Система контроля по расчётам с поставщиками и подрядчиками в ОАО «Печать»

 

 

Вся информация по операциям с поставщиками и подрядчиками  группируются в аналитических карточках, на примере ООО «Нико» (таблица 8)                              

                      Таблица 8

Карточка счета 60.1

Поставщики: ООО «НИКО»

за октябрь 2012 г.

ОАО "Печать"

Дата	Документ	Операции	Дебет		Кредит		Текущее сальдо
			Счет	Сумма	Счет	Сумма
Сальдо на 01.10.12 Кол-во
17.10.12	Выписка 00000238	Выписка Погашена задолженность ООО «Нико» Основной договор	60.1	63 720	51		Д 63 720
18.10.12	Поступление материалов 00000065	Поступление материалов Поступили материалы Кабель UTP 4х2 кат. 5е Основной склад ООО «Нико» Основной договор Кол-во	10		60.1	54 000                        12000
18.10.12	Принятие к учету  00000073	Принятие к учету Принятие к учету НДС ООО «Нико» Основной договор	19.3		60.1	9720
Обороты за период Кол-во			63720		63720 12000
Сальдо на 31.10.12 Кол-во

 

Кредиторская задолженность – неизбежное следствие существующей системы денежных расчетов между организациями, при которой всегда имеется разрыв времени платежа с моментом перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты. Анализ кредиторской задолженности позволяет дать ответы на ряд вопросов, относящихся к оценке финансового положения предприятия.

Организация сотрудничает в основном с одними и теми же крупными поставщиками на протяжении ряда лет. Погашает возникающую перед ними задолженность не сразу, в связи со значительными суммами долга, многочисленностью крупных поставщиков, долгосрочностью заключаемых договоров с данными поставщиками, отсутствием достаточного количества наличных денег, наличием существенной непогашенной дебиторской задолженности. С мелкими и средними поставщиками предприятие предпочитает рассчитываться сразу.

3. Система контроля по расчётам с поставщиками и подрядчиками в ОАО «Печать»

3.1. Организация контроля за состоянием расчётов с поставщиками и подрядчиками в ОАО «Печать»

Основное направление системы направлены на обеспечение достоверности показателей бухгалтерской отчётности, отражающих в стоимостном выражении состояние расчётов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретённую продукцию, оказанные услуги, счета по которым не оплачены в установленном порядке. Кредиторская задолженность в бухгалтерском учёте организации отражается как следствие её гражданских обязательств, возникающих в результате определённой сделки. Сделка, оформленная договором, представляет собой определённое действие участвующих в ней юридических или физических лиц, результатом которого является возникновение товарных и денежных обязательств. Для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) либо трёх или более сторон (многосторонняя сделка).

Целью учёта и контроля расчётов с поставщиками и подрядчиками является обеспечение контроля состояния кредиторской задолженности.

Контроль расчётов с поставщиками и подрядчиками в организациях осуществляется путем проверки договоров, первичных документов, отражающих фактическое поступление материалов и формирования сумм дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учёте.  Для реализации функций контроля применяются программные продукты для ведения бухгалтерского учёта. Контроль ведения аналитического учёта проводится на большинстве организаций при помощи справочников и перечислений в программе 1С: Предприятие типовой конфигурации. При этом у организаций есть возможность дополнять реквизитный состав справочников, изменять структуру кода, создавать дополнительные справочники, изменять (дополнять) состав значений в перечислениях.

Внутрихозяйственный контроль расчётов с поставщиками может быть реализован в виде центра контроля и внутреннего аудита. Схема организационной структуры центра контроля и внутреннего аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками приведена на рисунке 9.

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                   Центр контроля и внутреннего аудита                   │

└──────┬────────┬─────────┬─────────────┬───┬───┬─────────────┬───────────┘

       │        │        \│/            │   │   │             │

       │        │┌────────┴─────────┐   │   │   │             │

       │        ││Отдел тематических│   │   │   │             │

       │        ││ проверок основной│   │   │   │             │

       │        ││   деятельности   │   │   │   │             │

       │        │└──────────────────┘   │   │   │             │

      \│/       │       ┌───────────────┘  \│/  │             │

┌──────┴───────┐│       │   ┌───────────────┴─┐ │             │

│   Отдел по   ││       │   │Отдел внутреннего│ │             │

│  проведению  ││       │   │      аудита     │ │            \│/

│документальных││       │   │  использования  │ │ ┌───────────┴───────────┐

│   проверок   ││       │   │   финансовых    │ │ │   Отдел внутреннего   │

│              ││       │   │                 │ │ │   аудита и контроля   │

└──────────────┘│       │   │     ресурсов    │ │ │финансово-хозяйственной│

                │       │   └─────────────────┘  │ │ деятельности филиалов  │

               \│/      │                       │ │  и других структурных  │

┌───────────────┴─┐     │                       │ │     подразделений     │

│Отдел внутреннего│    \│/                      │ └───────────────────────┘

│аудита и контроля│   ┌─┴──────────────┐       \│/

│  дебиторской        │Отдел контроля  │   ┌────┴──────────┐

│      и          │   │ состояния      │   │Организационно-│

│  кредитоской    │   │    договоров       │ аналитический │

│задолженности    │   │ с поставщками  │   │     отдел     │

└─────────────────┘   └────────────────┘   └───────────────┘

Рис. 9. Схема организационной структуры центра контроля

и внутреннего аудита расчетов с поставщиками

 

Данное подразделение осуществляет проверки и ревизии, после чего тщательно анализируются материалы проверок, принимаются соответствующие решения. Все материалы в обязательном порядке передаются руководству. Методика проверок в основном соответствует общепринятой российской практике.

