Особенности учета расчетов наличными денежными средствами

├─────┼──┼───────┼─────────┼───────┼─────────┼─────┼──┤  │и│__________________________________

│ 50-1│  │       │    51   │       │90 000-00│     │  │  │н│                           00

└─────┴──┴───────┴─────────┴───────┴─────────┴─────┴──┘  │и│____________________ руб. --- коп.

           через  Сизова О.П. из банка по чеку  АЛ 1231231 │я│В том числе ______________________

Принято от --------------------------------------------- │ │ 01       03

           хозяйственные  расходы                         │ │"--" ------------ 2011 г.

Основание: -------------------------------------------- │ │      место штампа

      Девяносто тысяч                                    │ │

Сумма -------------------------------------------------  │о│Главный бухгалтер ________________

                         прописью          00            │т│                      подпись

_______________________________ руб. ------------- коп.  │р│           Иванова И.И.

В том числе ___________________________________________  │е│----------------------------------

Приложение ____________________________________________  │з│       расшифровка подписи

                                       Иванова И.И.      │а│

Главный бухгалтер ______________  ---------------------  │ │Кассир ___________________________

                      подпись      расшифровка  подписи   │ │                подпись

                                       Смирнов П.Н.      │ │           Смирнов П.Н.

Получил кассир    ______________  ---------------------  │ │----------------------------------

                      подпись      расшифровка  подписи   │ │       расшифровка подписи

Рис. 7. Образец приходного кассового ордера

 

4. Затем денежные средства выдаются  из кассы под отчет на приобретение подарков. Для этого оформляется расходный кассовый ордер (рисунок 8).

 

                                ┌─────────┬───────────┐

                                │  Номер  │   Дата    │

                                │документа│составления│

                                ├─────────┼───────────┤

    РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР    │   201   │ 01.03.2011│

                                └─────────┴───────────┘

 

Дебет					Сумма,   руб. коп.	Код    целе-  вого   наз-   наче-  ния
	код      струк-   турного  подраз-  деления	коррес-    понди-     рую-       щий счет,  субсчет	код      ана-     лити-    ческого  учета	Кредит
		71		50-1	90 000-00

 

       Сизову Олегу  Петровичу

Выдать -----------------------------------------------------------

                         фамилия, имя, отчество

           под  отчет на хозрасходы

Основание: -------------------------------------------------------

      Девяносто тысяч

Сумма ------------------------------------------------------------

                               прописью

                                                      00

__________________________________________ руб. ------------- коп.

Приложение _______________________________________________________

                         генеральный  Никишкин

                           директор     М.И.

Руководитель организации ----------- --------- ___________________

                          должность    подпись расшифровка подписи

                                       Иванова И.И.

Главный бухгалтер ______________  ---------------------

                      подпись      расшифровка  подписи

        Девяносто  тысяч

Получил ----------------------------------------------------------

                           сумма прописью

                                                      00

__________________________________________ руб. ------------- коп.

 

"__" ____________    г.                        Подпись __________

 

   паспорту

По ---------------------------------------------------------------

         наименование, номер, дата и место выдачи  документа,

__________________________________________________________________

               удостоверяющего личность получателя

 

                                   Смирнов П.Н.

Выдал кассир  ______________  ---------------------

                  подпись      расшифровка  подписи

 

Рис. 8. Образец расходного кассового ордера

Наличные деньги и денежные документы  хранятся в кассе - специально оборудованном  помещении организации или сейфе.

Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила: соблюдение лимита остатка кассы; использование наличной выручки; соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами; применение контрольно-кассовой техники (не для всех).

2.2 Учет расходов с подотчетными  лицами на конкретном примере

 

При выдаче денежных средств из кассы  подотчетным лицам возникает  вопрос о том, необходимо ли придерживаться установленного лимита.

Ответ положительный, так как подотчетные  лица производят расчеты наличными  от имени работодателя и на основании его доверенности.

Пример 3. ООО "Калинка", применяющее  УСН, заключило договоры купли-продажи  с ОАО "Малинка" на сумму 96 000 руб. и с ИП Г.А. Строевым на сумму 67 000 руб.

Денежные средства для расчетов с контрагентами выданы 16 февраля 2011 г. менеджеру ООО "Калинка" А.С. Матюшечкину под отчет, который в тот же день передал их поставщикам.

Подотчетное лицо А.С. Матюшечкин действовал от имени ООО "Калинка", следовательно, расчеты производились между  двумя юридическими лицами, а также  между организацией и предпринимателем. Поэтому ООО "Калинка" в обоих случаях должно соблюдать предельный размер расчета наличными деньгами - 100 000 руб. на одну сделку. Платежи по каждой сделке меньше 100 000 руб., следовательно, нарушений законодательства в данном случае нет.

