Пути совершенствования ревизии производственных запасов организации

12) Инструкция по бухгалтерскому  учету «Доходы организации» утверждена  постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 декабря 2003г. №181, от 31.03.2008г. №49 .

В ней определены правила организации и ведения бухгалтерского учета доходов для коммерческих и некоммерческих организаций.

13) Инструкция по бухгалтерскому  учету «Расходы организации». Утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 декабря 2003г. №182,от 16.04.2008г. №65.

 В ней определены  правила организации и ведения  бухгалтерского учета расходов  для коммерческих и некоммерческих  организаций.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что Нормативно правовая база учета движения материальных запасов изложена по меньшей мере в десятке законодательных документов: законы, положения, постановления, инструкции, указания, и рекомендации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РЕВИЗИИ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Для большинства работников бухгалтерских служб предприятий, учреждений и организаций подготовка к составлению годового отчета начинается с проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и обязательств.

Инвентаризация (Приложение Г – Приказ о проведении инвентаризации) представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств ОАО Управление механизации №88  с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции учета, позволяя выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества (активов).

Методическую базу проведения инвентаризации в ОАО Управление механизации №88 регламентируют:

- Закон Республики Беларусь  от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в редакции Закона Республики Беларусь от 29.12.2006г. № 188-З);

- Методические указания  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденные  Министерством финансов Республики  Беларусь от 05.12.1995 № 54;

- Разъяснение к Методическим  указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь 5 декабря 1995 года № 54 , утвержденное приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 18.05.1999 № 126.

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии.

Различают два вида проверок - натуральную и документальную.

Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера.

Натуральной проверке в ОАО Управление механизации №88 подвергаются:

- основные средства;

- материально-производственные  запасы (Приложение Д – Карточка счета Материалы);

- денежные средства;

- бланки документов строгой  отчетности (Приложение Е – Карточка по субконто Бланки ТТН-1).

При документальной проверке наличие в ОАО Управление механизации №88 имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности (Приложение Ж, З) и т.п.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами - договорами, актами, накладными, счетами.

В составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую, или книжную, проверку, которая представляет собой сопоставление записей в регистрах бухгалтерского учета (например, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).

Безусловно, каждый из указанных видов проверки в отдельности не достаточен для проведения инвентаризации даже при проверке остатков даже по одному счету бухгалтерского учета.

Например, при инвентаризации остатков ценностей ОАО Управление механизации №88, учитываемых на счете 10 «Материалы» (Приложение Д), проводят и натуральную проверку имеющихся в наличии запасов, и документальную проверку материалов, переданных в переработку сторонней организации.

Обязательная ежегодная инвентаризация должна охватывать все без исключения виды имущества и обязательств.

Нормативными актами предусмотрен специальный порядок ее проведения; по результатам инвентаризации уточняют данные бухгалтерского учета. Поэтому обязательную ежегодную инвентаризацию нельзя заменить какими-либо внешне схожими процедурами – внутренней ревизией или внешней ревизией финансово-хозяйственной деятельности, хотя при незначительном объеме имущества и обязательств у организации обязанности инвентаризационной комиссии могут быть возложены на комиссию ревизионную.

Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств организации, как правило, должна быть начата не ранее 1 октября отчетного года и закончена до его завершения - не позднее 31 декабря. Дата ее начала и завершения устанавливается приказом руководителя организации. Ответственной за проведение инвентаризации является постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При значительном объеме имущества и обязательств по приказу руководителя организации могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Их также целесообразно создавать, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или ведет деятельность на обширной территории.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает приказом (распоряжением) руководитель организации ОАО Управление механизации №88, о чем в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (Приложение Г) делается отметка.

В нормативных документах нет прямого запрета на включение в состав комиссий представителей сторонних  организаций для формирования экономически обоснованных и достоверных результатов инвентаризации.

Приказ руководителя ОАО Управление механизации №88 может предусматривать приложение, содержащее план проведения инвентаризации, который:

- определяет сроки окончания  инвентаризации отдельных объектов;

- продолжительность каждого  этапа;

- разграничивает обязанности между рабочими комиссиями.

