Разработка информационной системы бухгалтерского учета по рекламе

 

 

 

      ООО «РА «Реал  Медиа» было образовано для  осуществления потребностей физических и юридических лиц в продукции (работах, услугах). Производимой (выполняемой, оказываемой) в соответствии с уставными видами деятельности и получения на основании этого прибыли.

 

 

 

 

      Рис.1.1. Составляющие  рекламной деятельности

 

 

 

 

      Рис. 1.2. Организационная  структура управления

 

 

      Агентство является  юридическим лицом по российскому  законодательству и имеет в  собственности или в полном  хозяйственном владении обособленное  имущество  и отвечает по  своим обязательствам этим имуществом. Может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, может быть истцом и ответчиком в суде, совершать любые,  не противоречащие действующему законодательству РФ, Уставу и Учредительному договору, сделки, как в пределах РФ, так и за рубежом. Агентство имеет самостоятельный баланс, круглую печать со своим наименованием (эмблемой) и другие необходимые реквизиты, расчетный и иные счета.

Высокий профессиональный уровень  работников подразделения, индивидуальный подход как к каждому клиенту со стороны работников, так и индивидуальный подход руководства компании к каждому из своих работников позволяют добиться высоких результатов в финансовой деятельности.

      ООО «РА «Реал  Медиа» является малым предприятием. Об этом свидетельствует маленькая численность работников – 35 человек.

      Рекламное агентство  «РА «Реал Медиа» осуществляет  оперативный, бухгалтерский и  статистический учет и отчетность. Финансовые результаты деятельности  устанавливаются по показаниям годового бухгалтерского отчета. Финансовый год совпадает с календарным годом. Баланс и также размеры прибыли проверяются Ревизионной комиссией (Ревизором),а также утверждаются Общим собранием участников.

      Проверяют в ООО  финансовую и хозяйственную деятельность  финансовые органы, аудиторские  службы, и в случае необходимости также другими уполномоченными органами в пределах их компетенции.

      Источниками для  формирования имущества рекламного  агентства являются:

       ▪ Материальные  и денежные взносы участников уставного капитала;

       ▪ продукция,  произведенная ООО при хозяйственной  деятельности;

       ▪ доходы, полученные  при реализации товаров (работ,  услуг), и других видов хозяйственной  деятельности;

       ▪ займы банков  и других кредиторов;

       ▪ безвозмездные  и благотворительные взносы, пожертвования  организаций, предприятий и граждан;

       ▪ другие  источники,  не запрещенные действующим законодательством  Российской Федерации .

 

 

 

       1.3 Структура управления  ООО «РА «Реал Медиа»

 

 

 

      Главным должностным  лицом  ООО «РА «Реал Медиа»  является его директор, осуществляющий  текущее руководство и организацию  финансовой деятельности предприятия.  Ему непосредственно подчиненяются  все отделы предприятия (рис. 1.2).

      Заместитель директора решает кадровые вопросы и также координирует работу всех отделов рекламного предприятия.

      Основными функциями  по руководству занимается технический  директор: действует от имени  агенства, в том числе предоставляет  его интересы и занимается сделками.

      Главный бухгалтер  занимается  организацией учета  финансово-хозяйственной деятельности  предприятия, осуществляет контроль  за правильным использованием  денежных средств и материальных  ценностей.

      Менеджер по рекламе  занимается сбором заказов на изготовление рекламной информации и размещение рекламной продукции в соответствии с действующими расценками и тарифами;

      Задачи аудиоинженера  и видеоинженера состоят  в  изготовлении видеопродукции и  аудиопродукции и подготовке  видео и аудиоматериала для выпуска в эфир.

      Над изготовлением  логотипов (банеров),дизайном и  разработкой оригинал - макетов занимается  дизайнер.

      Копирайтер пишет  сценариеи, тексты для видео  и аудиопродукции, редактирует полиграфическую  продукцию.

      Бригадир РТПЦ (Радио Телевизионный Передающий Центр) координирует работу операторов РТПЦ, которые  занимаются выпуском в эфир видео и аудиопродукции.

      Операторы РТПЦ  должны выпускать в эфир продукцию  рекламы по расписанному трафик - менеджером графику в точности по секундам и следить за качеством эфира.