Нет необходимости соблюдать лимит  в том случае, если договор заключен от имени организации или индивидуального  предпринимателя с физическим лицом, которое в качестве индивидуального  предпринимателя не зарегистрировано.

Случаи возникновения административной ответственности за нарушения порядка ведения кассовых операций представлены на рисунке 9.

 

                     ┌────────────────────────────────────────────┐

┌────────────────────┤      Статьей 15.1 КоАП РФ установлена      │

│ ┌──────────────────┤    административная ответственность  за:    │

│ │                  └────────────────────────────────────────────┘

│ │      ------------------------------------------------------------------

│ └───\ /        расчеты  наличными деньгами с другими  организациями       /

└─────//                   сверх установленного лимита                   /

      ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────

      │  ------------------------------------------------------------------

      │ /         неоприходование (неполное оприходование)  в кассу        /

      │/                       денежной наличности                       /

      ├──────────────────────────────────────────────────────────────────

      │  ------------------------------------------------------------------

      │ /         несоблюдение порядка хранения  свободных наличных        /

      │/                              денег                              /

      ├──────────────────────────────────────────────────────────────────

      │  ------------------------------------------------------------------

      │ /             накопление в кассе наличных  денег сверх             /

      │/                      установленного лимита                      /

      └──────────────────────────────────────────────────────────────────

Рис. 9. Случаи возникновения административной ответственности

за нарушения порядка ведения кассовых операций

 

Штраф за нарушения Порядка ведения кассовых операций с должностных лиц и индивидуальных предпринимателей составляет от 4000 до 5000 руб., с организаций - от 40 000 до 50 000 руб.

Приведенный перечень правонарушений является закрытым.

В ст. 15.1 КоАП РФ не предусмотрена ответственность за расходование наличной выручки из кассы на цели, не содержащиеся в п. 7 Порядка ведения кассовых операций и п. 2 Указания.

Однако за такое правонарушение налоговые органы могут наложить штраф, так как свободные деньги необходимо хранить в банке (п. 6 Порядка ведения кассовых операций).

Так как предприятие не вправе расходовать  наличность на любые нужды, то налоговые органы и кредитные организации придерживаются мнения, что если налогоплательщик израсходовал выручку по своему усмотрению на цели, которые не оговорены законодательством, то он нарушил правила хранения наличности.

Статья 15.1 КоАП РФ устанавливает ответственность за несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег.

Нередко налоговые органы складывают остаток в кассе и сумму выручки, потраченную на цели, не оговоренные с обслуживающим банком. И если результат превышает установленный лимит остатка в кассе, то налогоплательщика привлекают к ответственности по той же ст. 15.1 КоАП РФ, но уже за накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита.

 

Учет расчетов с сотрудником, которому выданы денежные средства под отчет, осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета). По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные под отчет, а по кредиту - израсходованные подотчетным лицом суммы либо возвращенные им. Сумма задолженности работника по возврату неизрасходованного аванса, удерживаемая из заработной платы работника на основании решения руководителя организации, списывается со счета 71 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Дебиторская задолженность сотрудника организации списывается после  утверждения авансового отчета.

Подотчетные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений, кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, так как работник должен представить авансовый отчет.

Если же имеет место невозврат  выданных подотчетных сумм, то в  силу положения ст. 15 ТК РФ, согласно которому под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, предусмотренной трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором, можно предположить, что указанные суммы должны облагаться страховыми взносами. Однако уточним, что официальных разъяснений по этому вопросу в настоящее время нет.

Вместе с тем следует учитывать, что нормы, установленные законодательством  РФ при непредставлении документов, в настоящее время предусмотрены  только в отношении расходов, связанных  со служебными командировками, финансируемых  за счет средств федерального бюджета (Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих" и Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета").

Кроме этого, в ст. 168 ТК РФ указано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, то есть не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.

Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В заключение рассмотрим пример выдачи аванса для направления сотрудника в командировку.

Пример 4. Подотчетное лицо направлено в командировку в пределах РФ на 5 дн. При этом приобретены электронные  билеты стоимостью 1770 руб. каждый, в том числе НДС - 270 руб. К авансовому отчету приложены чек электронного терминала об оплате билетов, распечатка электронных билетов со штрихкодом. Проживание было предоставлено бесплатно. Целью направления в командировку является заключение договора.