Основні задачі та нормативна база організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості

Аналітичний облік довгострокової дебіторської заборгованості ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами  її виникнення й погашення.

 

4. Організація обліку дебіторської заборгованості.

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які повинні бути конкретизовані і представлені у технологічних  та структурних аспектах.

Першим  етапом облікового процесу є первинний  облік. Його зміст становить: первинне спостереження, тобто сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання  у натуральному та вартісному вираженні, фіксація у носіях облікової інформації - документах.

Поточний  облік (реєстрація даних первинного обліку у системі рахунків - в  облікових реєстрах) - це другий етап облікового процесу.

Поточний  облік як частина облікового процесу  зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт  організації. Кожний об'єкт організації  складається з різних видів робіт.

Бухгалтерський  облік не тільки інформує про стан і зміни господарства, його елементи, здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об'єктів господарювання, а й виконує функцію оцінки результативності роботи. Досягають  цього на основі узагальнення даних  на підсумковому етапі. Підсумковий  етап облікового процесу дає змогу  мати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають  балансовим узагальненням. Це заключний  етап облікового процесу, який можна  охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображають результати виробничої й господарської діяльності підприємства за певний період.

Дебіторська заборгованість разом з виробничими  запасами найчастіше складає значну частку в структурі активу балансу  підприємства. Створення великих  обсягів дебіторської заборгованості викликає низьку платоспроможність  підприємства. Для проведення розрахунків  по зобов'язаннях підприємству доводиться перетворювати високо ліквідні активи на грошові кошти, у протилежному випадку йому загрожує банкрутство.

 Основними  завданнями організації обліку  дебіторської заборгованості є:

- зазначення  в Наказі про облікову політику  критеріїв класифікації дебіторської  заборгованості (Додаток 2);

- вибір  методу визначення резерву сумнівних  боргів;

- розробка  графіку документообігу для документів, що підтверджують виникнення  дебіторської заборгованості, та  доведення цієї інформації до  виконавців;

- вибір  облікових регістрів, в яких  відображається дебіторська заборгованість, та доведення цієї інформації  до конкретних виконавців;

- організація  передачі інформації з облікових  регістрів до центральної бухгалтерії  (головному бухгалтеру) для її  відображення в звітності.

Бухгалтерський  облік повинен відображати вжиті  заходи на бухгалтерських рахунках та, відповідно, їх вплив на фінансові  результати діяльності підприємства [18].

Суб'єктами в організації бухгалтерського  обліку дебіторської заборгованості виступають:

– бухгалтери відділу зведеного обліку, які  займаються обліком розрахунків  з різними дебіторами;

– бухгалтери з відділу реалізації, які здійснюють розрахунки по реалізації продукції  в наслідок чого може виникнути дебіторська  заборгованість;

– бухгалтери з відділу складання звітності, які здійснюють відображення дебіторської заборгованості у фінансовій звітності;

– головний бухгалтер, який здійснює контроль за роботою бухгалтерів.

Об'єктом  в організації обліку дебіторської заборгованості виступає обліковий  процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне, технічне забезпечення обліку, тобто система бухгалтерського  обліку дебіторської заборгованості.

Згідно  з Наказом про організацію бухгалтерського обліку підприємство класифікує дебіторську заборгованість відповідно до своїх потреб, і здійснює облік тільки поточної дебіторської заборгованості (Додаток 1). При цьому резерв сумнівних боргів не створюється і вся заборгованість списується на витрати звітного періоду та на позабалансовий рахунок.

На першому  етапі організації обліку дебіторської заборгованості необхідно перш за все  визначитися з документами, які  застосовуються підприємством при  розрахунках з дебіторами, скласти  графік документообігу, визначити строки проведення інвентаризації дебіторської заборгованості, розробка робочого плану  рахунків, оцінка дебіторської заборгованості.

Облік операцій по дебіторській заборгованості здійснюється на підставі господарських договорів  та первинних документів, що засвідчують  факт здійснення господарської операції.

Завдання  організації документування цих  операцій - скласти графік документообігу із зазначенням конкретних виконавців, дат виписки та передачі документів до архіву [19].

Своєчасне оформлення первинних даних документів, передача їх у встановленому порядку  і строки для відображення в бухгалтерському  обліку здійснюється відповідно до затвердженого  на даному підприємстві графіку документообігу.

Графік  документообігу - затверджений порядок  обробки інформації, що зазначена  в первинних документах (Додаток 3, 4). Графік регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів та інших, термін обробки і проходження документів всередині відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Контроль  за дотриманням документообігу здійснює головний бухгалтер. Графіки виправдовують  своє призначення тільки при їх неухильному  виконанні. За дотриманням графіка  повинен здійснюватись поточний контроль. Його результати потрібно враховувати  при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів  та окремих осіб.

 

5. Організація бухгалтерського контролю дебіторської заборгованості.

В сучасних умовах господарювання з урахуванням  існуючих організаційно-правових форм організації підприємницької діяльності, питання організації бухгалтерського  контролю є актуальним. При цьому  дієвість контролю підвищується завдяки  поєднанню різних форм, способів і  прийомів контролю.

Традиційно  серед основних форм контролю виділяють  ревізію, контрольну перевірку, обстеження, інвентаризація, судово-бухгалтерська  експертиза, аудит, аналіз.

Найбільш  досконалим методом бухгалтерського  контролю для підприємств є проведення внутрішніх ревізій.

