Разработка информационной системы бухгалтерского учета по рекламе

      Причем любую из  конфигурации можно дописать, переписать  и привести к такому виду, какой  устраивает. Можно написать несколько  конфигураций и пользоваться  ими одновременно, но база - сам  комплекс 1С:Предприятие при этом  один . На основании всего выше сказанного для программной реализации была выбрана среда встроенного языка программирования 1С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.ПРОГРАММНАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ  СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  РЕКЛАМНОГО АГЕНТСТВА «РЕАЛ МЕДИА»

 

 

         3.1Структура информационной системы бухгалтерского учета

 

 

 

      Целью проектирования  ИС является увеличение прозрачности  движения финансовых потоков  агентства и непрерывное ведение  автоматизированного бухгалтерского  учета.

      Реализация этой  цели достигается автоматизацией следующих задач:

       ▪ операции  по банку и кассе;

       ▪ основные  средства и нематериальные активы;

       ▪ учет услуг;

       ▪ взаиморасчеты  с организациями и подотчетными  лицами;

       ▪ другие разделы  бухгалтерского учета.

Решение вышеперечисленных задач позволяет директору принимать правильные решения, а фирме – правильно и оперативно вести бухгалтерский учет.

      Информационная система  бухгалтерского учета содержит  две взаимно дополняющих компоненты: регистрирующую и аналитическую системы.

      Вся повседневная  работа фирмы ведется через  регистрирующую систему. Все факты,  отражающие реальные операции, вносятся  в систему через соответствующие  модули с рабочих мест сотрудников.

      Аналитическая система  дополняет регистрирующую, позволяя обрабатывать полученную информацию с помощью встроенного языка программирования и выдавать отчетную информацию.

 

 

 

 

 

 

 

      2  Алгоритм выполнения  работ по автоматизации бухгалтерского  учета «РА «Реал Медиа»

 

 

 

      Рассмотрим алгоритм  выполнения работ. Схема наглядно представляет последовательность выполненных задач. Конечно, линейность здесь довольно условна (рис.3.1).

1. Начальное обследование объекта.

Выяснялись основные детали предстоящей  автоматизации.

Здесь было важно добиться одинакового понимания проблем с заказчиком, для чего уже на этом этапе начинался процесс подготовки специалистов рекламного агентства к различным аспектам внедрения, его технологическим и организационным особенностям.

2. Выполнение текущих работ.

При выполнении работ - достигнута максимальная эффективность работы информационной системы бухгалтерского учета «РА «Реал Медиа».

Были учтены требования пожелания  специалистов рекламного агентства. В  ходе работы производились необходимые  корректировки.

3. Тестирование.

Тестирование вновь разработанной  конфигурации проводилось с присутствием представителей рекламного агентства.

При проверке документов, вводились  данные близкие к реальным, т.е. осуществлялась проверка по «живым» документам. Это  позволило избежать мелких ошибок (например: не хватка разрядности у числовых переменных, не «влезает» наименование и т.п.).

4. Обучение персонала.

Подготовка специалистов агентства, начиналась уже на первых стадиях  внедрения и велась на всех его  этапах. Персонал получил все необходимые для корректной эксплуатации системы знания и навыки. Именно качественная подготовка персонала во многом определила успех автоматизации.

5. Закрытие выполненных работ.

6. Система сопровождения пользователей.

Поставлена отлаженная система  сопровождения.

Элементы системы сопровождения: консультации, обновления.

 

 

 

      3  Документы регистрирующей  системы

 

 

 

      Документ «Бегущая  Строка»

      Документ предназначен  для ввода в систему учета  объявлений бегущей строкой (рис. 3.2).

      При формировании документа ему автоматически присваивается порядковый номер и текущая дата. Заказчика можно выбрать из справочника «Контрагенты». Если установлен, флажок «Учитывать налог с продаж», тогда в табличной части документа появляется поле НП, где указывается сумма налога с продаж, которое рассчитывается по формуле (1), а поле «Всего» по формуле (2).

      НП= Сумма*СтавкаНП/100%,     (1)

   Всего=Сумма+НП          (2)

      Документ имеет  текстовую область для ввода  текста объявления, причем по  завершению набора объявления происходит  выполнение процедуры подсчета слов. Слова считаются по разделителю слов (пробелов).

      Поле «Сотрудник»  содержит информацию о том,  кто принял заказ (менеджер  по рекламе). При установке «Срочно»  объявление вне очереди попадает в «Медиа-План», а в расчете добавляется процент доплаты за срочность. «Сумма» рассчитывается по формуле (3).

