Теоретические основы первичного учета и документирования хозяйственных операций

По объему содержания документы  подразделяют на:

• первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;
• сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления  документы подразделяют на:

• внутренние - составленные на самом предприятии;
• внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц.

По способу заполнения документы подразделяют на:

• типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;
• специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:

• проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;
• наличие обязательных реквизитов, отсутствие которых лишает их юридической силы.

Первичные документы на электронном  носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события  либо непосредственно после их окончания.

При составлении первичных  документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях  предприниматели и организации  должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов. Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств и законодательством Российской Федерации.

В финансово-бухгалтерских  службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные  и расходные кассовые ордера, поступающие  грузы и т.д.

Номера документам присваивают  в порядке возрастания цифр, начиная  обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные письма и др.), присваивают регистрационный индекс, включающий в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости - число и месяц его составления.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем  информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых  ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей  в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым  карандашом.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы  не допускается. В остальные первичные  документы исправления могут  вноситься лишь по согласованию с  участниками операций и событий, что должно быть подтверждено подписями  тех же лиц, которые подписали  документы с указанием даты внесения исправлений.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется  в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством  Республики. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих  право подписи бухгалтерских  документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в  зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования  и доступа к электронным подписям.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в  первичные документы должны быть включены дополнительные требования:

• первичные документы составляются средствами, которые обеспечивают сохранность записей в них в течение длительного времени;
• ошибки в первичных документах исправляют так, чтобы можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;
• нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Как уже было рассмотрено выше, движение первичных документов в  бухгалтерском учете (составление  или получение от других субъектов  хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий и в целях  экономии времени при поиске информации необходимо после получения нормативных  документов создать базу регистрации  первичных документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии  первичные документы должны иметь  свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в  одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

• соблюдение всех установленных реквизитов и форм документов;
• точность, ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документах;
• своевременность оформления хозяйственных операций, четкое, аккуратное и разборчивое написание текста;
• зачеркивание свободных мест при отсутствии реквизита;
• указание сумм цифрами и прописью во всех ценных документах; зачеркивание ошибок так, чтобы было видно зачеркнутое, и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;
• исправления не допускаются.

При необходимости в документы  можно вносить исправления, используя  следующие типы оговорок: "исправленному  верить", "вписанному верить", "зачеркнутое  не читать" с указанием даты исправления. Исправления должны быть в обязательном порядке согласованы с участниками  хозяйственных операций, что нужно  подтверждать подписями тех же лиц, которые завизировали документ.

Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения  достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения  сведений о них. По факсу может  быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения  своей подлинности. Ответственность  за своевременное и доброкачественное  создание документов и их передачу в установленные сроки для  последующего отражения в бухгалтерском  учете несут лица, оформившие и  подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии – это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный учет представляет собой  комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими  любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных  объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные документы  являются носителями информации обо  всех производственно-хозяйственных  объектах и субъектах и их взаимодействиях  и позволяют комплексно оценивать  все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

 

1.5 Функции первичных документов

 

К основным функциям первичных документов относятся:

1. Обоснование правомерности отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
2. Подтверждение правильности и достоверности определения налогооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды.

3. Контроль над поступлением, движением, выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества 
предприятия, а также имущественных прав.

Каждому российскому бухгалтеру известно, насколько важным является правильное и своевременное оформление первичных бухгалтерских документов, без которых ведение бухгалтерского учета и начисление налогов просто невозможно. Для торгового предприятия, имеющего дело с большим количеством  товарно-материальных ценностей, а  следовательно, и документов, эффективная  организация документооборота является особенно актуальной. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона РФ "О  бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон "О бухгалтерском  учете") все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

В результате рассмотрения теоретических основ первичного учёта можно сделать следующие  выводы:

1. Первичный учёт представляет собой полноценную составляющую бухгалтерского управленческого учёта его необходимо выделять в самостоятельную, требующую исследования систему со своей структурой, целями, задачами, а также внутренними и внешними связями.

2. Основная цель системы первичного учёта - обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующе участке функционирования системы пользователи имели бы возможность оперативного получения достоверной первичной информации о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

3. Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация  первичного учета на предприятии  МАДОУ "Ладушки"

 

2.1 Характеристика предприятия и учетная политика отражения хозяйственных операций в области документооборота

 

Муниципальное дошкольное образовательное  учреждение - детский сад «Ладушки»  комбинированного вида создано в  результате реорганизации МВОУ «Дошкольник» путём разделения МВОУ «Дошкольник», на базе двух детских садов (№2 и  №36), на основании Постановления  Главы Администрации города Качканар Свердловской области от 31.12.1999г. № 1169.

Муниципальное дошкольное образовательное  учреждение  - детский сад «Ладушки»  комбинированного вида реорганизовано путем присоединения  Муниципального дошкольного образовательного учреждения  - детский сад «Журавлик» на основании  Постановления Главы Качканарского  городского округа от 23 июля 2009 года № 981.

Муниципальное дошкольное образовательное  учреждение - детский сад «Ладушки»  комбинированного вида создано в результате Постановления Администрации  Качканарского городского округа от 15.02.2012 г. № 143 « О создании Муниципального дошкольного образовательного учреждения - детский сад «Ладушки» комбинированного вида путем изменения типа» в целях реализации Федерального закона от 08.05.2010г. №83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». 

В МДОУ - детский сад «Ладушки» функционирует 18 возрастных групп, которые представлены в таблице 3 (приложение В).

Основным документом организации, определяющим порядок ведения бухгалтерского учета при отражении хозяйственных  операций, является учетная политика.

Термин «учетная политика» организации  вошел в употребление в конце  восьмидесятых годов в качестве вольного перевода на русский язык словосочетания «accounting policy», употребляемого в стандартах, издаваемых Комитетом  по международным стандартам бухгалтерского учета. В начале 1992 г. этот термин был  впервые закреплен в Положении  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, а широкое  распространение на практике получил  после введения в действие первого  стандарта по бухгалтерскому учету  ПБУ 1/2008 «Учетная политика предприятия».

Согласно ПБУ 1/2008 «под учетной политикой организации понимается принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности».