Учет денежных средств на предприятии и его нормирование

Во внешней торговле используются в основном документарные аккредитивы (и резервный аккредитив) означающие любое соглашение, как бы оно не было названо или обозначено, в силу которого банк (банк-эмитент), действуя по просьбе и на основании инструкций клиента  или от его имени.  Аккредитивы выставляются банками на основании поручения или заявления импортера (приказодателя по аккредитиву), которое фактически повторяет все условия раздела контракта, касающегося порядка платежей. Контракты оговаривают, в частности, следующее: наименование банка, в котором будет открыт аккредитив (предпочтение отдается банкам, являющимся корреспондентами уполномоченного банка); вид аккредитива; наименование исполняющего банка; условия исполнения платежа; перечень документов, против которых должен производиться платеж; сроки действия аккредитива; порядок взимания банковской комиссии; сроки отгрузки и пр.

Согласно унифицированным правилам в каждом аккредитиве должен быть четко оговорен способ его исполнения: путем платежа по предъявлении документов; путем платежа с рассрочкой; путем смешанного платежа.

Формы аккредитива различаются  договоренностью об объеме обеспечения  и моменте принятия на себя риска. Однако аккредитив - наиболее сложный метод расчета для экспортера, поскольку получение платежа связано с  правильным оформлением документов и своевременным представлением их в банк. Основные недостатки аккредитивной формы расчетов для контрагентов заключаются, во-первых, в определенных задержках пробега документов через банки и, во-вторых, в высокой стоимости аккредитива. За проведение операций  банки взимают комиссию, зависящую от суммы аккредитива.

Закрытие аккредитива в исполняющем  банке производится: по истечении срока аккредитива (в сумме аккредитива или его остатка); на основании заявления получателя средств об отказе от дальнейшего использования аккредитива до истечения срока его действия, если возможность такого отказа предусмотрена условиями аккредитива (в сумме аккредитива или его остатка); по распоряжению плательщика о полном или частичном отзыве аккредитива, если такой отзыв возможен по условиям аккредитива (в сумме аккредитива или в сумме его остатка). При отзыве аккредитив закрывается или его сумма уменьшается в день получения от банка-эмитента распоряжения плательщика о полном или частичном отзыве аккредитива.

На этом счете учитывают  движение денежных средств, находящихся  в аккредитивах. Аккредитив – это  безусловное денежное обязательство  банка, выдаваемое им по поручению клиента  в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент) , может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии предоставления им отгрузочных и других документов, предусмотренных в аккредитиве. Могут открываться следующие виды аккредитивов: покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные); отзывные или безотзывные.

При открытии  аккредитива  дебетуют счет 1070 «Денежные средства в аккредитивах» и кредитую счета: 1040 «Наличность на расчетном счете» - если аккредитив выставлен с расчетного счета; 3010 «Кредиты банков» - если аккредитив выставлен за счет краткосрочного или долгосрочного кредитов. Оплату счетов поставщиков отражают по кредиту счета 1070 и дебету счета 3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; возврат полностью или частично неиспользованного аккредитива показывают по дебету счетов 1040,1050,3010 и кредиту счета 1070. оплата комиссионных расходов банку отражается по дебету счета 7210 «Общие и административные расходы» и кредиту счета 1040 «Наличность на расчетном счете».

На счете 1070 «Денежные средства в чековых книжках» учитываются расчеты чеками из чековых книжек. Чек – это письменное распоряжение плательщика своему банку уплатить с его счета держателю чека определенную денежную сумму. Выделяют денежные чеки и расчетные чеки. Денежные чеки применяются для выплаты держателю чека наличных денег в банке (например, на заработную плату, хозяйственные нужды, командировочные расходы, закупки сельскохозяйственных продуктов и т. д.).Расчетные чеки -  чеки, применяемые для безналичных расчетов. Расчетный чек - документ установленной формы, содержащий безусловный письменный приказ чекодателя своему банку о перечислении определенной денежной суммы с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Расчетный чек, так же как и платежное поручение, оформляется плательщиком, но в отличие от платежного поручения чек передается плательщиком предприятию-получателю платежа в момент совершения хозяйственной операции, которое и предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Расчетные чеки бывают покрытыми  и непокрытыми. Покрытые расчетные  чеки – это чеки, средства по которым  предварительно депонированы клиентом-чекодателем  на отдельном банковском счете “Расчетные чеки”, что обеспечивает гарантию платежа  по данным чекам. Непокрытые расчетные чеки – это чеки, платежи по которым гарантируются банком; в этом случае банк гарантирует чекодателю при временном отсутствии средств на его счете оплату чеков за счет средств банка. Сумма гарантий банка, в пределах которой могут быть оплачены чеки, учитывается в банке-гаранте на внебалансовом счете “Гарантии, поручительства, выданные банком”. Для получения расчетных чеков клиент обращается в обслуживающий его коммерческий банк с заявлением по установленной форме, где указываются количество чеков и сумма общей потребности в расчетах чеками.