      Обеспечивает профессиональную  фотосъемку фотограф.

 

 

 

       1.4 Документооборот   ООО «РА «Реал Медиа»

 

 

 

      Различают внутренние  и внешние информационные потоки.  Информационные потоки внутренние  называются документооборотом. Рассмотрим его подробнее.

      Сотрудничество с  рекламным предприятием клиент  начинает с менеджера по рекламе,  который берёт заказ у клиента  на изготовление и размещение  любой формы рекламного обращения  и получив от клиента согласие на сотрудничество, разрабатывает для заказчика рекламную кампанию (рис .1.3).

Позже клиент оформляет бланк заказа , который предназначен для сбора  наиболее полной информации о требованиях  и пожеланиях клиента. В этом документе, помимо общих данных заказчика, указывается вид рекламной услуги – телетекст, прокат логотипа или видеоролика, изготовление аудио - видеопродукции,даты размещения рекламы, реклама на радио ,канал размещения, дополнительные услуги ,срочность и др.

Все это фиксируется с помощью  проставления «галочек» или заполнению определенных граф в бланке заказа. Особенно подробно оговаривается:

       ▪ сюжетная  линия;

       ▪ использование  различных технологий: компьютерной  графики, «живой» видеосъемки,  слайдов.

После этого бланк заказа удостоверяется личной подписью клиента, свидетельствующей о том, что заказчик согласен с условиями и ценой. Работа с клиентом на этом заканчивается и начинается работа менеджера по рекламе, который будет представлять интересы клиента в агентстве.

      Заполненный бланк заказа попадает на стол офис-менеджера, который непосредственно вводит заказы в компьютер и на основании занесенных данных (бланк-заказа) формируется новый документ - счет на оплату. Счет выписывается с помощью номенклатуры цен и соответствующих расценок.

      Впоследствии     бланк    заказа    получают    лица,    которые     занимаются изготовлением  рекламы: это копирайтер (текстовик) - занимается разработкой сценария  рекламного продукта; видео или  аудио инженер - занимается изготовлением  рекламы; дизайнер - занимается внешним имиджем продукта или товара.

      На основании готового продукта  офис-менеджер выписывает счет-фактуру  на оплату. В двух экземплярах,  один в бухгалтерию ООО «РА  «Реал Медиа», другой заказчику.  На этом стадия производства рекламы закончена и начинается стадия размещения.

      После того, как клиент оплатил  счет-фактуру (в бухгалтерии отражается  выпиской с расчетного счета  или приходным кассовым ордером), рекламный продукт попадает в  медиа-план. Медиа-план формируется  офис-менеджером на определенную дату.  В нем содержится список оплаченных рекламных объявлений, которые пойдут в эфир.

На основании медиа-плана оператор на РТПЦ (Радио Телевизионный Передающий Центр) размещает рекламное объявление в сетке вещания. После выхода рекламы оператор телевидения или радио представляет отчет или монтажный лист о выпущенной в эфир рекламе (рис. 1.4).

 

 

 

       1.5Аппаратные и программные средства, эксплуатируемые в ООО «РА  «Реал Медиа»

 

 

 

      Парк компьютерной техники, эксплуатируемый в ООО «РА «Реал Медиа» очень различен. Преимущественно, это компьютеры класса Pentium, но также эксплуатируется несколько компьютеров класса Celeron.

      Программные продукты, которые используются  на предприятии: Windows 7 со стандартным  набором приложений, Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet Explorer , 1C Предприятие 8.0, Антивирусная программа AVP.

      Все компьютеры  объединены в локальную единую  вычислительную сеть. Сеть организации  работает под управлением двух  серверов Hewlett-Packard NetServer LC.

       Бесперебойную  работу серверов обеспечивает  источник бесперебойного питания  мощностью 5.5 кВт.

      Сеть работает  под управлением следующих операционных  систем: FreeBSD 4.3; 3.4 и NetWare 4.11.

      Компьютеры, эксплуатируемые  в ООО «РА «Реал Медиа» удовлетворяют системным требованиям программ, которыми пользуются менеджеры. Хотя часть эксплуатируемых компьютеров уже морально устарела, но, тем не менее, вычислительной мощности данных компьютеров хватает для решения поставленных задач.

