Основні задачі та нормативна база організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості

Посвідчення про відрядження - це документ, що видають  працівникові підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для  виконання службового доручення  поза постійним місцем роботи, тобто  у відрядженні.

Важливими документами при відрядженні  за кордон є запро­шення приймаючої сторони: укладений контракт; інші документи, що засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої  особи у переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали  обліку працівників, які вибувають  у відрядження, і працівників, які  прибувають з відрядження.

На підставі розпорядження керівника підзвітним особам вида­ють готівку, то оформляють видатковим касовим ордером. У посвідченні  про відрядження роблять помітку  про суму виданого авансу. Список осіб, які мають право отримувати гроші  під звіт на господарські погреби, затверджує наказом керівник.

Працівники, які одержали готівку під звіт, після повернення з відрядження  зобов'язані у встановлені терміни  подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені  суми, до якого мають бути додані всі виправдовуючі документи: акт  закупівлі, акти на списання представницьких  витрат у межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів  тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні  квитки. Обов'язковими реквізитами  авансового звіту є резолюція  керівника підприємства чи особи, яку  він уповноважив, про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Після складання  авансового звіту визначають різницю  між сумою отриманого авансу і  фактичними втратами. Якщо різниця  позитивна, то це сума невикористаного  авансу, а якщо від'ємна — то працівник  витратив частину власних грошових коштів, тобто перевитратив авансову суму, і її необхідно йому відшкодувати з каси підприємства.

Якщо  підзвітна особа не надала звіти  та необхідні виправдовуючі документи  у встановлені терміни або  не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має  право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати  в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовують лише щодо сум авансів, виданих у  національній валюті України на господарські потреби чи витрати на відрядження [16].

До обліку приймають авансові звіти, що перевірені арифметично, за змістом і їх затвердив  керівник підприємства. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають призначенню авансу.

Документування  розрахунків і іншими дебіторами.

При розрахунках  за виданими авансами під поставку матеріа­льних цінностей або  під виконання робіт, а також  з оплати продукції та робіт, прийнятих  замовником за частковою готовністю, використовують платіжні документи, договори тощо.

При обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству зав­даних збитків в результаті недостач і втрат від псування цінностей.

недостач  і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, використовують наступні документи:

інвентаризаційний опис або інвентаризаційний акт (залежно від об'єкта перевірки);

порівняльну відомість;

договір про повну матеріальну відповідальність;

розрахунково-платіжну відомість;

прибутковий касовий ордер тощо.

Позику  працівникові підприємство видає, якщо це передбачено статутом або іншим  аналогічним документом підприємства та за наявності оформлених належним чином документів, і оформляють договором  у письмовій формі. Обов'язковими елементами договору повинні бути: предмет договору, розмір та порядок видачі позики, термін, на який її видають, порядок погашення, відповідальність та юридичні реквізити сторін.

Стосунки  між учасниками спільної діяльності регулюються до­говором; оприбуткування членських внесків фіксують у  відповідних документах - прибуткових  касових ордерах, виписці банку; повернення коштів у разі виходу учасника зі спілки - у видаткових касових  ордерах, платіжному дорученні.

Відповідно  до цивільного законодавства спільну  діяльність без створення юридичної особи здійснюють на підставі договору між її учасниками. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов'язуються шляхом об'єднання майна та зусиль спільно діяти для досягнення загальної господарської або іншої мети, що не суперечить чинному законодавству.

Підтвердженням  отримання внесків за спільною діяльністю для учасників є авізо про  оприбуткування майна учасником, який веде спільні справи, або первинний  документ про отримання майна (копія  накладної, квитанція до прибуткового ордеру тощо).

Для бухгалтерського  обліку дебіторської заборгованості за товари, роботи, послуги, використовується рахунок 36 ”Розрахунки з покупцями  і замовниками”. На цьому рахунку ведеться інформації про розрахунки з покупцями і замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи, надані послуги. Рахунок 36 має такі субрахунки:

361 –  «Розрахунки з вітчизняними покупцями»;

362 –  «Розрахунки з іноземними покупцями».

За дебетом  рахунку 36 відображається продажна вартість реалізованої продукції, товарів, робіт, наданих послуг ( в т.ч. на виконання  бартерних контрактів), яка включає  ПДВ, Аз та інші податки, збори, що підлягають перерахуванню до бюджетів і позабюджетних  фондів і включені у вартість реалізації.За кредитом рахунку 36 показують суму платежів, які надійшли від покупців на рахунки підприємства в банківських  установах, в касу та інші види розрахунків. Сальдо рахунка відображає заборгованість покупців та замовників за одержану продукцію[18].

