Ревизия расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

- кредитные карты,  которые предназначаются для оплаты товаров за счет предоставляемого на эту цель кредита, а также для получения налично-денежных средств, если банком при выдаче кредита принято решение о возможности использования его (его части) ссудозаемщиком в налично-денежной форме;

- дебетовые карты, которые предназначаются для расчета за товары, получения средств в налично-денежной форме путем прямого списания с карт-счета владельца в банке.

Допускается совмещение функций кредитной и дебетовой  карты по усмотрению банка-эмитента.

Аккредитив — обязательство, в силу которого банк, действующий по поручению клиента (приказодателя) об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), должен провести платежи получателю денежных средств (бенефициару) либо оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель или дать полномочия другому банку (исполняющему банку) провести платежи получателю денежных средств либо оплатить, акцептовать или учесть переводный вексель [2].

Аккредитивы различаются  в зависимости от их условий и  порядка их исполнения. Аккредитив может быть отзывным или безотзывным. Отзывный аккредитив — аккредитив, который может быть изменен или аннулирован без предварительного согласования с поставщиком. Безотзывный аккредитив не может быть аннулирован или изменен без согласия поставщика, в.пользу которого он открыт.

Оптимизация форм безналичных  расчетов заключается в том, что организации необходимо избрать форму расчетов, наиболее приемлемую для нее в конкретных случаях и учесть при этом все необходимые договорные условия.

В частности, если соглашением  сторон не определены порядок и форма  расчетов, то расчеты осуществляются платежными поручениями. Кроме того, если  в договоре срок оплаты полученного  товара не  определен, то покупатель обязан оплатить товар на следующий  день после его получения, представив в обслуживающий банк платежное поручение на следующий день до окончания банковского дня.

В случае применения в расчетах платежных требований-поручений, стороны в договоре должны  в обязательном  порядке предусмотреть,  как  будет происходить передача продавцом покупателю платежного  требования-поручения. Данная форма расчетов является более сложной, чем форма расчетов платежными поручениями, потому что увеличивает документооборот у сторон, и обязывает стороны иметь доказательства  вручения  платежного  требования-поручения и его возврата.

При расчетах аккредитивами интересы продавца обеспечиваются тем, что в данном случае денежные средства  бронируются до их непосредственного перечисления и само их перечисление продавцу не требует получения   дополнительного согласия покупателя  (если документы, представленные в банк, исполняющий аккредитив, соответствуют  условиям  аккредитива, банк производит платеж). Риски покупателя (плательщика) при расчетах аккредитивами также снижаются, поскольку платеж производится  только  в  случае  представления продавцом документов, соответствующих условиям аккредитива.

Стороны, которые избирают данную форму расчетов, должны очень  внимательно подходить к определению  в контракте условий аккредитива, в особенности к определению перечня документов, на основании которых производится платеж по аккредитиву, поскольку банки, проверяя эти документы, руководствуются формальными критериями.

Таким образом, выбор  формы безналичных расчетов производится сторонами уже на стадии заключения договора и должен максимально обеспечивать своевременность и  полноту платежей.

1.2. Нормативно-правовое  регулирование и информационное  обеспечение проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

 

Основными нормативно-правовыми  актами, регулирующими методику расчетных  операций в Республике Беларусь, являются следующие документы.

Гражданский кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998 г. № 218-З [1], с изменениями и дополнениями.

Статьей 141 Кодекса установлено, что белорусский рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Республики Беларусь. Платежи на территории республики осуществляются путем наличных и безналичных расчетов.

Денежные обязательства должны быть выражены в белорусских рублях. В денежном обязательстве может быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в белорусских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах. В этом случае подлежащая оплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законодательством или соглашением сторон.

Банковским кодексом Республики Беларусь от  25.10.2000 г. № 441-З (в редакции от 17.07.06 г. № 145-З) [2] установлены формы безналичных расчетов. Документом, в частности, определено, что форма и обязательные реквизиты платежных инструкций устанавливаются Национальным банком Республики Беларусь. Платежные инструкции клиента могут быть оформлены в письменной форме или в форме электронного документа. На платежных инструкциях клиента должны быть подписи лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, удостоверенные печатью владельца счета. Правила использования электронных документов в безналичных расчетах устанавливаются законодательством Республики Беларусь. Форма безналичных расчетов устанавливается законодательством Республики Беларусь или договором.

Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. № 359 «Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями Республике Беларусь» (в редакции от 01.03.07 № 116) [6] установлена очередность при осуществлении платежей с текущих (расчетных) счетов в белорусских рублях, которую обязаны соблюдать юридические лица, их обособленные подразделения и индивидуальные предприниматели. Утвержден порядок расчетов между юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь.

Законом Республики Беларусь от 10.01.2000 г. № 357-З «Об электронном документе» (в редакции от 20.07.06 № 162-З) [5] установлены правовые основы применения электронных документов, определены основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также права, обязанности и ответственность участников правоотношений, возникающих в сфере обращения электронных документов.

Инструкцией о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 г. № 66 (в редакции от 28.12.06 г. № 222) [8] определен порядок осуществления безналичных расчетов в белорусских рублях и иностранной валюте в форме банковского перевода.

Банковский перевод - последовательность операций, начинающаяся с выдачи инициатором платежа платежных инструкций, в соответствии с которыми один банк (банк-отправитель) осуществляет перевод денежных средств за счет плательщика в другой банк (банк-получатель) в пользу лица (бенефициара), указанного в платежных инструкциях.

