Особенности учёта кассовых операций ( на примере предприятия ООО «Империя Балт» )

6. Поступление в кассу  процентов по векселям, дивидендов  по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях: Дебет 50 Кредит 80 «Прибыли и убытки».

7. Получены наличными  краткосрочные и долгосрочные  кредиты банков: Дебет 50 «Касса»  Кредит 90 «Краткосрочные кредиты  банков», 92 «Долгосрочные кредиты  банков», 93 «Кредиты банков для работников».

8. Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования: Дебет 50 «Касса» Кредит 94 «Краткосрочные займы», 95 «Долгосрочные займы», 96 «Целевые финансирование и поступления».

Выбытие наличных денег  оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Оплачены из кассы  расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, МБП, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов: Дебет 07 «Оборудование к установке», 08 «Капитальные вложения», 10 «Материалы», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 41 «Товары», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственный расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 31 «Расходы будущих периодов», 43 «Коммерческие расходы», 46 «Реализация продукции», 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств», 48 «Реализация прочих активов» Кредит 50

2. Сданы в кассу  денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета: Дебет 51 «Расчетный счет»,52 «Валютный счет» Кредит 50 «Касса»

3. Оплачены наличными  краткосрочные и долгосрочные  финансовые вложения, задолженность поставщикам и по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды: Дебет 58 «Краткосрочные финансовые вложения»,06 «Долгосрочные финансовые вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,64 «Расчеты по авансам выданным»,67 «Расчеты по внебюджетным фондам»,68 «Расчеты с бюджетом», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» Кредит 50 «Касса»

4. Выданы из кассы  заработная плата, подотчетные  суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,71 «Расчеты с подотчетными лицами»,73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,75 «Расчеты с учредителями»,76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» Кредит 50 «Касса»

5. Выданы из кассы  наличные средства дочерним организациям  и подразделениям организации: Дебет 78 «Расчеты в дочерними предприятиями»,79 «Внутрихозяйственные расчеты» Кредит 50 «Касса»

6. Оплачены из кассы  некомпенсируемые расходы, связанные  со стихийными бедствиями: Дебет 80 «Прибыли и убытки» Кредит 50 «Касса»

7. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты: Дебет 88 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 50

8. Погашена задолженность  по кредитам и заемным обязательствам  наличными: Дебет 90 «Краткосрочные кредиты банков»,92 «Долгосрочные кредиты банков»,93 «Кредиты банков для работников»,94 «Краткосрочные займы»,95 «Долгосрочные займы» Кредит 50 «Касса»

9. Оплачены из кассы  расходы, осуществляемые за счет  средств целевого назначения: Дебет 96 «Целевые финансирование и поступления» Кредит 50 «Касса».

Отражение инвентаризации денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Обнаружены излишки  денежных средств: Дебет счета  50 «Касса» Кредит счета 80 «Прибыли и убытки»

2. Обнаруженные в результате  инвентаризации недостачи взыскиваются с кассиров: Списание недостающих денег в кассе: Дебет счета 84 «Недостач и потерь от порчи ценностей» Кредит счета 50 Предъявление иска кассиру: Дебет счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям» (субсчет 3 «Расчетов по возмещению материального ущерба») Кредит счета 84

3. По мере взноса  кассира в возмещении недостач  делаются записи: Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетного счета», 70 «Расчетов с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73 «Расчетов с персоналом по прочим операциям».

1.3  Хранение денежных средств, кассовая дисциплина, ревизия.

Регламентация кассовой дисциплины для работников бухгалтерии  и всех сотрудников, получающих деньги по разовым документам, в том числе под отчет, указана в нормах действующего законодательства, а именно в «Порядке ведения кассовых операций в РФ», и в дополнительном обосновании не нуждается. Финансовому директору и главному бухгалтеру необходимо наладить строгий контроль за исполнением установленных процедур с учетом локальных изменений.

В рамках условий предотвращения потерь более критичной является регламентация кассовой дисциплины при работе на ККМ (контрольно-кассовом оборудовании, ККО), особенно в части ограничений и запрещений.

Частично требования содержатся в Типовых правилах эксплуатации ККМ (п. 4. 7) и должны быть внесены в должностные инструкции кассиров ККМ. Этими правилами кассирам запрещается:

• работать без контрольной  ленты или склеивать ее в местах обрыва; 
 •  допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме директора предприятия, его заместителя, бухгалтера, старшего кассира и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;

• покидать кассовую кабину без уведомления администрации  и, не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;

•самостоятельно вносить  изменения в программу работы кассового терминала (для чего последний должен иметь защиту от несанкционированного доступа);

• иметь в кассе  личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме денег, выданных перед началом работы).