Ревізія - це форма контролю фінансового-господарської  діяльності підприємств, дотримання законодавства  з фінансових питань, достовірності  обліку і звітності, спосіб документального  виявлення недостач, розтрат, привласнення і розкрадання грошових коштів і  матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань.

Максимальний  ефект в ревізійній діяльності досягається  при правильному її плануванні. План ревізії - це документ, в якому вказується перелік контрольно-ревізійних робіт, які необхідно виконати, кількість  часу, що відводиться для виконання  запланованих контрольних процедур, спосіб ревізії, дата початку і закінчення конкретної роботи та виконавці [18].

Найбільш  досконалим прийомом наступного господарського контролю, який часто застосовується як форма окремого контролю,є проведення інвентаризацій активів і фінансових зобов'язань.

Інвентаризація  як метод наступного господарського контролю є основою внутрішньогосподарського контролю, регламентується діючим законодавством та проводиться незалежно від  проведення ревізії, аудиту, судово-бухгалтерської експертизи.

Робота  підприємств і організацій в  умовах ринкових відносин та конкурентної боротьби зумовлює появу нової форми  незалежного контролю - аудиту.

Відомий автор книги „Основи аудиту”  Р. Адамс дав класичне визначення суті аудиту, за яким аудит - це процес, за допомогою якого компетентний незалежний працівник нагромаджує  й оцінює свідчення про інформацію, яка піддається кількісній оцінці і  стосується специфічної господарської  системи, з тим щоб визначити  і виразити у своєму висновку ступінь  відповідності цієї інформації установленим стандартам.

Сутність  аудиту полягає у перевірці бухгалтерської звітності, обліку, первинних бухгалтерських документів та іншої інформації, що стосується фінансово-господарської  діяльності суб'єктів господарювання з метою встановлення незалежної думки аудитора про її достовірність  в усіх суттєвих аспектах і відповідність  вимогам законів України та національним положенням (стандартам) бухгалтерського  обліку або іншим правилам згідно з вимогами її користувачів.

Одним з  найважливіших показників, які характеризують фінансовий стан підприємства, є стан розрахунків з дебіторами і кредиторами. Положенням (стандартом) бухгалтерського  обліку №10 „Дебіторська заборгованість”, затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 237 від 8.10. 1999 р., визначаються методологічні основи формування бухгалтерського обліку і розкриття у фінансовій звітності  підприємствами, установами, організаціями  та іншими юридичними особами незалежно  від форм власності (крім бюджетних  організацій) інформації про дебіторську  заборгованість, яку аудитор повинен  використати у своїй роботі.

Перш  ніж здійснювати контроль на підприємстві необхідно розробити програму даної перевірки.

Завдання  контролю дебіторської заборгованості :

1) установлення  реальності дебіторської заборгованості  та простроченої заборгованості (за якою минув строк позовної  давності);

2) перевірка  правильності списання заборгованості, строк позовної давності якої  минув;

3) перевірка  достовірності відображення в  обліку дебіторської заборгованості залежно від прийнятого методу визначення реалізації;

4) перевірка  правильності та обґрунтованості  списання заборгованості;

5) дослідження  правильності оформлення і відображення  в обліку заборгованості за  виданими авансами, пред'явленими  претензіями.

Одним із найбільших проблемних питань сьогодення є визначення впливу дебіторської заборгованості на кінцевий фінансовий результат діяльності підприємства, так як це поняття  тісно пов'язане з валовими витратами  та податковими зобов'язаннями, які  здійснюють суттєвий вплив на формування доходу підприємства. Різні підходи  до визначення самої дебіторської заборгованості, її видів та складу займають важливе  місце в системі аудиту діяльності підприємств.

На будь-якому  підприємстві створюється система  внутрішнього контролю для виконання  поставлених перед нею завдань. Систему внутрішнього контролю можна  визначити як політику і процедури  підприємства, спрямовані на попередження, виявлення і виправлення суттєвих помилок та відхилень від норм, які можуть з'явитись у фінансових звітах. При цьому основоположні  концепції аудиту передбачають, що саме адміністрація, а не аудитор  повинна встановити належну систему  контролю і забезпечити її функціонування. Це відповідає загальному концептуальному  підходу, згідно з яким адміністрація, а не аудитор несе відповідальність за підготовку фінансової звітності  відповідно до прийнятих бухгалтерських принципів. У зв'язку з цим адміністрація  підприємства повинна розробити  таку систему внутрішнього контролю, яка б могла забезпечити достатню упевненість у тому, що фінансова  звітність представлена об'єктивно.

Система бухгалтерського обліку - це заходи і записи підприємства, з допомогою  яких бухгалтерські операції оформлюються в реєстрах бухгалтерського обліку. Така система збирає, аналізує, класифікує, записує, підсумовує і надає інформацію про операції [26].

Людина, яка здійснює контроль повинен орієнтуватися  в системах бухгалтерського обліку настільки, щоб визначити і зрозуміти:

а) основні  класи операцій, що здійснюються суб'єктом  господарювання;

б) санкціонування таких операцій;

в) суттєві  облікові записи, підтвердні документи  і рахунки у фінансових звітах;

г) процес ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності - від ініціювання суттєвих операцій (та інших подій) до їх внесення до фінансових звітів.

Система внутрішнього контролю - це всі внутрішні  правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом для забезпечення стабільного  й ефективного функціонування підприємства, дотримання внутрішньої господарської  політики, збереження та раціонального  використання активів, точності і повноти  бухгалтерських записів, своєчасної підготовки фінансової інформації, запобігання  фальсифікаціям.