      Сумма=Сл*Дн*Руб+% за 1дн,     (3)

      где Сл - количество  слов;

      Дн - количество дней  выхода в эфир;

      Руб - цена за  слово;

      % за 1 дн - процент  за срочность.

      В области для  ввода даты предусмотрена возможность  произвольного выбора порядка  выходов объявления.

      Табличная часть  документа содержит информацию  о том, на каком канале будет  размещаться рекламное объявление. Цена выводится автоматически в зависимости от выбранного канала из справочника «Номенклатура». Количество дней выставляется подсчетом дат, указанных для выхода объявления. «Сумма» рассчитывается путем нажатия кнопки «Расчет» по формуле (4).

Сумма= Сл*Дн*Руб,      (4)

      где Сл - количество  слов;

      Дн - количество дней  выхода в эфир;

      Руб - цена за  слово.

      Флаг учета «Готов»  устанавливается по факту оплаты. На основании данного документа  вводится «Счет-фактура выданная»,  реквизиты заполняются автоматически.

      Если флаг учета  «Готов» не установлен, формируется  счет на оплату.

       Документ «Услуга»

      Документ предназначен  для ввода в систему услуг  вида логотип, ролик, аудиоролик, фото, плакат и т.д. (рис. 3.3).

      При формировании документа ему автоматически присваивается порядковый номер и текущая дата. Заказчика можно выбрать из справочника «Контрагенты». Если установлен, флажок «Учитывать налог с продаж», тогда в табличной части документа появляется поле НП, где указывается сумма налога с продаж, которая рассчитывается по формуле (1), а поле «Всего» по формуле (2).

      Поле «Сотрудник»  содержит информацию о том,  кто принял заказ (менеджер  по рекламе).

      Табличная часть  документа содержит информацию  об услуге, количестве выходов  в  эфир,  а  также  времени  в  секундах.  Цена  вводится автоматически в зависимости от выбранной услуги из справочника «Номенклатура».

 

 

 

 

 

 

Рис3.1.Схема выполнения работ

Рис.3.2. Документ «Бегущая Строка»

[pic]

      Рис.3.3. Документ «Услуга»

«Сумма» рассчитывается автоматически  путем нажатия кнопки «Расчет» по формуле (4), (5), (6) или (7), в зависимости  от выбранной услуги.

       Сумма= Шт*Дн*Сек*Руб     (5)

где Шт - количество предоставленных  услуг;

      Дн - количество дней  выхода в эфир;

      Сек - время в  эфире;

      Руб - цена за  услугу.

       Сумма= Шт*Руб                 (6)

где Шт - количество предоставленных  услуг;

      Руб - цена за  услугу.

       Сумма= Шт*Сек*Руб      (7)

где Шт - количество предоставленных  услуг;

      Сек - время в  эфире;

      Руб - цена за  услугу.

      Флаг учета «Готов»  устанавливается по факту оплаты. На основании данного документа  вводится «Счет-фактура выданная»,  реквизиты заполняются автоматически.

      Если флаг учета  «Готов» не установлен, формируется счет на оплату.

      Документ «Протокол»

      Документ предназначен  для ввода в систему данных, об учете по договорам, о  взаимозачетах между организациями,  а также взаимосписание средств  со счетов. Протокол имеет силу  платежного документа и вступает в силу с момента подписания заинтересованными сторонами (рис. 3.4).

      При формировании  документа ему присваивается  номер и дата, соответствующие  настоящему договору.

      В полях «Дебет»  и «Кредит» указываются счета,  которые будут взаимо закрыты. В табличной части в поле «Док Основание» указываем документы, согласно которых происходит взаимозачет средств, и в поле «Погашено» попадает сумма с договора подлежащая закрытию на указанных счетах.

      При проведении  документ формирует проводки по указанным счетам.

      Документы «Счет  Фактура»

      Постановлением Правительства  РФ № 914 от 29.07.96 (в редакции  постановления Правительства Российской  Федерации от 02.02.98 № 108) утвержден  Порядок ведения журналов учета  счетов-фактур при расчетах по НДС. Указанное постановление обязывает плательщиков НДС при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) составлять счета-фактуры и вести журналы учета счетов фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам.

      В соответствии с этим постановлением, конфигурация содержит документы: «Счет-Фактура Выданная», «Счет-фактура Полученная» и автоматически формируемые  - «Книга Продаж» и «Книга Покупок».

