Учет денежных средств на предприятие

В настоящее время приказы о приеме кассира оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

В организациях - субъектах малого предпринимательства не имеющих в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы о приеме работников на работу (в том числе кассира) оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. 

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

• руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;
• формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств;
• порядок оформления приходных и расходных документов;
• лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, и правила обеспечения их сохранности;
• порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;
• правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
• основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

• осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;
• ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги;
• оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
• сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;
• составление кассовой отчетности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

В соответствии с указанным постановлением с кассиром должен заключаться договор с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в отдельных случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством все организации и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но им разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы — например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью обслуживающий банк устанавливает организациям и учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в банк специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций и учреждений, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в банки ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке). Для них установлены свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации или учреждения, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации или учреждения.

При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями и учреждениями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин техники (далее - ККМ).

Организации или учреждения не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по согласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями или учреждениями наличных денежных средств:

• для организаций, учреждений расположенных в населенном пункте, где имеются банки - ежедневно в день поступления наличных денег в кассу;
• для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки - на следующий день;

Организации или учреждения имеют право на получение наличных денежных средств со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег из кассы организации или учреждения производится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации или учреждения определенную операцию.

Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Таким образом, в результате изучения теоретических основоположений организации кассы установлено, что цель, порядок, правила организации кассы в надежном порядке хранения и целесообразном использовании наличных денег.

Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.

1.3 Содержание  правил и порядка учета наличных  денежных средств и средств, находящихся  на счетах в банке

Для ведения различного рода безналичных расчетов каждая организация может открывать в банковских учреждениях несколько расчетных счетов, а также и другие счета и субсчета: текущие, валютные, специальные и др.

Для открытия счета в банк представляются следующие документы:

• заявление на открытие счета, которое подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом юридического лица и заверяется оттиском печати. В случае, когда, согласно штатному расписанию, должность главного бухгалтера не предусмотрена, заявление подписывается только руководителем;
• заверенная регистрирующим органом или нотариально копия Свидетельства о государственной регистрации юридического лица или другие документы, подтверждающие государственную регистрацию в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики;
• заверенные регистрирующим органом или нотариально копии учредительных документов юридического лица (Устав (Положение), учредительный договор, приказ о создании (для государственного и муниципального учреждения));
• копия Сертификата о постановке на учет и присвоении фискального кода;
• копия Справки о присвоении кодов ОКПО;
• справка о постановке на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика;
• карточка с образцами подписей и оттиска печати;
• заверенная регистрирующим органом или нотариально копия Выписки из Единого Государственного реестра юридических лиц;
• справка из Пенсионного фонда в случаях, предусмотренных законодательством Приднестровской Молдавской Республики.

В карточках с образцами подписей и оттиска печати банком указывается номер открываемого расчетного счета.

Карточки с образцами подписей и оттиска печати остаются в банке и используются для сверки подписей и оттиска печати, проставленных на представляемых организацией расчетных и платежных документах. Сверка производится при выдаче организации наличных денег по чеку.

При открытии расчетного счета с банком заключается договор банковского счета, который регламентирует взаимоотношения между банком и клиентом по расчетно-кассовому обслуживанию. В приложении к договору определяются ставки на услуги банка. После подписания договора на расчетно-кассовое обслуживание счету присваивается номер.

Банк гарантирует клиенту право беспрепятственно распоряжаться своими денежными средствами, ограничения могут устанавливаться только законом. При этом банк, не нарушая право клиента на распоряжение имеющимися на счете денежными средствами, может использовать временно свободные денежные средства клиента в своих целях, за что клиенту начисляются проценты.

Банк устанавливает лимит остатка денежных средств, хранящихся на расчетном счете клиента. Если сумма денежных средств на расчетном счете окажется ниже этого лимита и несмотря на предупреждения банка не будет восстановлена в течение месяца, банк имеет право расторгнуть договор с клиентом по своей инициативе.

Основанием для расторжения договора по инициативе банка является отсутствие операций по расчетному счету в течение года. Организация может расторгнуть договор банковского счета по своей инициативе в любое время на основании заявления об этом.

Если организация имеет подразделения (склады, магазины, филиалы), которые открываются в производственных целях не по месту ее нахождения, а в другом регионе, то этим подразделениям по просьбе головной организации в регионе их деятельности могут быть открыты расчетные субсчета. Круг операций, осуществляемых по такому счету, определяется головной организацией.

Для открытия расчетного субсчета и текущего счета предъявляются приказ головной организации о создании подразделения, устав подразделения, заверенный головной организацией, карточки с образцами подписей, заверенные также головной организацией и ее печатью (нотариальное заверение не требуется).

Обычно расчетные субсчета открываются для зачисления выручки от реализации продукции в любой форме: покупатели в оплату за полученную продукцию могут в безналичном порядке перечислить денежные средства на расчетный субсчет подразделения, а могут произвести расчет наличными деньгами, которые вносятся на расчетный субсчет самим подразделением. Денежные средства с расчетного субсчета перечисляются затем на расчетный счет головной организации. Кроме зачисления наличной выручки, все остальные операции по расчетному субсчету совершаются в безналичном порядке. Сниматься наличные деньги с субсчета не могут.