Кроме того, необходимо в  обязательном порядке гасить чеки. Для повышения ответственности за нарушения кассовой дисциплины, установления отличий несанкционированных (незаконных) операций от ошибок и обеспечения сохранности денежных средств могут (должны) устанавливаться внутрифирменные ограничения, которыми кассирам также запрещается;

• выключать питание  элементов оборудования кассовой кабины во время проведения операций. При приеме рабочего места в начале дня кассир обязан убедиться в том, что конструктивные элементы оборудования расположены таким образом, что их невозможно привести в действие случайно;

• осуществлять самостоятельно операции, требующие участия старшего кассира или администратора (отмена (аннулирование) чека, проведение возврата, изменение скидки и т. д.);

• применять кассиром атрибуты старшего кассира (ключи или пароли). В случае если эти атрибуты переданы кассиру старшим кассиром в нарушение установленных правил, ответственность несет также старший кассир (иное должностное лицо, виновное в этом);

• иметь на рабочем  месте посторонние предметы, кроме утвержденного перечня;

• обслуживать родственников  и знакомых, в данном случае кассиру  следует корректно и вежливо попросить их перейти в другую кассу;

• не выдавать покупателям  чеки;

• вводить покупателей  в заблуждение относительно цены, суммы, веса и количества товаров, размера сдачи и других параметров сделки;

• отменять товарные позиции  в чеке без наличия на то законных оснований, в том числе путем  использования функции «исправление»;

• покидать и отсутствовать  на рабочем месте без уважительной причины и без разрешения; 
 • не закрывать денежный ящик после осуществления каждой сделки;

• самостоятельно без  разрешения старшего кассира пересчитывать  деньги в кассе;

• самостоятельно без  сопровождения сотрудника СБ перемещать деньги в главную кассу, а также нарушать другие правила проведения инкассации;

• халатно относиться к приспособлениям для подачи тревожных сигналов в случае попытки  ограбления, находящимся в кассовой кабине, при нарушении исправности  немедленно докладывать старшему кассиру;

• предоставлять покупателю или сотруднику скидку, большую, чем положено, в том числе путем незаконного использования дисконтных карт;

• нарушать установленный  порядок проведения возврата и обмена некачественного товара;

• нарушать установленный  порядок продажи товара сотрудникам;

• нарушать установленный  порядок предъявления наличных денежных средств при приходе и уходе  с работы;

• систематически превышать  установленный на торговом предприятии  допустимый лимит расхождений по кассе.

По общему правилу  нарушение указанных норм кассовой дисциплины невозможно без осознанных действий со стороны кассира, что должно свидетельствовать об умышленном, а не ошибочном нанесении ущерба магазину. Факт выявления любого из нарушений должен приводить к ревизии наличных денежных средств, то есть к тому, что обычно называется контрольным снятием кассы.

Согласно Порядку ведения  кассовых операций контроль за ними ведут  банки    (п. 41 Порядка). Однако его  сотрудники не могут составлять протоколы  о нарушениях — таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).

Следует отметить, что  сотрудники милиции тоже имеют право  прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).

Существуют так называемые «Единые требования по технической  укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:

- помещение кассы  должно быть изолированным;

- кассу следует располагать  на промежуточных этажах (если  здание многоэтажное);

- касса должна закрываться  на две двери: «...внешнюю, открывающуюся  наружу, и внутреннюю, изготовленную  в виде стальной решетки, открывающейся  в сторону внутреннего расположения кассы»;

- необходимо оборудовать  специальное окошко для выдачи  денег; 

- помещение должно  располагать сейфом или металлическим  шкафом для хранения денег, «...в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами»;

- необходимое условие  — наличие огнетушителей. 

Как видно из этого  списка, найти нарушения в порядке  хранения денег несложно. Поэтому  шансы на то, что посещение фирмы  сотрудниками милиции приведет к  штрафу, очень высоки.

Правила в полном объеме доводятся под роспись до вновь принятых на работу кассиров ККМ при инструктаже в СБ, а также старшим кассиром при выходе нового кассира на первую смену. Напоминание о соблюдении правил производится старшим кассиром в начале каждого рабочего дня.

Разумеется, знание всех этих правил обязательно также для  лиц, в обязанности которых входит выявление и фиксация нарушений кассовой дисциплины, а именно для сотрудников СБ и руководящего персонала магазина.

Текущий контроль за исполнением  правил возлагается на сотрудников СБ. Персональный контроль за квалификацией кассиров, осуществлением кассовых операций, нарушениями и ошибками со стороны кассиров возлагается на старших кассиров магазинов, которые несут ответственность за правильность действий подчиненных и сокрытие допущенных ими нарушений, что также, к сожалению, не является редкостью.

Любое нарушение при  осуществлении кассовых операций немедленно после разбирательства фиксируется сотрудником СБ, как правило, в журнале контроля кассовой дисциплины. Любая операция, требующая участия старшего кассира (менеджера), в том числе «зависание» кассы и пр., также фиксируется в журнале контроля кассовой дисциплины, а возвраты от покупателей — в отдельном журнале учета возвратов. Также в журнале контроля фиксируются результаты всех снятий касс. Контроль ведения журналов и анализ их содержания по каждому кассовому работнику возлагаются непосредственно на менеджера СБ. Ведение журналов возможно также в электронном виде, если программный кассовый модуль имеет подобные функции.

Фирма может хранить  деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк. Причем согласно Положению о правилах организации  наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П (далее — Положение № 14-П) лимит кассы необходимо согласовывать с банком ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то «лишние» деньги фирма обязана сдать в банк.

Сверх установленного лимита фирма может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги были получены в банке (п. 2.6. Положения № 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). Фирмы не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, если к вам поступила наличная выручка, и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк — даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.