 

 

      Рис.1.3. Схема взаимодействия перед началом сотрудничества

 

 

 

 

 

 

                      Рис.1.4. Документооборот РА Реал  Медиа

 

2.ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ  СИСТЕМЫ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  РЕКЛАМНОГО АГЕНТСТВА «РЕАЛ Медиа»

 

 

                         2.1 Базовые принципы бухгалтерского учета

 

 

 

      Бухгалтерский учет  являлся и является основным  «поставщиком» экономической информации  о хозяйственной деятельности  предприятий. Доля экономической  информации, получаемой через систему  бухгалтерского учета, достигает на предприятиях и в объединениях 70% и более. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции в первичной документации, записи их в регистрах синтетического и аналитического учета и в бухгалтерской отчетности.

Современный хозяйственный учет представлен оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом (рис.2.1).

      Оперативный учет  решает задачи, необходимые аппарату  управления. Быстрота получения  данных – основное требование  оперативного учета.

      Статистический учет  призван отражать изменения, протекающие в обществе и экономике.

Согласно п.1 ст. 1 ФЗ РФ «О бухгалтерском  учете», бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему  сбора, регистрации и обобщения  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций .

Финансовый учет ориентирован на сбор информации и ее обработку для  государственных органов, инвесторов и других внешних пользователей.

Управленческий учет готовит данные для внутренних пользователей в объеме, требуемом для нужд управления .

      Бухгалтерский учет  базируется на необходимости  использования допущений и требований, обусловливающих четкое разграничение  имущественной обособленности экономического субъекта, непрерывность его деятельности, последовательность применения выбранных приоритетов при осуществлении своей финансово – хозяйственной деятельности, установление временной определенности отражения в учете хозяйственных операций.

К требованиям относятся осмотрительность экономического субъекта, наличие денежного измерения, полнота, приоритет содержания над формой, рациональность (рис.2.2).

Имущественная обособленность – один из определяющих базовых принципов  бухгалтерского учета. Его суть –  имущество и обязательства экономического субъекта строго индивидуальны.

Непрерывность деятельности основано на предположении, что предприятие, однажды  зарегистрировавшись  в  качестве одной  из  форм юридического  лица,  не ставит перед собой цель самоликвидации в ближайшей или отдаленной перспективе.

      Осмотрительность  в предпринимательской деятельности  менеджеры должны быть в большей  степени готовы к бухгалтерскому  учету потерь (расходов), нежели возможных  доходов.

Непротиворечивость данные аналитических счетов в части начального остатка, оборотов за отчетный период, а также конечного остатка должны быть равны данным объединяющего их обобщенного синтетического счета .

      У каждого из  пользователей бухгалтерской информацией  свой интерес к ней (рис. 2.3). Так, внутренние пользователи, к которым относится аппарат управления фирмой и ее служащие, нуждаются в различных учетных данных; Внешние пользователи проявляют прямой финансовый интерес к учетной информации предприятия, содержащейся в публичной бухгалтерской отчетности. К этой группе пользователей относятся потенциальные инвесторы и поставщики. Поставщики заинтересованы в информации о платежеспособности фирмы, которой они оказывают услуги, отгружают продукцию и для которой выполняют другие работы.

                               Рис.2.1. Виды хозяйственного учета

 

 

 

 

                            Рис.2.2 Принципы бухгалтерского учета

 

 

      Рис.2.3. Потоки информационного воздействия  на предприятие

Пользователи, не проявляющие прямого  финансового интереса к бухгалтерской информации, тоже нуждаются в ней. Эта категория обязана использовать подобную информацию в качестве исходных данных для правильного исчисления налогооблагаемой базы по отдельным видам налогов, сборов и других платежей, а также рассмотрения судебных исков. В состав данной группы пользователей входит общественность. Её интересует информация о решении тем или иным предприятием социальных задач и о вложениях в эту сферу. Решение таких задач особенно важно в тех районах, где предприятия являются градообразующими. Общества по защите окружающей среды интересуются финансовой информацией для определения эффективности природоохранных мероприятий, осуществляемых предприятиями.

      Таким образом, к пользователям  учетной информации относятся:  служащие, поставщики, покупатели, кредиторы, инвесторы, государство, общественность.