётов с прочими дебиторами и кредиторами

Для обобщения  информации о расчетах по операциям  с разными дебиторами и кредиторами  предназначен счет 76 «Расчеты с разными  кредиторами и дебиторами». 

В частности, согласно Плана счетов финансово-хозяйственной  деятельности предприятия в ООО «Примтрансагентство» к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» открыты следующие субсчета: 

• 76/1 – Расчеты по имущественному и личному страхованию;
• 76/2 – Расчеты по претензиям;
• 76/3 – Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам;
• 76/4 – Расчеты по депонированным суммам;
• 76/5 – Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами (в рублях);
• 76/6 – Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами (в условных единицах);
• 76/11 – Расчеты по имущественному и личному страхованию (в валюте);
• 76/22 - Расчеты по имущественному и личному страхованию (в валюте);
• 76/51 - Расчеты по возвратной таре;
• 76/55 – Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами (в валюте).

На субсчете 76/1 отражаются расчеты по страхованию  имущества и персонала (кроме  расчетов по социальному страхованию  и обязательному медицинскому страхованию) организации, в котором организация  выступает страхователем.

Исчисленные суммы  страховых платежей отражаются по кредиту счета 76 в корреспонденции со счетами учета затрат на производство или других источников страховых платежей.

Перечисление  сумм страховых платежей страховым  организациям отражается по дебету счета 76 в корреспонденции со счетами учета денежных средств. В дебет 76 счета списываются потери по страховым случаям (уничтожение и порча производственных запасов) с кредита счетов учета производственных запасов, основных средств и др. По дебету счета 76 отражается сумма страхового возмещения, причитающаяся по договору страхования работника организации в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Суммы страховых возмещений, полученных организацией от страховых организаций в соответствии с договорами страхования отражаются по дебету счетов учета денежных средств. Не компенсируемые страховыми возмещениями потери от страховых случаев списываются с кредита счета 76 на счет 99 «Прибыли и убытки». Аналитический учет ведется по страховщикам и отдельным договорам страхования.

Налоговый учет расходов на страхование имеет целый  ряд особенностей. Согласно НК РФ с 01.01.2002 г. расходы на страхование  работников в целях налогообложения  относятся к расходам на оплату труда. Перечень видов добровольного страхования  работников, расходы по которым принимаются в целях налогообложения, приведен в подпункте 16 ст. 255 НК РФ.