Обязательная ежегодная инвентаризация включает несколько этапов. На подготовительном этапе материально ответственные лица передают комиссии приходные и расходные документы по отчетам (реестрам), которые служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками указанных лиц, а также держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Организационно-методическая подготовка к проведению инвентаризации заключается в разработке внутренних нормативных документов - инструкций, правил и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе.

Инструкции могут содержать:

- конкретные методики  проведения инвентаризации, описание  действий членов рабочих комиссий  при проверке наличия и состояния  отдельных объектов;

- порядок получения подтверждений  учетных данных контрагентами-поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др.);

- порядок урегулирования  претензий к работе инвентаризационных  комиссий;

- типовые формы первичных  учетных документов для оформления  результатов инвентаризации, разработанные  организацией самостоятельно.

Натуральная и документальная проверки фактического наличия имущества и обязательств (второй этап инвентаризации) проводятся комиссией по инвентаризации коллегиально. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Первичным документом при проведении инвентаризации является инвентаризационная опись. Результаты проведения инвентаризации отражаются в акте инвентаризации.

Типовые формы описей (актов) инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассе, расходов будущих периодов и ряда других объектов.

В соответствии со ст.9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование (акт, опись), дату  и место составления документа;

- измерение и оценку  имущества в натуральных (если  это возможно), количественных и денежных показателях;

- подписи и фамилии  членов комиссии и ответственных  должностных (материально ответственных) лиц, удостоверяющих правильность  оформления результатов проведенной  инвентаризации.

В описях (актах) не допускается оставлять незаконченные строки. В конце описи материально ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, а также отсутствие претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Натуральная и документальная проверки при обязательной ежегодной инвентаризации проводятся, как правило, сплошным методом.

Этот процесс достаточно трудоемок, но законодательством Республики Беларусь не запрещено применять упрощенные способы инвентаризации.

Например, возможна выборочная инвентаризация материальных ценностей, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщиков.

Таксировочный этап заключается во внесении в описи (акты) денежных оценок имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета. На этом этапе не учитываются изменения стоимостных оценок, вызванные изменением физических, функциональных и иных свойств объектов инвентаризации.

Сравнительно-аналитический этап инвентаризации позволяет подтвердить существующие оценки отдельных видов имущества и обязательств. На этом этапе в первую очередь выявляются расхождения между значениями показателей по данным учета и фактическими их значениями, подтвержденными в ходе инвентаризации. Рассчитанные отклонения фиксируются непосредственно в актах инвентаризации либо при подведении итогов натуральной проверки в сличительных ведомостях.

Корректировка оценок объектов учета возможна в случаях:

- изменения государственных  регулируемых цен, когда оценка  осуществляется по этим ценам (например, при установлении новых расчетных и отпускных цен на драгоценные металлы и драгоценные камни);

- изменения курса иностранной  валюты, если стоимость имущества  или обязательств выражена в  иностранной валюте;

- изменения величины дебиторской или кредиторской задолженности при использовании в расчетах условных денежных единиц;

- ухудшения качественных  характеристик имущества организации (физический или моральный износ, снижение рыночных цен и т.д.)

- наличия в составе  дебиторской задолженности сумм, получить которые в полном объеме невозможно из-за неплатежеспособности должников.

Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы их отражения в учете результатов инвентаризации.

Здесь важно установить, имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определить размер этой ответственности, проанализировать возможные способы истребования дебиторской задолженности (путем перевода долга, бартерных операций и т.п.).

По фактам образования излишков или недостач материальных ценностей необходимо получить подробные объяснения от ответственных лиц.

Предложения инвентаризационных комиссий по результатам сравнительно-аналитического этапа обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

На заключительном этапе ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей заключительными оборотами отчетного года.

Материалы работы комиссий передают в бухгалтерию организации, где их хранят не менее пяти лет согласно ст.16 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности».

При проведении инвентаризации в ОАО Управление механизации №88 была составлена следующая вспомогательная таблица 1:

Таблица 1 – Отражение результатов проведенной инвентаризации материалов ОАО Управление механизации №88

По данным анализа счета 10	По данным инвентариза ционной описи	Отклонения (+;-)	Примечания
3459328943	3458478943	-850000	Сплошная проверка