Основні задачі та нормативна база організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості

Поточна дебіторська заборгованість, щодо якої створення резерву сумнівних  боргів не передбачено, у разі визнання її безнадійною списується з балансу  з відображенням у складі інших  операційних витрат.

Частина довгострокової дебіторської заборгованості, яка підлягає погашенню протягом дванадцяти місяців з дати балансу, відображається на ту саму дату в складі поточної дебіторської заборгованості.

Довгострокова дебіторська заборгованість, на яку  нараховуються проценти, відображається в балансі за їхньою теперішньою  вартістю. Визначення теперішньої вартості залежить від виду заборгованості та умов її погашення.

Дебіторська заборгованість – це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну  дату.

Дебітори  – юридичні та фізичні особи, які  внаслідок минулих подій заборгували  підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів.

Дебіторська заборгованість, як і інші активи підприємства, відображається в балансі тільки при дотриманні загальної вимоги, яка пред'являється до активів  національними стандартами, а саме:

• може бути достовірно визначена грошова оцінка цієї дебіторської заборгованості;
• у майбутньому очікується одержання від неї економічних вигод, тобто одержання грошових коштів, товарів, інших активів або зменшення зобов’язань.

П(С)БО №10 "Дебіторська заборгованість" визначає методи оцінки дебіторської заборгованості на етапах зарахування  її на баланс підприємства, при відображенні у фінансовій звітності на дату балансу  і при списанні з балансу як безнадійної.

Спочатку  дебіторська заборгованість приймається  на баланс за історичною (фактичною) собівартістю. Вона являє собою вартість придбаних  дебітором активів (товарів, нематеріальних активів, виконаних робіт, наданих  послуг, коштів, нарахованих до одержання  відсотків і т.д.).

П(С)БО №10 встановлює особливий порядок оцінки дебіторської заборгованості за продукцію, роботи, товари, послуги - вона зараховується на баланс ( визнається в обліку) одночасно з визнанням доходу.

Таким чином, для визнання поточної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги необхідно, щоб виконувалися критерії визнання доходу [5]:

• покупцеві передані ризики й вигоди, пов’язані з правом власності на продукцію (товар, інший актив);
• підприємство не здійснює надалі управління та контроль за реалізованою продукцією (товарами, іншими активами);
• сума доходу (виручка) може бути достовірно визначена;
• є впевненість, що в результаті операції відбудеться збільшення економічних вигод підприємства, а витрати, пов’язані з цією операцією, можуть бути достовірно визначені.

Момент  передачі ризиків й вигод, пов’язаних з правом власності на продукцію, товари, роботи, послуги визначається на основі вивчення угоди поставки продукції (товару, послуг), яка укладена між підприємством та покупцем, та обставин операції.

Одночасно з визнанням дебіторської заборгованості відбувається її класифікація за певними  критеріями:

1) строк  погашення та зв’язок з нормальним  операційним циклом;

2) об’єкти  щодо яких виникла дебіторська  заборгованість;своєчасність погашення.

Дебіторська заборгованість поділяється на довгострокову та поточну [1]. При цьому враховуються два критерії:

строк погашення;

зв’язок з нормальним операційним циклом.

Рис. 1.

Класифікація  дебіторської заборгованості за основними  її видами.

Поточна дебіторська заборгованість – виникає  в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу. Тобто  для віднесення дебіторської заборгованості до поточної, достатньо наявності  хоча б одного з двох наведених  критеріїв.

Довгострокова дебіторська заборгованість не виникає в ході нормального операційного циклу і буде погашена після 12 місяців з дати балансу, тобто для віднесення заборгованості до довгострокової, необхідна одночасна наявність двох наведених критеріїв.

Критерієм класифікації заборгованості на поточну  і довгострокову є операційний  цикл. Операційний цикл - це проміжок часу між придбанням запасів для  здійснення діяльності і отриманням коштів від реалізації виготовленої з них продукції або товарів та послуг [3].