 Таким образом, основу  эффективности и адекватности  системы внутреннего контроля  составляют не столько конкретные  формы, методы и приёмы, сколько  действие (или бездействие) менеджмента  и собственника организаций, обеспечивающее  интеграцию внутреннего контроля  во все бизнес-процессы, своевременную  оценку рисков и эффективность  мер, направленных на снижение  их уровня.

Схематически элементарное развитие коллективных счетов можно представить на примере счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" (рис. 10).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│             Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"             │

└─────────────────┬─────────────────────────────────────┬─────────────────┘

                 \│/                                   \│/

┌─────────────────┴─────────────────┐ ┌─────────────────┴─────────────────┐

│60-1 "Расчеты с поставщиками       │ │60-2 "Расчеты с поставщиками и     │

│и подрядчиками по внутрихолдинговым│ │подрядчиками по внешним операциям" │

│операциям"                         │ │                                   │

└────────┬──────────────────┬───────┘ └────────┬──────────────────┬───────┘

        \│/                \│/                \│/                \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│60-1.1 "Авансы  │ │60-1.2 "Основные│ │60-2.1 "Авансы  │ │60-2.2 "Основные│

│выданные"       │ │расчеты"        │ │выданные"       │ │расчеты"        │

└────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘

        \│/                \│/                \│/                \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│Наименование    │ │Наименование    │ │Наименование    │ │Наименование    │

│контрагентов    │ │контрагентов    │ │контрагентов    │ │контрагентов    │

└────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘

        \│/                \│/                \│/                \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│Номера договоров│ │Номера договоров│ │Номера договоров│ │Номера договоров│

└────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘

Рис. 10. Иерархическая структура синтетического счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками"

 

 

 

 

Информация о задолженности поставщикам отражается в следующих формах бухгалтерской отчётности [9, 15]:

1. Бухгалтерский баланс

Сальдо по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»  отражается в бухгалтерском балансе в развёрнутом виде: в активе баланса отражается сумма перечисленного поставщикам аванса (дебиторская задолженность), в пассиве - задолженность поставщикам за полученный товар (кредиторская задолженность).

Дебиторская задолженность отражается во II разделе актива баланса «Оборотные активы», кредиторская – в V разделе пассива баланса «Краткосрочные обязательства».

2. Отчёт о движении  денежных средств

В отчёте отражается сумма погашения кредиторской задолженности денежными средствами за отчётный период.

3. Приложение к бухгалтерскому  балансу

В разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» отражается размер кредиторской задолженности на начало и конец отчётного периода в более детализированном виде, чем в бухгалтерском балансе.

4. Пояснительная записка 

В пояснительной записке нужно раскрыть данные о наличии на начало и конец отчётного периода и движении в течение отчётного периода отдельных видов кредиторской задолженности (в частности, перевод долгосрочной задолженности в состав краткосрочной) [24].

При журнально-ордерной форме учёта для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками используют журнал - ордер № 6. В нем совмещены аналитический и синтетический учёт расчётов организации со своими поставщиками и подрядчиками за запасы, работы и услуги.  Основанием для записей в журнале - ордере являются:

- счета-фактуры поставщиков  материальных ценностей и услуг;

- данные из ведомости  учёта неотфактурованных поставок (ф. № 6-с);

- данные из ведомости  учёта материалов в пути (ф. №6-ас);

- данные из ведомости  учёта расчётов с субподрядными  организациями (ф. № 5-с используется  в строительстве).

В журнале - ордере № 6 каждый счёт поставщика отражается отдельной строкой. Журнал - ордер открывают записи по счетам, не оплаченным на начало отчётного месяца, и сальдо по ним. Суммы по акцептованным счетам поставщиков записываются по мере поступления.

Между первичными документами и регистрами учёта и отчётности существует взаимосвязь: сальдо в журнале – ордере и обороты за анализируемый период должны быть равны сумме сальдо и оборотов соответствующих разработочных таблиц, ведомостей аналитического учёта, карточек, листков - расшифровок, первичных учётных документов.

В данном разделе были выявлены цель и задачи учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, а так же проанализированы различные способы поступления товаров (материалов). В качестве основных задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками выделены:

1. обеспечение контроля  правильности соблюдения форм  расчётов, установленных в договорах, между контрагентами;

2. правильное отражение  синтетического и аналитического  учёта расчётов с поставщиками  и подрядчиками в бухгалтерском  учёте и отчётности;

3. подтверждение суммы  задолженности путём сверки расчётов  с поставщиками и подрядчиками;