Ревизия расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

Расчеты платежными требованиями-поручениями  ОАО «Контакт» не использует, поскольку  данная форма расчетов является  достаточно трудоемкой.

Расчеты платежными требованиями, как правило, используются организацией при оплате крупным государственным поставщикам:  за услуги связи (РО «Белпочта»); за коммунальные платежи (тепло и электроэнергию, водоснабжение) и некоторые другие.

Форма оплаты платежными требованиями может быть предусмотрена ОАО «Контакт» как дополнительная гарантия платежа в договорах с новыми покупателями, либо покупателями, которые по каким-либо причинам признанным руководством организации «недостаточно благонадежными». Однако подписание договора с покупателем, в котором в качестве формы оплаты предусмотрены расчеты платежными требованиями, не является 100%-ной гарантией поступления денежных средств. Связано это с тем, что после поступления платежного требования в банк покупателя последнему необходимо представить в банк заявление на акцепт. В том случае, если покупатель проигнорирует платежное требование, поступившее от ОАО «Контакт», денежные средства со счета покупателя списаны не будут и платежное требование вернется к поставщику.

Снижению риска неплатежей способствует применение аккредитивной формы оплаты за поставленный товар (выполненные работы, оказанные услуги). В настоящее время данная форма расчетов ОАО «Контакт» не применяется.

Кроме того, поскольку  ОАО «Контакт» осуществляет достаточно большое количество платежей, в организации целесообразно внедрить систему электронных платежей (Клиент-банк, Удаленный клиент и т.п.). Данная система поставляется обслуживающим банком и позволяет использовать для расчетов электронные формы документов.

Электронным документом является информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом об электронном документе [5].

Электронный документ может  использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные  и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.

Таким образом, в ходе проверки обоснованности и целесообразности используемых ОАО «Контакт» форм безналичных расчетов нарушения не выявлены. Организации можно рекомендовать расширять применяемые формы расчетов, а также внедрить и использовать систему электронных платежей.

2.4. Проверка  организации и состояния контроля  за выполнением договорных обязательств  с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

В ходе проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками необходимо установить наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей, выполнению работ, оказанию услуг.

При контроле расчетов с поставщиками необходимо установить наличие договоров  поставки материально-технических средств, проверить целесообразность приобретения, соблюдения установленных договором расчетов. Договоры этой группы оформляют операции по поступлению на предприятие различных товарно-материальных ценностей и имущественных прав. Сюда относятся: договор купли-продажи, договор поставки, договор мены. Ревизору в ходе проведения проверки надлежит убедиться в том, что форма заключенного договора полностью соответствует экономическому смыслу совершенной предприятием сделки. Кроме того, должна быть получена уверенность в том, что договор содержит все существенные условия и риск признания договора недействительным отсутствует. Договоры с поставщиками отличает одна существенная особенность: предмет этих договоров — приобретение вещи или вещных прав, обладающих количественными и стоимостными характеристиками. Проверка соблюдения этих договоров — достаточно несложная процедура, так как здесь всего лишь нужно сверить данные количественной и стоимостного учета по приобретенным ценностям с условиями договора, подтвердив тем самым факт совершения сделки. Как правило, договоры с поставщиками проверяют, используя репрезентативную выборку, поскольку все они достаточно однотипны, и при проверке определенного количества отобранных договоров можно составить мнение обо всей проверяемой совокупности.

Экспертиза договоров с подрядчиками - гораздо более трудоемкая процедура, требующая подтверждения факта  выполнения работ, оказания услуг по договорам с подрядчиками. Здесь  наиболее распространены: договор подряда, договор возмездного оказания услуг, договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Это связано с тем, что предметом названных договоров является выполнение определенной работы и сдача ее результатов заказчику. Некоторые виды работ и услуг при этом не имеют вещевого выражения и определить их содержание и полноту не всегда просто. Среди договоров данной группы наибольшее количество вопросов у ревизора представляют договоры возмездного оказания услуг, как то: реклама, маркетинговые исследования, консультационные услуги, нотариальные услуги, пожарные услуги, охранные услуги и т.д. Как правило, все перечисленные услуги очень дорогие, а риск того, что подтверждающие и совершение первичные документы (для аудитора — аудиторские доказательства) некачественные — очень велик. Кроме того, здесь велика вероятность наличия фиктивных договоров, обеспечивающих фиктивные выплаты.

Учитывая все эти факторы, ревизору следует очень ответственно подходить  к правовой оценке договоров второй группы, особенно договоров возмездного оказания услуг. При проверке следует применять либо сплошную проверку таких договоров, либо выборку договоров с большой степенью риска, опираясь на личное суждение ревизора. В случае возникновения необходимости проверяющему следует привлечь к правовой экспертизе договоров эксперта, компетентного в юридических вопросах.

ОАО «Контакт» заключает договоры с поставщиками на поставку товаров для их последующей продажи, а также товарно-материальных ценностей для собственного потребления (приложение 5). Документальная проверка указанных договоров свидетельствует об их достоверности, полном отражении существенных условий сделки, реквизитов контрагентов. Во многом положительная правовая оценка заключенных договоров определяется наличием в штате предприятия квалифицированного юриста.

Из договоров с высокой степенью риска ОАО «Контакт» заключает договоры на оказание услуг по рекламе. Проверкой данных договоров установлено соответствие их оформления действующему законодательству. Фактическое оказание услуг по рекламе подтверждается актами выполненных работ (приложение 6), вырезками из средств периодической печати, в которых были опубликованы рекламные объявления. Цены на рекламные услуги обоснованы протоколами согласования цен. Цены на услуги рекламного характера, оказываемые рекламодателями - коммерческими предприятиями существенно не превышают цен на рекламу в государственных средствах массовой информации, что также подтверждает отсутствие фиктивных сделок.