Крім  того у П(С)БО №3 "Звіт про фінансові  результати" термін "операційна діяльність" визначається як основна діяльність підприємства, а також інші види діяльності, які не є інвестиційною  або фінансовою діяльністю. Довгострокова  дебіторська заборгованість виникає  при здійсненні інвестиційної, фінансової діяльності, а також внаслідок надзвичайних подій.

Дебіторська заборгованість також класифікується за об’єктами щодо яких вона виникла. Згідно з цим виділяють такі види дебіторської заборгованості:

• заборгованість орендаря за фінансовою орендою, яка відображається в балансі орендодавця;
• заборгованість забезпечена векселями;
• надані позики;
• дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги;
• дебіторська заборгованість за розрахунками (з бюджетом, за виданими авансами, з нарахованих доходів, із внутрішніх розрахунків);
• інша дебіторська заборгованість.

Залежно від своєчасності погашення дебіторська  заборгованість поділяється на:

• дебіторську заборгованість, строк оплати якої не настав (строкова дебіторська заборгованість);
• дебіторська заборгованість не сплачена в строк (прострочена). В тому числі:
• сумнівна дебіторська заборгованість;
• безнадійна дебіторська заборгованість.

Сумнівний борг – поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги  щодо якої існує невпевненість її погашення боржником.

Безнадійна  дебіторська заборгованість – поточна  дебіторська заборгованість щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк  позовної давності.

Класифікація  дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги за строками непогашення  використовується при обчисленні резерву  сумнівних боргів та розкривається  у примітках до фінансової звітності.

Можна виділити ще два особливі види дебіторської заборгованості:

• відстрочені податкові активи – сума податку на прибуток, що підлягає відшкодуванню у наступних періодах і виникає у випадку, коли обліковий прибуток менший за податковий прибуток. Відстрочені податкові активи відображаються у рядку 060 Балансу у складі довгострокової дебіторської заборгованості. Методологічні засади відображення в обліку відстрочених податкових активів регламентуються П(С)БО 17 “Податок на прибуток”
• витрати майбутніх періодів – витрати, здійснені у звітному періоді, але які будуть визнані витратами у Звіті про фінансові результати у майбутніх звітних періодах згідно з принципом відповідності доходів та витрат. Такі витрати тимчасово відображаються в окремому розділі Балансу. До витрат майбутніх періодів відносяться витрати, пов’язані з підготовчими до виробництва роботами в сезонних галузях промисловості; з освоєнням нових виробництв та агрегатів; сплачені авансом орендні платежі; оплата страхового поліса;

Для накопичення  інформації про дебіторську заборгованість та відображення операцій по ній у  Плані рахунків передбачені рахунки  класу 1 “Необоротні активи” та класу 3 “Кошти, розрахункові та інші активи”. Ці рахунки об’єднуються у відповідні статті, які відображаються у Балансі  за встановленою П(С)БО 2 формою.

Крім  того, для обліку дебіторської заборгованості використовується позабалансовий рахунок 071 “Списана дебіторська заборгованість”. На цьому рахунку обліковується  списана дебіторська заборгованість протягом не менше трьох років  з дати списання для спостереження  за можливістю її стягнення у разі зміни майнового становища боржника.

Дебіторська заборгованість остаточно списується з позабалансового рахунку 071 після  вирішення питання щодо визнання винних осіб або у зв’язку із закінченням строку обліку такої  заборгованості.

Виділяють такі види поточної дебіторської заборгованості:

• дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги (забезпечена та не забезпечена векселями);
• дебіторська заборгованість за розрахунками (з бюджетом, за виданими авансами, з нарахованих доходів, із внутрішніх розрахунків);
• інша дебіторська заборгованість.

Оцінка  поточної дебіторської заборгованості ґрунтується на первісній вартості, яка залежить від виду дебіторської заборгованості та особливостей її визнання.

П(С)БО №10 встановлено особливий порядок  оцінки дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги. Така заборгованість відображається в обліку (зараховується на баланс підприємства) одночасно з визнанням доходу [1]. Отже, завищення її оцінки призведе до завищення доходів підприємства, що в кінцевому рахунку вплине на фінансовий результат і на достовірність фінансової звітності.

