Теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций

Общая характерная особенность  учетного информационного процесса - наличие носителя информации, который  считается важным объектом организации  учетного процесса. Однако следует  заметить, что понятия данные и  информация также отличаются по своей  сути, поскольку данные регистрируют уровень какой-либо хозяйственной  операции и происходящего события, а информация концентрирует в  себе полезное содержание, которое  можно получить на основе данных. В  целом процесс учета отличается строгим документальным оформлением  всех хозяйственных фактов (явлений).

 

1.3 Сущность документации  как метода бухгалтерского учета,  понятие документооборота, его значение  и организации

 

Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается  предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления  в движении, изменении, взаимосвязи  и взаимодействии. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т.е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований. Поэтому метод нельзя рассматривать как нечто застывшее. Изменение экономических отношений, развитие научно-технического прогресса  предъявляют новые требования к  бухгалтерскому учету, а это вызывает изменение его приемов и способов. Например, применение компьютеров приводит к совершенствованию способов наблюдения, контроля и регистрации хозяйственных операций, съема информации. Содержание метода бухгалтерского учета вытекает из его сущности и особенностей бухгалтерского учета.

Метод бухгалтерского учета  включает в себя следующие способы  и приемы, которые принято называть элементами метода бухгалтерского учета: документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная  запись, баланс и финансовая отчетность.

Документацией называется процесс  оформления операций документами, который  представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.

Согласно другому определению, документация - письменное свидетельство  о совершенной хозяйственной  операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется  документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность  проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Документ (от лат. - свидетельство, доказательство) в широком смысле - это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ - это  письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственной  операции, право на ее совершение и/или  устанавливает материальную ответственность  работников за доверенные им ценности.

Каждая хозяйственная  операция должна быть при ее возникновении  зафиксирована в первичном документе. Стадия регистрации хозяйственной  операции документом называется первичным  учетом.

Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет  юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и оправдательное значение в различных спорах или при проведении ревизии.

Кроме того, первичные документы  содержат в себе информацию, которая  в дальнейшем с помощью методов  и приемов бухгалтерского учета  обобщается и используется для составления  бухгалтерской отчетности.

Термин "документ" не имеет  однозначного толкования. Существуют две точки зрения, первая из которых  ставит знак равенства между документом и носителем информации. Согласно второй точке зрения, преимущественно  распространенной в юридической  литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу  фиксации которой действующее законодательство придает правовое значение, означающее, что за ним следуют определенные юридические последствия. Юридическая  полноценность и доказательная  достоверность получаемой в бухгалтерском  учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной  операции, отражаемой на счетах.

В большинстве случаев  деятельность бухгалтера связана непосредственно  с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:

• составление корреспонденции (переписка);
• прием поступающих (входящих) документов;
• отправка исходящих документов;
• регистрация и контроль за исполнением документов;
• хранение отработанных документов в текущем архиве;
• прекращение хранения документов в текущем архиве.

На счетных работников возлагается определенная ответственность  за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата.

Постановка делопроизводства на предприятии в конечном итоге  зависит от размеров, традиций и  направления бизнеса. Развитие различных  периферийных, технических устройств  и аппаратов регистрации документов и первичных данных усовершенствовало способы наблюдения и ввода данных о хозяйственных фактах. Но это обстоятельство не освобождает от необходимости оформления юридически полноценного подтверждения той или иной хозяйственной операции. Например, показания счетчиков периодически должны фиксироваться в специальных журналах за подписью ответственных лиц, а затем переноситься в первичные бухгалтерские документы. Это значит, что оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта.

По общепризнанной методологии  ведения документации для любой  организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие (табл. 1 в приложении А ).

Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает  работу с ними. Путь, который проходят документы от момента выписки  до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.  Движение документов, поступающих в организацию, представлено на рисунке 1.

Рисунок 1 - Движение документов, поступающих в организацию

Важное контрольное и  информационное значение имеет дата, поскольку хозяйственные факты  могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения возможности повторно использовать один и тот же документ на них ставят штампы гашения.

Для установления персональной ответственности за достоверность  сведений, указанных в документе, а также подтверждения правомочности  ее осуществления необходимо обеспечить собственноручную подпись личности. Перечень должностных лиц, имеющих  право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с финансовым директором.

Получают распространение "электронные подписи". Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования  и доступа к электронным подписям.

Движение документов, составляемых в организации, можно представить  в следующем виде (Рисунок 2).

Создание (получение) документа

Первичная организация и  обработка

Предварительное рассмотрение и передача документа к исполнителю

Исполнение документа

Сдача в архив

 

Рисунок 2 - Движение документов в организации

 

В работе с документами  важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен  для исполнения, какое принято  решение по данному вопросу. Во многих предприятиях устанавливают:

• порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;
• правила отправки исходящих документов и контроля за их исполнением;
• способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;
• переписку с отдельными организациями и лицами.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних  организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может  быть оформлен в двух вариантах - в  виде схемы и в виде перечня  работ по созданию, проверке, обработке  документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с  указанием ответственных исполнителей и сроков.

Ответственность за соблюдением  графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой  предприятия. Ответственность за соблюдением  графика документооборота, а также  за своевременное и доброкачественное  создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском  учете и отчетности, за достоверность  содержащихся в них данных несут  лица, создавшие и подписавшие  эти документы. Число таких лиц  должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня  документов, которые они имеют  право подписывать.

Главное связующее звено  документооборота - данные первичных  документов, характеризующие хозяйственные  факты количественно и качественно.

Следовательно, документация учета призвана обеспечить:

• сплошной непрерывный учет всех объектов;
• юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу;
• использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;
• контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
• укрепление законности, так как документы дают основание для суждения о правильности и целесообразности той или иной операции.

 

1.4 Первичные документы,  их классификация и требования  к их оформлению и движению

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет и  в которых отражается первичная  учетная информация.

К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные  кассовые ордера, авансовые отчеты, акты приема-передачи основных средств, накладные, требования, счета, акты выполненных  работ или услуг, товарные чеки, платежные  поручения, акты выбытия, акты на списание материалов, лимитно - заборные карты и многие другие. Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения (таблица 2 в приложении Б).

По назначению документы  подразделяют на:

• распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;
• оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;
• бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;
• комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления  документы подразделяют на:

• разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;
• накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.