Учет денежных средств на предприятии и его нормирование

В кассовой книге указывают номер  документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Ежедневно, в  конце рабочего дня, кассир подсчитывает в книги итоги и выводит  остаток на конец дня. Подчистки  и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за ведением  кассовой книги и кассовых операций возлагается на главного бухгалтера.

С согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируются машинограмма «Отчет кассира». Эти машинограммы  проверяются и подписываются кассиром и передаются с кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Последние в течении года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителей и главного бухгалтера, и книга опечатывается.

В отчете кассира делают разметку корреспондирующих счетов, затем его данные переносят в машинограмму или учетные регистры по дебету и кредиту счета 1010 «Наличность в кассе в национальной валюте».

Заполненный лист отчета кассира (кассовой книги) приведен в  приложении 4.   

Помимо наличных денег, в кассе могут хранится акции, облигации государственных займов, векселя, чековые книжки, другие ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К бланкам строгой отчетности относятся : абонементы на получение  питания в столовой, диетического питания, питания в столовых учебных заведений, лечебно-профилактического питания; талоны для отпуска персоналу бесплатного спецпитания (молока или других равноценных пищевых продуктов) и т.п. Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются на счете 1315 «Прочие материалы», как материальные ценности, по фактической себестоимости их приобретения. Материально ответственные лица ведут учет бланков в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по каждому наименованию и номинальной стоимости. Операции по приходу и расходу бланков оформляются Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности. Ежемесячно материально ответственное лицо представляет в бухгалтерию отчет о движении бланков строгой отчетности. При подготовке знаков к реализации специально назначаемая руководителем субъекта комиссия с участием материально ответственного лица вскрывает пачки и производит полистный подсчет бланков (знаков). Результаты подсчета вносят в Акт о результатах проверки абонементов, талонов и других знаков, выявленных при полистном пересчете вскрытых пачек. При  выявлении расхождений в Акте фиксируются данные упаковочной этикетки и фактического наличия знаков в пачке. На основании акта могут быть предъявлены претензии изготовителю знаков. На абонементах на питание и других знаках при подготовке их к продаже ставится штамп (печать) субъекта.

Билеты, талоны, абонементы и другие бланки строгой отчетности учитываются за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности»  по их номинальной стоимости. Аналитический  учет на этом счете ведется по каждому  наименованию бланков с указанием  серии, номеров, количества, номинальной или учетной стоимости, по материально ответственным и подотчетным лицам в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. 

Фактическая себестоимость  бланков списывается при  выдаче их по кредиту счета 1315 «Прочие материалы» и дебету счета 7210 «Общие и административные расходы» или других счетов по принадлежности. Номинальная стоимость проданных бланков списывается с забалансового счета 006 и отражается в карточках-справках на основании Актов на списание использованных бланков строгой отчетности, отчеты и других документов, подтверждающих продажу или уничтожение бланков.      

При выдаче денег из кассы  кредитуется счет 1010 и дебетуются следующие счета:

3350 «Расчеты с персоналом по оплате труда», «Задолженность должностным лицам» - на суммы оплаты труда и другие выплаты выданные персоналу предприятия и должностным лицам;

1250 «Задолженность работников и других лиц»  - на суммы, выданные в подотчет работникам предприятия;

1040 «Наличность на расчетном счету» - на суммы выручки, депонированной заработной платы и других сумм, сданных на расчетный счет предприятия.

Учет наличности в кассе в иностранной валюте. Субъекты, совершающие операции с валютой, открывают счет 1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте». Учет в валютной кассе ведется аналогично операциям в кассе субъекта, с той лишь разницей, что в приходных, расходных кассовых ордерах и кассовой книге указывается суммы средств в иностранных валютах и в тенговом эквиваленте.

Для валютной кассы открывается  отдельная кассовая книга. При большом  объеме валютных операций возможно ведение  отдельной машинограммы или других учетных регистров.

При поступлении валюты дебетуют счет 1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте» и кредитуют следующие счета:

1050 «Наличность на валютном счете внутри страны» - при поступлении валюты с валютного счета;

1210 «Счет к получению» - на суммы валютной выручки, полученной в кассу;

6250 «Доход от курсовой разницы» - на суммы курсовых разниц при падении курса тенге по отношению к соответствующим иностранным валютам;

1250 «Задолженность работников и других лиц» - на суммы валюты, сданные подотчетными лицами в кассу.

При выдаче валюты из валютной кассы кредитуют счет 1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте» и дебетуют следующие счета:

1250  «Задолженность работников и других лиц» - на суммы иностранной валюты, выданные под отчет;

1050   «Наличность на валютном счете внутри страны» - суммы валюты, сданные на валютный счет;

7430 «Расходы по курсовой разнице» - на суммы курсовых разниц, образовавшихся в результате повышения курса тенге по отношению к соответствующим валютам.

Учет наличности в операционной кассе субъекта. Учет наличия и движения  денежных средств в кассах товарных контор, пристаней, речных переправ, судов, багажных касс портов, вокзалов, кассах отделений связи и т.п. ведется на счетах 1010 ««Наличность в кассе в национальной валюте» и 1020  «Наличность в кассе в иностранной валюте», субсчет «Наличность в операционной кассе». Операции в операционной кассе учитываются аналогично операциям на счетах 1010 или 1020. При поступлении денег в операционную кассу дебетуют счета 1010 или 1020, субсчет «Наличность в операционной кассе» и кредитуют следующие счета:

6010 «Доход о реализации готовой продукции (работ, услуг)». 1210 «Счета к получению» - на суммы полученные в кассу от покупателей и заказчиков.

Сдача выручки в кассу  предприятия отражается по дебету счета 1010 или 1020 и кредиту счета 1010 или 1020, субсчет «Наличность в операционной кассе».

По операционной кассе  ведется отдельная кассовая книга, может быть открыта отдельная  машинограмма или другой учетный  регистр.

3 УЧЕТ НАЛИЧНОСТИ НА РАСЧЕТНОМ И ВАЛЮТНОМ СЧЕТАХ

Расчетные счета открываются  предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный  баланс и др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому  предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном счете  сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение  задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются  суммы просроченных налогов и  сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража - суммы удовлетворенных исков и т.п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчетного счета предприятия без его приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам, за выполненные им услуги).

При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется  календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Прием и выдача денег  или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной  формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование - поручение.

Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные  банком сроки) получает от банка выписку  из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета  по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом ”погашено”. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 3100 ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной  выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 1040 ”Расчетный счет”, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка  выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие  счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия  предприятия ведет на счете 1040 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счету 1040 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Суммы с одинаковыми корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

Обязательное условие  для заполнения регистров - использование  одной строки для каждой выписки  независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 1040.

Наличие этих показателей  за каждый отчетный день и месяц  позволяет счетным работникам анализировать  источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование  средств, исполнение обязательств перед  бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.