 

3. Документування та аналітичний облік дебіторської заборгованості.

Основні первинні документи з виникнення та погашення заборгованості покупців відображені в таблиці 2.

Таблиця 1

Документування  розрахунків з дебіторами

Види розрахунків	Документи
Розрахунки з покупцями і замовниками	Накладні, рахунки-фактури, рахунки, акти прийнятих робіт, послуг, податкові накладні, товарно-транспортні накладні (ТМ-1), товарні накладні, вексель, комерційні документи (рахунки-фактури-invoice), транспортні накладні (CMR - залізнична накладна, авіанакладна, коносамент, товарно-транспортна накладна, пакувальні листи), платіжні документи на перерахування сум митних платежів та інших податків на рахунки митних установ, розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць
Розрахунки за виданими авансами	Платіжні доручення, в яких є посилання  на укладений договір
Розрахунки з підзвітними особами	Розпорядження керівника про направлення  працівника у відрядження. Список осіб, які мають право отримувати гроші під звіт на господарські потреби, затверджений наказом керівника. Авансовий звіт про витрачені  суми та додані виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких  витрату межах передбачених. норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо. чеки, квитанції, рахунки магазинів. готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки
Розрахунки за нарахованими доходами	Розрахунки бухгалтерії ПКО виписки  банку
Розрахунки за претензіями	Претензії. акти приймання вантажу, рішення  судових органів (арбітражу), письмові згоди постачальників на пред'явлені претензії, виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій
Розрахунки за відшкодування завданих збитків	Протокол засідання інвентаризаційної  комісії, наказ керівника
Розрахунки за позиками членам кредитних спілок	Договір між членами кредитних  спілок. ПКО, виписки Банку, ВКО, платіжне доручення
Розрахунки з іншими дебіторами	Авізо про оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний  документ про отримання майна (копія  накладної, квитанція до прибуткового ордера тощо)

Усі розрахунки, які здійснюють на підставі укладених  догово­рів, належать до розрахунків  з комерційних операцій (угод). Крім таких операцій, здійснюють некомерційні операції без укладання договорів, на які не поширюється дія термінів позовної давності [16].

Документування  розрахунків за претензіями.

При прийманні  ТМЦ їх перевіряють за кількістю  та якістю, в результаті чого можуть бути виявлені недостача, пересортиця, неналежна якість товарів або  їх некомплектність чи відсутність  супровідних документів постачальника  тощо.

У таких  випадках підприємство, права якого  порушені, звертається до порушника  з письмовою претензією-вимогою  щодо добровільного усунення порушень законодавства, котру підписує керівник і надсилають адресату рекомендованим листом або вручають під розписку.

Претензії пред'являють:

постачальникам, підрядникам і транспортним організаціям за виявленими при перевірці рахунками (після акцепту останніх), при  невідповідності цін і товарів, обумовлених договором або передбачених прейскурантом, а також при виявленні  арифметичних помилок;

постачальникам, підрядникам, покупцям за санкціями (штрафами, пенею, неустойками), визнаними платниками або присудженими арбітражним судом  за недотримання довготермінових зобов'язань;

постачальникам, транспортним організаціям за недостачу  вантажу в дорозі понад норму  природного убування;

установам банків за сумами, помилково списаними (перерахованими) з рахунків підприємства (поточного, валютного) постачальників товарів за виявлення невідповідності якості стандартам, технічним умовам.

До претензії  повинні бути додані всі документи, необхідні для її розгляду.

Підприємство, до якого надсилають претензію, повинно  її розглянути у встановлені терміни  і надіслати відповідь.

У випадку  безпідставної повної або часткової  відмови постача­льника, а також  залишеної без відповіді претензії  підприємства готують матеріали  для пред'явлення позову.

Позовну заяву подають до арбітражного суду в письмовій формі, підписує цю заяву  керівник підприємства.

Документування  розрахунків з підзвітними особами

Працівників підприємства у відрядження посилає  керівник підприємства, оформляючи наказ, в якому зазначено: пункт призначення, назву підприємства або організації, куди відправляють працівника, термін і мету відрядження. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.