Поточна дебіторська заборгованість за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи та надані послуги, яка забезпечена  векселями, обліковується на рахунку 34 “Короткострокові векселі одержані”.

Векселі відображаються у балансі за номінальною  вартістю. До статті “Векселі одержані”  включається заборгованість за векселями, строк оплати за якими не настав.

Сума  нарахованих відсотків за звітний  період по векселю, який підлягає оплаті в наступному періоді, переноситься на статтю “Дебіторська заборгованість за розрахунками з нарахованих доходів”. Відповідно до цієї суми повинен бути визнаний дохід за відсотками.

Рахунок 34“Короткострокові векселі одержані”  – активний, має такі субрахунки :

341 –  Короткострокові векселі одержані  в національній валюті,

342 –  Короткострокові векселі одержані  в іноземній валюті

За дебетом  рахунка 34 відображається отримання  векселя за продані товари, роботи, послуги, інші операції. За кредитом рахунка 34 - отримання коштів в погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, продаж векселя третій стороні.

Аналітичний облік ведеться по кожному векселю  окремо. Векселі розрізняють прості і переказні. Крім того, векселі поділяють на відсоткові і безвідсоткові. Відсотковий вексель – це вексель на якому зазначена сума погашення та відсоток, який буде сплачено векселеодержувачу за відстрочення платежу. Нарахування доходів за відсотковим векселем здійснюється в момент погашення векселя. Сума відсотків нараховується за формулою:

,грн.                                         (1)

де НВ – номінальна вартість векселя;

РСВ –  річна ставка відсотка ( у вигляді  десяткового дробу);

Д –строк погашення векселя (днів).

Якщо  підприємство отримує безвідсотковий вексель, то вартість погашення дорівнює номінальній вартості і вже включає відсотки[18].

Підприємство  може продати вексель, який було отримано у забезпечення дебіторської заборгованості достроково, до закінчення терміну  його сплати. В бухгалтерському обліку ця подія буде відображатися так:

1)на суму  отриманих грошових коштів:

Дебет 311 ”Поточні рахунки в національній валюті“

Кредит 34 ”Короткострокові векселі одержані“.

2)на суму  дисконту:

Дебет 94 ”Інші витрати операційної діяльності“

Кредит 34 ”Короткострокові векселі одержані“.

Бланки  векселів є бланками суворої звітності  і для їх обліку використовується забалансовий рахунок 08 "Бланки суворої  звітності".

Дебіторська заборгованість за розрахунками з бюджетом – дебіторська заборгованість фінансових і податкових органів, а також  переплата за податками, зборами  та іншими платежами до бюджету [18]. Облік такої заборгованості ведеться на рахунку 641 “Розрахунки за податками” та частково на рахунку 642 “Розрахунки за обов’язковими платежами”. Крім платежів, до бюджету на 642 рахунку ведеться облік платежів до позабюджетних фондів.

Дебіторська заборгованість за виданими авансами – сума авансів, наданих іншим  підприємствам у рахунок наступних  платежів.

Дебіторська заборгованість за розрахунками з нарахованих  доходів – сума нарахованих дивідендів, процентів, роялті та інших, що підлягають надходженню.

Дебіторська заборгованість за розрахунками із внутрішніх розрахунків – сума заборгованості пов’язаних сторін та дебіторська  заборгованість із внутрішньовідомчих розрахунків.

Інша  поточна дебіторська заборгованість – дебіторська заборгованість, яка  належить до оборотних активів, але  не може бути віднесена до попередніх статей дебіторської заборгованості.

В таблиці 1. наведено приклади відображення операцій, пов’язаних з виникненням дебіторської заборгованості за розрахунками та її погашенням.

Таблиця 2.