Правовая оценка договоров, заключенных с покупателями аналогична методике проверки договоров с поставщиками. При проверке расчетов с покупателями устанавливают, заключены ли договоры поставки продукции, правильно ли исчисляются суммы (с учетом сроков реализации, качества продукции и других факторов), причитающиеся предприятию за принятую покупателем продукцию. Проверкой в исследуемой организации ОАО «Контакт» установлено, что договоры с покупателями и заказчиками (приложение 7) оформляются юристом в надлежащем порядке в соответствии с требованиями типового договора купли-продажи.

Каждая сумма дебиторской и  кредиторской задолженности на отдельных  счетах рассматривается с точки  зрения возникновения долга, причины  и давности образования задолженности, реальности ее получения.

При проверке дебиторской и кредиторской задолженности различают следующие  ее категории: текущую (или нормальную); не оплаченную в срок; задолженность  с истекшим сроком исковой давности; спорную; безнадежную [19, с. 231].

Текущей считается такая задолженность, которая вытекает из установленных форм расчетов и является неизбежной в процессе хозяйственной деятельности. Наличие такой задолженности не является нарушением финансовой дисциплины.

Задолженность, не оплаченная в срок, - это задолженность с истекшим сроком оплаты, которая должна быть погашена. При этом необходимо выяснить причины ее непогашения в установленные сроки расчетов.

Задолженность с истекшим сроком исковой  давности определяется путем сопоставления  сроков возникновения права на иск и сроков иска, установленных законодательством. Исковая давность исчисляется с момента возникновения права на предъявление иска. По этому виду задолженности следует проверить, направлялись ли письма-напоминания о необходимости погашения долга, выставлялись ли претензии, переданы ли материалы юридической службе предприятия для предъявления иска.

К спорной относится задолженность  по претензиям, предъявленным поставщикам  и подрядчикам, транспортным и другим организациям или переданным в хозяйственный  суд. Здесь необходимо проверить копии исковых заявлений и расписок о приеме дел на рассмотрение хозяйственным судом. При проверке следует обращать внимание на явно необоснованные иски, составляемые с таким расчетом, чтобы использовать отказ суда в удовлетворении претензии для списания нереальной задолженности на убытки.

При наличии безнадежной  задолженности, в иске которой хозяйственный  суд отказал, следует выяснить мотивы отказа, особенно если он был вызван истечением срока исковой давности, необоснованностью иска и неправильным ведением дел.

В ходе проверки реальности задолженности перед поставщиками и покупателями в ОАО «Контакт» выявлено, что задолженность с истекшим сроком давности, спорная и безнадежная отсутствуют. Организация производит оплату за товарно-материальные ценности (работы, услуги) в сроки, установленные договорами, контролирует своевременное поступление платежей от покупателей, регулярно производит сверку взаиморасчетов с контрагентами.

В случае, если проверкой  выявлены факты невзысканной просроченной дебиторской задолженности и  нарушений расчетной дисциплины данные рекомендуется обобщить в рабочей накопительной ведомости дебиторской задолженности с просроченными сроками исковой давности. Пример заполнения такой ведомости приведен в приложении 8.

Таким образом, в ОАО  «Контакт» налажен действенный  контроль за выполнением договорных обязательств с поставщиками и подрядчиками,  покупателями и заказчиками. В ходе проверки нарушения не установлены.

2.5. Проверка  правильности документального оформления  расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

В ходе проверки правильности документального оформления расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками ревизор контролирует заполнение документов, которыми оформляются расчеты (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.).

Все реквизиты указанных  документов должны быть заполнены четко  в соответствии с законодательством, также в наличии должны быть подписи  и печати (при их необходимости). Неоговоренные исправления в указанных документах не допускаются, все исправления должны быть завизированы лицом, их осуществившим, и заверены печатью. При этом неверные записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы была возможность прочесть и исправленную и верную запись.

Далее ревизору необходимо осуществить проверку документов по существу, а именно соответствие стоимости (а в случае с товарно-материальными  ценностями - количества и качества) поставленных товаров (работ, услуг) в договорах, счетах, накладных (актах), документах на оплату. В частности, чтобы установить правильность документального оформления  в ОАО «Контакт» расчетов с поставщиками по поступившим материальным ценностям, следует сопоставить данные об их количестве и стоимости по договорам (приложение 5), платежным документам – платежным поручениям (приложение 4) с данными документов на их оприходование – товарно-транспортными накладными (приложение 9). При этом ревизор оформляет ведомость проверки полноты оприходования материальных ценностей, получаемых от поставщиков (приложение 10).

Проверкой документального оформления расчетов с поставщиками на исследуемом предприятии ОАО «Контакт»  установлено, что при оформлении в документах все реквизиты заполнены надлежащим образом, неоговоренные исправления не допускаются, данные о количестве поступивших материальных ценностей и  их стоимости по договорам, спецификациям, платежным поручениям и требования совпадают с данными товарно-транспортных накладных.

При проверке документального оформления расчетов с покупателями и заказчиками ревизор, помимо проверки реквизитов и соответствия отпускаемых товаров договорным условиям, должен проверить правильность формирования отпускной цены.

Следует помнить, что  субъект хозяйствования, закупивший товар за пределами Республики Беларусь, формирует отпускную цену на внутреннем рынке исходя из контрактной цены, пересчитанной в рубли по курсу Национального банка, таможенной пошлины, расходов по растаможиванию груза, НДС при ввозе, акциза и надбавки к сумме перечисленных расходов. Если у покупателя будут документально подтвержденные расходы по страховке и транспортировке груза до своего склада, то он имеет право дополнительно включить их в отпускную цену.