Особенности учета расчетов наличными денежными средствами

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных  денег за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги за расчетный  период в рублях (юридическое  лицо, в состав которого входят  обособленные подразделения, определяет  объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги обособленными подразделениями);

Р - расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица, индивидуального предпринимателя);

- период времени между  днями сдачи в банк юридическим  лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - четырнадцати рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Например, при сдаче наличных денег  в банк один раз в три дня  равен трем рабочим дням. При определении могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

Приход наличных денег в кассу  отражают по дебету счета 50 "Касса" на основании приходного кассового ордера.

Деньги, снятые с расчетного счета, должны быть оприходованы проводкой:

Дебет 50 Кредит 51

- поступили с расчетного счета  денежные средства в кассу  организации.

Расход наличных из кассы отражают по кредиту счета 50. Операции по расходованию денежных средств отражают записью:

Дебет 70 (71...) Кредит 50

- выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы и т.д.).

Главное, чтобы это было закреплено во внутреннем распорядительном документе, а прописанный в нем лимит остатка кассы соблюдался. Кстати, за рубежом компании более свободны в наличном денежном обращении, но стараются все же избегать наличных расчетов, храня в кассе только небольшую сумму денег на мелкие нужды. Все остальные расчеты производятся с использованием либо банковских счетов компании, либо депозитных (кредитных) карт сотрудников компании.

Однако в российской действительности исключить наличное денежное обращение невозможно, что бы ни говорили ведущие менеджеры кредитных организаций, заинтересованных в проведении как можно большего количества расчетов. Деньги транспортного предприятия, пусть и находящиеся на расчетном счете, - это его собственность, и банки не вправе указывать собственнику, как распоряжаться своим имуществом.

1.3 Особенности расчетов с подотчетными  лицами денежными средствами

 

В первую очередь напомним стандартную  процедуру, когда денежные средства выдаются под отчет из кассы организации, при этом работодатель сам решает, какая сумма необходима для выдачи, и снимает ее с расчетного счета (п. 10 Порядка ведения кассовых операций). Однако существуют и другие способы выдачи работодателем денежных средств под отчет.

Выдача  денег из кассы путем использования  остатка денежных средств от наличной выручки. Согласно п. 7 Порядка ведения кассовых операций предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, а также на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. То есть расходы на хозяйственные и командировочные нужды в названном пункте не предусмотрены⁶. Однако п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У дополнил этот перечень. В соответствии с нормой абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии:

- на выплату  заработной платы;

- на иные  выплаты работникам (в том числе  социального характера);

- на стипендии;

- на командировочные  расходы;

- на оплату  товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

- на возврат  наличных денег за возвращенные  товары, невыполненные работы, неоказанные  услуги, оплаченные ранее за наличный  расчет;

- на выплату  страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Наличные  деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями  от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству РФ, не могут расходоваться на цели, указанные в абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

В учреждение банка следует ежегодно представлять расчет на установление предприятию  лимита остатка кассы и разрешение на расходование наличных денег из выручки, которая будет поступать в его кассу на следующий год.

Несогласование  целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки  является нарушением Порядка ведения кассовых операций и, соответственно, работы с наличными деньгами. Статья 15.1 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в виде административного штрафа для должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

В новом Положении о порядке ведения кассовых операций нет нормы о том, что передача подотчетных сумм одним лицом (работником) другому подотчетному лицу (тоже работнику) не допускается. Однако сохранено требование о выдаче денежной наличности подотчетному лицу при условии, что он полностью отчитался по ранее выданному авансу (представил подтверждающие оплату документы либо вернул остаток средств в кассу).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под  отчет, или дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или  бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. В соответствующей норме больше нет привязки к командировкам, со дня возвращения из которых работники должны были представить в бухгалтерию авансовый отчет. Подотчетные суммы могут выдаваться и на командировки, и на служебные поездки (особенно водителям междугородных и международных маршрутов транспортных предприятий), поэтому независимо от того, куда отправлен сотрудник, по возвращении он обязан отчитаться об осуществленных им расходах.

В Положении о порядке ведения  кассовых операций появилась новая  норма, согласно которой для выдачи денег на расходы подотчетному лицу расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме денег и сроке, на который выдаются наличность, подпись руководителя и дату. Нельзя не отметить и другое новшество: проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, утверждение авансового отчета руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем. Ранее перечисленные операции не были четко регламентированы на законодательном уровне, но опытные бухгалтеры не пускали эти вопрос на самотек и устанавливали порядок выдачи денег в подотчет и сроки обработки авансовых отчетов внутренним документом либо закрепляли их в графике документооборота. Сейчас об этом нужно позаботиться не по собственной инициативе, а в силу требований законодательства.

 

2. Практические основы учета  расчетов наличными денежными  средствами

2.1 Учет расчетов наличными денежными  средствами при ведении кассовых  операций

 

Рассмотрим на конкретных примерах порядок расчетов наличными денежными средствами.

Пример 1. 14.02.2011 между ИП "Сидоров" и ИП "Иванов" производились расчеты наличными  по трем договорам, каждый из которых  заключен на суммы 55 000 руб., 40 000 руб. и 60 000 руб. Общая сумма расчетов по всем договорам составила 150 000 руб.

В данном случае нарушения порядка ведения кассовых операций нет, так как ограничение  должно соблюдаться по каждому договору (данное требование выполняется - платеж по одной сделке не превышает 100 000 руб.).

Согласно  п. 7 Порядка ведения кассовых операций организация по согласованию с обслуживающим банком может расходовать наличную выручку, поступающую в кассу, на оплату труда, социально-трудовые выплаты, закупку сельскохозяйственной продукции, тары и вещей, скупаемых у населения. Запрещается накапливать в кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов. В преддверии праздников организации закупают подарки для сотрудников. Для того чтобы использовать на эти цели денежные средства из кассы, необходимо выполнить следующие действия: сдать наличную выручку в банк; снять с расчетного счета необходимую сумму на хозяйственные нужды по чеку; оприходовать деньги в кассу; выдать денежную наличность под отчет.

Пример 2. Руководство  ЗАО "Милана", применяющего упрощенную систему налогообложения, решило приобрести 100 косметических наборов для  вручения их сотрудницам на празднование Международного женского дня. Стоимость  каждого набора составляет 900 руб. (без НДС). Общая сумма расходов на приобретение подарков составляет 90 000 руб. (900 руб. x 100 шт.).

В данном случае ЗАО "Милана" не вправе выдать деньги под отчет из кассы для совершения покупки из наличной выручки, так  как в перечне целей, определенных в п. 7 Порядка ведения кассовых операций и п. 2 Указания, отсутствует покупка подарков к праздникам. ЗАО "Милана" следует выполнить ряд операций.

1. Сдать  наличную выручку в банк. Для  этого необходимо оформить  объявление на взнос наличными (рисунок 3).

 

                                                      ┌───────────────────┐

Объявление  на взнос наличными                         │     Код формы     │

                           ┌────────┐                 │ документа по ОКУД │

       ОБЪЯВЛЕНИЕ        N │   111  │                 ├───────────────────┤

                           └────────┘                 │      0402001      │

28    февраля    11

"--" ---------- 20-- года

                                       ДЕБЕТ

                            ┌─────────────────────────┬───────────────────┐

 От  кого ЗАО "Милана"       │счет N                   │                   │

----------------------------┴─────────────────────────┤                   │

                                       КРЕДИТ         │     90 000-00     │

────────────────────────────┬─────────────────────────┤                   │

 Получатель  ЗАО "Милана"    │счет  N                   │   Сумма цифрами   │

----------------------------┴─────────────────────────┼───────────────────┤

                      7717027908         671010011    │    в том числе    │

_________________ ИНН -------------- КПП -------------│    по символам:   │

          40702810500005042124             77401000000│                   │

 р/счет N -------------------------- ОКАТО -----------│                   │

 Наименование банка-вносителя                         ├─────────┬─────────┤

------------------------------------------------------│ символ  │ сумма │

     АКБ "Капиталъ"          044585374                ├─────────┼─────────┤

------------------------ БИК -------------------------│         │         │

                                                      ├─────────┼─────────┤

 Наименование  банка-получателя                        │         │         │

------------------------------------------------------├─────────┼─────────┤

     АКБ "Капиталъ"          044585374                │         │         │

------------------------ БИК -------------------------│         │         │

                                                      ├─────────┼─────────┤

 Сумма  прописью                                       │         │         │

------------------------------------------------------└─────────┴─────────┘

                    Девяносто тысяч                             00

------------------------------------------------------ руб. ---------- коп.