Инструкцией об организации исполнения платежей с текущих (расчетных) счетов в белорусских рублях в очередности, установленной законодательством, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 г. № 63 (в редакции от 13.04.06 № 59) [9] установлен порядок расчетов с текущих (расчетных) счетов юридических лиц, их обособленных подразделений и индивидуальных предпринимателей в белорусских рублях в очередности, установленной законодательством, за исключением текущих счетов, открытых для учета средств юридических лиц, их обособленных подразделений и индивидуальных предпринимателей, поступающих из республиканского и местных бюджетов, из государственных внебюджетных фондов.

Указом Президента Республики Беларусь от 15.08.2005 г. № 373  «О некоторых вопросах заключения договоров и  исполнения обязательств на территории Республики Беларусь» (в редакции от  24.08.06 г. № 523) [7] установлено, что на  территории Республики Беларусь с 1 августа 2005 г. по 31 декабря 2008 г. установлены определенные ограничения на неденежное прекращение обязательств по договорам поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Источниками информации при проведении проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками,  покупателями и заказчиками являются первичные документы, подтверждающие:

- намерения сторон  – договоры на поставку товаров  (выполнение работ, оказание услуг), счета-фактуры, протоколы согласования  цен; 

- факт получения товаров  (работ, услуг) – товарные и  товарно-транспортные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг);

- факт оплаты за  поставленный товар (работы услуги,) либо предоплаты - платежные инструкции;

- другие первичные  документы;

- учетные регистры (ведомости,  журналы-ордера, главная книга, автоматизированные формы учетных регистров: карточки счетов, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости по счетам);

- отчетность предприятия  (баланс и приложения к нему, статистическая отчетность).

 

 

 

1.3. Общая характеристика  системы внутреннего контроля  организации

Целями системы внутреннего контроля на предприятии являются упорядочение и эффективное выполнение текущих хозяйственных дел предприятия; выполнение требований финансово-хозяйственной политики руководства; сохранение активов предприятия и обеспечение приемлемого уровня полноты и точности документов и, соответственно, информации.

При определении эффективности  систем внутреннего контроля в ОАО «Контакт» автором исследованы многие факторы, а именно:

- стиль и основные принципы управления;

- организационная структура;

- распределение ответственности и полномочий;

- кадровая политика;

- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

- порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

- соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства;

- наличие технических средств контроля.

Руководство предприятия должно разработать такую систему внутреннего контроля, которая могла бы обеспечить пусть не полную, но хотя бы достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность представлена объективно. Систему внутреннего контроля руководство разрабатывает с учетом потенциальных затрат и выгод от использования контроля. Руководство предприятия зачастую не хочет прибегать к идеальной модели системы внутреннего контроля, так как ее стоимость может оказаться слишком высокой.

Анализ структуры  управления ОАО «Контакт» показывает, что она соответствует современным требованиям, т.е. четко распределяет обязанности и ответственность специалистов управления, обозначена схема группирования подразделений и принципы руководства ими. Важным элементом является то, что исключено дублирование в процессе управления.

В связи с небольшой численностью организации (среднесписочная численность на 1.07.07 – 180 человек), руководство ОАО «Контакт» считает нецелесообразным образование отдельной службы внутреннего контроля. Внутренний контроль осуществляется посредством проведения руководством предприятия контрольных мероприятий по проверке  работы всех подразделений, выполнения должностных и функциональных обязанностей всеми работниками на каждом рабочем месте.

Вопросами планирования и анализа результатов финансово-хозяйственной  деятельности занимаются сотрудники планово-экономического отдела во главе с главным экономистом. Наличие данного структурного подразделения повышает эффективность системы внутреннего контроля в организации. Зачастую на предприятиях функции планирования, прогнозирования и анализа возлагаются на работников бухгалтерии, что не может не сказаться негативно на выполнении ими непосредственно учетных функций.

Отдел управленческого  учета в ОАО «Контакт» отсутствует, отчетность для внутренних целей представляют работники бухгалтерии и планово-экономического отдела по мере необходимости.

Материальная ответственность  за сохранность товаров на складах  возложена на кладовщиков, в офисе – на специалиста отдела снабжения. С этими лицами подписаны договоры о полной материальной ответственности. Принятие, перевод, перемещение и увольнение работников, с которыми заключаются письменные договора о полной материальной ответственности, производится по согласованию с главным бухгалтером.

В процессе осуществления  контроля за правильностью отражения бухгалтерских записей в учете используются средства автоматизации. Арифметическая проверка осуществляется при помощи программы Excel, кроме того, надежность вычислений и расчетов несколько повышается за счет использования автоматизации некоторых наиболее трудоемких участков учета. Однако существенным недостатком, с точки зрения системы внутреннего контроля, является отсутствие комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Ежегодно при составлении  бухгалтерского баланса бухгалтерией проводится полная сверка взаиморасчетов со всеми дебиторами и кредиторами путем подписания актов сверки. С дебиторами и кредиторами, с которыми заключены долгосрочные договоры на поставку товаров и производятся постоянные взаиморасчеты, акты сверки составляются один раз в квартал.

Контроль за документооборотом  и осуществляют ответственные работники  в пределах своих должностных  обязанностей. Итоговые контрольные проверки оформления первичных документов, представляемых в бухгалтерию, осуществляет заместитель главного бухгалтера. Документы в бухгалтерию поступают от сотрудников предприятия в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное  и качественное оформление первичных  документов, своевременную передачу их в бухгалтерию и достоверность содержания несут подписавшие их лица.

Договора со сторонними организациями подписываются руководителем, главным бухгалтером и юристконсультом.