      Документ «Счет  Фактура Выданный»

       Документ содержит  следующие реквизиты: «Покупатель» - выводится из справочника «Контрагенты», «К плат-расч док №» - выводится номер и дата платежного поручения или требования, «Дополнения» - дополнительная информация, например, срок оплаты счета (рис. 3.5).

      Счет-Фактуру   можно  и  нужно  вводить  в  режиме  «Ввод  на  основании»

      предварительно установив  курсор в журнале операций  на документ вида «Бегущая  Строка» или «Услуга». В этом  случае автоматически заполняется  поле «Покупатель», а также остальные  графы табличной части, однако, можно отредактировать рассчитанные суммы.

      Счет-фактура формируют  бухгалтерские проводки и могут  быть доступны из журнала операций.

      Документ является  фактом продажи услуги и попадает  в Книгу Продаж.

      Документ имеет  стандартный вид.

     Документ «Счет Фактура Полученный»

      Покупатели товаров  (работ, услуг) ведут журнал  учета счет-фактур, получаемых от  поставщиков, и книгу покупок.

      Для регистрации  счет-фактур, получаемых от поставщиков,  в конфигурации имеется документ  «Счет-Фактура Полученный» (рис. 3.6).

 

 

[pic]

 

      Рис.3.4. Документ «Протокол»

 

 

             Рис.3.5. Документ «Счет Фактура  Выданный»

[pic]

      Рис.3.6. Документ «Счет  Фактура Полученный»

 

 

      Ввод документа  производится либо в ручном  режиме, либо режиме «ввод на основании» документа «Поступление ТМЦ» (Товарно-материальные ценности).

      При регистрации  указывается номер и дата счета-фактуры  поставщика.

      Заполнение реквизита  «Поставщик» производится выбором  из справочника «Контрагенты».

      Документ имеет возможность формировать бухгалтерские проводки при установке флажка «Проводить по бух учету». Кнопками «Провести», «Редакт», «Удалить» и «…» непосредственно устанавливает проводку в дебет какого счета с кредита.

 

 

 

      4 Документы аналитической  системы

 

 

 

      Обработка документов  «Сверка»

      Документ предназначен  для контроля по оплате услуг.  Сверяет данные, вводимые в систему  кассиром (приходный кассовый ордер)  и бухгалтером (выписка с расчетного  счета) с документом «Счет-фактуры  выданные». Если «ПКО» или «Выписка» вводились на основании «Счет-фактуры», тогда услуга оплачена и в документ «Услуга» и «Бегущая Строка» в поле оплачено выставляется сумма оплаты (рис. 3.7).

      В первом столбце  указывается наименование документа,  номер, дата документа.

      Во втором - наименование  заказчика

      В третьем - «Сумма  заказа» берется из документа  «Бегущая Строка» или «Услуга»

      В четвертом, сумма  оплаты из документа (ПКО или  выписка)

      В пятом столбце  - «Сумма Счет-фактуры», на какую  сумму выписана счет фактура, данные со счет-фактуры.

      В последнем столбце  «Ошибки» отражается информация  о произведенной сверке.

      Возможные варианты  сообщений в поле «Ошибки»  при сверке:

     1. Не совпадение сумм  документа, оплаты и суммы СФ  – сумма заказа и сумма оплаты отличны друг от друга;

     2. Оплачено после  даты Медиа-плана – оплата, произведена  после составления медиа-плана;

     3. Необходимо выписать  СФ – отсутствует счет-фактура  на оплату;

     4. Откорректирована  оплата по Документу " -//-  №" – корректировка оплаты после исправления первичных документов (ПКО или выписка) по оплате услуг;

     5. Убрана "Счет-фактура  №" из Документа " -//-  №"  – корректировка документа счет  на оплату в случае исправления  счет-фактуры, выписанной на основании данного счета на оплату.

      Отчет «Блок»

      Составляется на  определенную дату и по конкретному  каналу (рис. 3.8).

      В него попадают  тексты объявлений оплаченных  услуг с учетом указанной даты  выхода в документе.

      Информация идет  абзацами: сначала выводится канал, следующая строка - документ (бегущая строка), номер документа, дата документа, далее - наименование клиента, следующая строка «Текст объявления», обведена рамкой.

       «Медиа-План»

      Составляется на  определенную дату (рис. 3.9).

Он отражает общее планирование  эфира теле и радио рекламы. В  первом столбце  отображается  наименование  клиента.  В  последующих  -  наименование каналов выхода рекламы, на пересечении столбца и строки «клиент» - «канал» выставляется величина услуги в количественном выражении (количество слов, выходов в эфир, штук и т.д.).