Облік дебіторської заборгованості за розрахунками

№ з/п	Зміст операції	Кореспонденція рахунків
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1.	Видані грошові кошти із каси під  звіт	372 «Розрахунки з підзвітними особами»	301 «Каса в національній валюті»
2.	Придбані товарно-матеріальні цінності за рахунок підзвітних сум	Відповідний рахунок запасів (20, 21, 22, 28)	372 «Розрахунки з підзвітними особами»
3.	Списані втрати на відрядження	Відповідні рахунки витрат (91, 92, 93, 94)	372 «Розрахунки з підзвітними особами»
4.	Повернення невитрачених підзвітних сум в касу	301 «Каса в національній валюті»	372 «Розрахунки з підзвітними особами»
5.	Утримання неповернутих підзвітних сум  із заробітної плати	66 «Розрахунки з оплати праці»	372 «Розрахунки з підзвітними особами»
Розрахунки за виданими авансами
6.	Виплачено постачальнику аванс за товар	371 «Розрахунки за виданими авансами»	301 «Каса в національній валюті»
		371 «Розрахунки за виданими авансами»	311 «Поточні рахунки в національній  валюті»
7.	Зарахування заборгованості за поставлені товари	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	371 «Розрахунки за виданими авансами»
8.	Повернена постачальником сума авансу	311 «Поточні рахунки в національній  валюті»	371 «Розрахунки за виданими авансами»
Розрахунки по відшкодуванню збитків
	а) коли винні особи встановлені
9.	Відображається сума недостачі в  складі витрат звітного періоду	947 «Нестачі і витрати від псування  цінностей»	20 «Виробничі запаси»
10.	Коригується податковий кредит по ПДВ (оскільки запаси не будуть продані чи використані  у виробництві, підприємство втрачає  право на податковий кредит)	949 «Інші витрати операційної діяльності»	641 «Розрахунки по податками»
11.	Сума, яка підлягає відшкодуванню  винною особою	375 «Розрахунки за відшкодування  завданих збитків»	746 «Інші доходи від звичайної  діяльності»
12.	Нарахована сума, яка підлягає сплаті в бюджет	746 «Інші доходи від звичайної  діяльності»	642 «Розрахунки за обов’язковими  платежами»
13.	Отримана сума відшкодування збитків:	301 «Каса в національній валюті»	375 «Розрахунки за відшкодуванням  завданих збитків»
	б) якщо винна особа не встановлена
14.	Відображена недостача у звітному періоді	947 «Нестачі і витрати від псування  цінностей»	20 «Виробничі запаси»
15.	Коригування податкового кредиту  по ПДВ	949 «Інші витрати операційної діяльності»	641 «Розрахунки по податкам»
16.	Відображено на забалансовому рахунку  суму недостачі	072 «Невішкодовані нестачі і витрати  від псування цінностей»

Згідно  з «Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» № 116 розмір збитків від розкрадання, псування, недостачі матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (за вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не менше 50% від їх балансової вартості на час виявлення таких фактів з урахуванням індексу інфляції (який щомісячно визначається Держкомстатом України), відповідного розміру ПДВ і акцизного збору за формулою:

,                           (2)

Де РЗ - розмір збитку;

Бв - балансова  вартість;

А – сума нарахованої амортизації;

Іінф - індекс інфляції;

ПДВ - податок на додану вартість;

Аз - акцизний збір;

К - коефіцієнт, що застосовується до відповідної групи  цінностей.

Довгострокова дебіторська заборгованість, на яку  нараховуються відсотки, оцінюється та відображається в Балансі за її теперішньою вартістю.

Теперішня вартість – дисконтована сума майбутніх  платежів (за вирахуванням суми очікуваного  відшкодування), яка, як очікується, буде отримана для погашення цієї заборгованості[16]. Визначення теперішньої вартості залежить від виду заборгованості та умов її погашення.

Виділяють такі види довгострокової дебіторської заборгованості:

• дебіторська заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду;
• довгострокові векселі одержані;
• інша довгострокова дебіторська заборгованість.

Дебіторська заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду – це сума мінімальних орендних платежів і  негарантованої ліквідаційної вартості за вирахуванням фінансового доходу, що підлягає отриманню (іншими словами, це теперішня вартість сукупної суми мінімальних орендних платежів та негарантованої ліквідаційної вартості). Даний вид дебіторської заборгованості відображається на рахунку 181 “Заборгованість за майно, що передано у фінансову оренду”.

Окремий вид довгострокової дебіторської заборгованості – векселі, одержані у забезпечення довгострокової дебіторської заборгованості, які обліковуються на рахунку 182 “ Довгострокові векселі одержані ”. За дебетом рахунку відображається отримання векселя, за кредитом – отримання коштів у погашення векселів, погашення отриманим векселем кредиторської заборгованості, продаж векселя третій стороні тощо.

Інша  довгострокова дебіторська заборгованість – інші види розрахунків, які не можуть бути віднесені до попередніх видів. Вони обліковуються на рахунку 183 “Інша дебіторська заборгованість”.