Разработка информационной системы бухгалтерского учета по рекламе

Особое значение для всех пользователей  отчетными данными имеет пояснение  к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Бухгалтерский  баланс и отчет о финансовых результатах могут служить солидной информационной основой экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий.

В настоящее  время  все предприятия  испытывают настоятельную потребность  в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация экономического анализа на базе ЭВМ становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей современных ЭВМ, особенностями настоящего периода развития экономики.

 

2  Автоматизация  бухгалтерского учета

 

 

 

      Занять лидирующее положение  на рынке, повысить эффективность  работы персонала, создать оптимальную  структуру управления - вот первоочередные  задачи руководителя предприятия.  В бухгалтерской и банковской  деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

      Автоматизация бухгалтерского учета  на предприятии и подготовка  финансовой отчетности в налоговые  органы в условиях переходной  экономики России является одной  из наиболее важных задач. Ситуация  такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

      В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

      Конечно, компьютерная программа  не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его  время и силы за счет автоматизации  рутинных операций, найти арифметические  ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение  предприятия и его перспективы.

      Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету  диктуют пристальное внимание  к автоматизации бухгалтерской  деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии.

      Переход от традиционного учета  к компьютерному предполагает  наведение порядка в бухгалтерском  учете и, прежде всего в плане  счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор .

      Наиболее распространенные на  рынке бухгалтерские системы  не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

       ▪ простота, удобство и гибкость  в их освоении и использовании;

       ▪ широта применения, как для  малых предприятий, так и для  корпоративных структур;

       ▪ понятное и емкое представление  информации;

       ▪ настройка и изменяющееся  законодательство, включая налоговое,  и особенности учета конкретного  предприятия;

       ▪ большой набор типовых операций  и форм отчетности;

       ▪ значительные аналитические  возможности, зачастую с графическим представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера.

Рассматривая  основные функции типовой бухгалтерской  системы, следует отметить, что для  нее характерны:

       ▪ учет любых  финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим  пересчетом курсовой разницы;

       ▪ полноценный  учет по счетам, субсчетам и  аналитическим кодам для контрагентов;

       ▪ возможность  настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);

       ▪ автоматический  подсчет развернутого и свернутого  сальдо, оборотов, составление журналов  – ордеров, Главной книги, баланса  и других произвольных отчетных форм;

       ▪ создание, печать  и хранение электронных копий  первичных банковских и кассовых  документов;

       ▪ различные  типы печати для получения  твердой (бумажной) копии отчетов;

       ▪ возможность  формирования отчетных форм  для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

       ▪ при работе  с автоматизированной бухгалтерской  системой появляется возможность:

       ▪ быстро подготовить  все квартальные и годовые  отчеты в налоговую инспекцию,  в различные фонды и органы Госкомстата;

       ▪ вести учет  основных средств;

       ▪ анализировать  финансовую деятельность.

      При автоматизации  бухгалтерского учета возникают  некоторые проблемы. Мало просто  выбрать хорошую программу. Автоматизация  – достаточно длительный и сложный процесс .

      Создать программу,  которая была бы одинаково  пригодна всем пользователям,  очень сложно. Условия, в которых  работают программы, и требования  к ним непрерывно меняются. Например, изменилось законодательство, и  программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает предъявляемым к ней требованиям. Приходится обращаться к разработчикам с просьбой об изменениях.

      Следующая по степени  сложности проблема это выбор  техники. У разработчика программного  продукта есть свои минимальные требования к той технике, на которой будет работать его программа. Покупая технику нужно смотреть вперед. При современных темпах развития программных продуктов быстро растут и требования к компьютеру, на котором предполагается работать. Поэтому выбирать технику надо с запасом. При повышении квалификации сотрудников бухгалтерии появиться желание поставить на компьютер, еще какие – то программные средства, помогающие в работе: различные текстовые редакторы и пр., что тоже требует машин высокого класса. Одним словом, чтобы техника работала долго и отвечала всем требованиям, нужно приобретать компьютеры, имеющие резерв мощности.

      Для больших бухгалтерий  требуется объединение всех баз  данных, которые ведутся на различных  рабочих местах, в единое поле для того, чтобы в любой момент можно было видеть общую картину финансового состояния предприятия, получать итоговые отчеты. Одна из форм этого объединения – сбор данных на дискеты и объединение их в главном компьютере. В этих случаях по разным причинам возможны искажения информации. Сетевой же вариант системы позволяет работать в одном информационном поле всем сотрудникам одновременно. Вся информация сразу собирается в одном месте, что позволяет в любое время получать отчеты всех видов .

      Итак, решение вопроса  об автоматизации бухгалтерского  учета – это нечто большее,  чем покупка программы. По сути  дела разрабатывается целый проект  автоматизации. Это сложный комплекс  мер, которые должны быть тщательно  продуманы с самого начала.

 

 

 

       2.3  Постановка задачи

 

 

 

      В документообороте  Рекламного Агентства (рис. 1.3), как  и на любом другом предприятии,  присутствует большое количество  бумажных документов, которые необходимо  было представить в электронном  виде, для ведения автоматизированного бухгалтерского учета.

 

      Требовалось разработать  следующие документы:

       ▪ документ  «Бегущая строка» для ввода  рекламного объявления;

       ▪ документ  «Услуга» для ввода рекламной  услуги (ролик, проспект, логотип  и т.д.);

       ▪ документ «Протокол», который отражает в бухгалтерии факт взаимозачета между организациями;

       ▪ документы  «Счет-Фактура выданная» - отражающая  факт продажи услуг  и «Счет-Фактура  полученная» - отражающая факт  покупки, вводимые на основании  документов «Бегущая строка» и «Услуга»;

       ▪ документ  «Сверка» - сверяет, оплачен ли  документ, на определенный период  и делает соответствующие записи;

       ▪ отчет «Медиа-План»  - формирует план предоставления  услуг фирмой на определенную  дату;

       ▪ отчет «Блок» - формирует выборку из текстовой части оплаченных документов в разрезе каналов и даты выхода;

       ▪ отчет «Расчеты»  - данные по взаиморасчету в  разрезе клиентов;

       ▪ отчет «Расшифровка  Подробно» - данные о кредиторской  и дебиторской задолженности  фирмы;

       ▪ отчет «Реклама  Услуга Вид» позволяет получить  данные за определенный период  в разрезе услуг, видов деятельности, клиентов, сотрудников.

 

 

      2.4   Выбор системы  проектирования

 

 

 

      На основании анализа  рынка бухгалтерских программ, проведенного центром исследования экономических систем, были получены следующие данные об использовании специализированных бухгалтерских программ на предприятиях Российской Федерации.

      В России есть  много фирм, которые выпускают  программы для ведения бухгалтерского учёта. В каждой из них применяются разные подходы к решению данной задачи. Рассмотрим три ведущие программы: "БЭСТ", "1С" и "Галактика". Эти программы имеют львиную долю на российском рынке программного обеспечения бухгалтерского учета. Однако каждая из них имеет свои особенности .

 

 

                               Анализ рынка бухгалтерских программ

          БЭСТ

      Эта относительно  недорогая программа идеально  подойдёт для тех, кто хочет  практически исключить труд программиста  в своей работе. Это свойственно частным практикующим бухгалтерам и небольшим предприятиям, имеющим до 5 компьютерных мест. В программе "БЭСТ" используется большое количество настроек, которые делает непосредственно фирма-разработчик. Обновление программы осуществляется представителями фирмы-разработчика. Эта сервисная услуга обычно выполняется бесплатно.

Галактика

      Эта система стоит  дорого и подойдёт для тех,  кто владеет крупной информационной  сетью, но не имеет в штате  грамотных программистов. Необходимость  в этой системе может возникнуть у крупных предприятий, имеющих свыше 15 компьютерных мест, заводов и так далее. Система "Галактика" основана на первой модели (как "БЭСТ"): фирма-разработчик через своих представителей периодически обновляет вашу программу. Хочется отметить, что в системе "Галактика" давно реализован хороший производственный модуль по расчёту себестоимости изделий. Это может оказаться очень полезным для крупных производственных предприятий.

      1С

      Эта программа  также стоит недорого и подойдёт для тех, кто хочет добиться максимальной гибкости программы, используя труд программиста. Это больше свойственно средним предприятиям с количеством рабочих мест от 5 до 15. Программа "1С" даёт программисту практически безграничные возможности по адаптации программы. Найти специалиста, способного оказать услуги по настройке программ 1С, сейчас не сложно. Желательно, чтобы этот специалист обладал знаниями в экономической области и владел основами бухгалтерского учёта.

      Система программ "1С:Предприятие" предоставляет широкие возможности ведения автоматизированного учета на предприятиях, в организациях и учреждениях, независимо от их вида деятельности и формы собственности, с различным уровнем сложности учета.

      Система программ "1С:Предприятие" позволяет организовать эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный  торговый, складской и производственный учет, а также расчет заработной платы .

      Для реализации  задач, поставленных ООО «РА  «Реал Медиа», программа "БЭСТ" не подходит, так как фирмой-разработчиком еще не разработана специализированная версия для рекламных агентств, а так же постоянное сервисное обслуживание фирмы-разработчика может принести большие финансовые затраты для рекламного агентства. Программа "Галактика" также не удовлетворяет имеющимся условиям, потому что рекламное агентство не является крупным производственным предприятием и затраты на внедрение данной системы будут очень велики. Самым оптимально подходящим программным продуктом для РА «Реал Медиа» является 1С.

      Для рекламного агентства нужны дополнительные модули, отражающие специфику данного предприятия. Плюс - изменения законодательства настолько не редкое явление, что совершенно отточенная и качественная программа, через год-другой становится несколько неактуальной и, соответственно, требуется обновление и модификация конфигурации.

      В 1С:Предприятие  это вопрос решенный. Гибко-конфигурируемая  система на самом деле является  конструктором, из кубиков которого  мы можем написать абсолютно  все. В отличие от других  бухгалтерских программ 1С:Предприятие не является сугубо бухгалтерской программой (хотя и решает абсолютно все бухгалтерские задачи). В некотором роде 1С:Предприятие можно сравнить с языком программирования, на котором и пишутся программы, которые собственно решают задачи. Программы эти называются "Конфигурации". Различные конфигурации отвечают за решение, каких либо готовых задач, например учет Материалов на складах, Зарплата или Калькуляция себестоимости продукции, есть конфигурации, которые решают всю совокупность задач в одном флаконе.