На основании этих данных определяется лимит одного чека, который должен быть проставлен на оборотной стороне  каждого чека. Заявление на выдачу чеков подписывается руководителем  предприятия, главным бухгалтером  и заверяется печатью».

Одновременно с заявлением клиент представляет в банк платежное поручение  на перечисление заявленной денежной суммы с его расчетного счета  на счет “Расчетные чеки” и только после депонирования этих средств  имеет право на получение этих чеков.

Коммерческий банк   перед   выдачей чеков    клиенту    оформляет   их  в соответствии со следующими требованиями: наименование банка-плательщика, его номер и местонахождение; наименование чекодателя, номер его лицевого счета в банке; предельный размер суммы, на которую может быть выписан чек (проставляется на оборотной стороне чека); подпись должностного лица банка и печать. Кроме того, работник банка должен под расписку проинформировать клиента о правилах пользования чеками, и предупредить его об ответственности за утраченные или похищенные чеки. Убыток (в результате утраты или похищения чеков) несет сам чекодатель, если не будет доказано, что чек был оплачен по неосторожности или по умыслу самого банка. Вместе с чеками банк обязан выдать клиенту идентификационную карточку (чековая карточка).

Чековая карточка выдается в одном  экземпляре независимо от количества чеков и идентифицирует чекодателя по каждому выданному им чеку. Лицевая  сторона чековой карточки должна содержит   следующие данные: наименование банка-плательщика и его реквизиты; название “Чековая карточка” и ее номер; наименование чекодателя; образец подписи чекодателя; номер лицевого счета чекодателя.

На   обратной  стороне   чековой (идентификационной)   карточки    перечисляются   условия, при   которых банк гарантирует платеж по чекам: чек выписан на сумму, не превышающую лимит по нему; подписи чекодателя в чеке и чековой карточке идентичны; номера счета чекодателя в чеке и карточке одинаковы; чек должен быть предъявлен в банк в течение 10 дней со дня его выписки; чек должен быть оплачен по полной сумме, на которую он выписан, без какой-либо комиссии. Перечисленные выше условия подписываются ответственным работником банка и удостоверяются печатью последнего. Если клиент использовал все расчетные чеки, чековая карточка должна быть возвращена в банк и подлежит уничтожению. Карточка может быть оставлена предприятию в том случае, если предприятие заявило новую потребность в чеках и лимит одного чека при этом не изменился».

  Для поставщика  расчеты чеками имеют как преимущества: относительная быстрота расчетов; большая скорость поступления  денег на счет чекодержателя  и соответственно ускорение оборота и сокращения дебиторской задолженности; так и недостатки: недостаточная гарантия платежей из-за недостаточности средств у чекодателя, т.е. стоимость полученных товарно-материальных ценностей или услуг должна совпадать с суммой чека; невозможность расчетов чеками по крупным суммам платежей; возможность подделки. Чековая форма расчетов имеет и определенные преимущества для покупателя: высокая степень гарантии получения товара, т.к. чек выписывается или передается в момент получения товара, выполнения работ и предоставления услуг; а также недостатки: относительная сложность в оформлении чека покупателем; при получении продукции может оказаться, что часть ее не соответствует требованиям получателя, или, наоборот, появилась продукция, нужная потребителю, а сумма чека не позволяет уменьшить или увеличить ее размер.

Документооборот при расчетах чеками сводится к следующему;  чекодатель в случае приобретения товаров, услуг  выписывает расчетный чек, проставляя в нем следующие данные: сумму  платежа (цифрами и прописью); наименование получателя платежа; место выписки  чека; 
- дату совершения платежа (при этом месяц указывается прописью). Выписанный чек заверяется подписью чекодателя непосредственно в сам момент совершения оплаты (вручения чека получателю платежа). Зачисление средств на счет чекодержателя производится обслуживающим его банком только после поступления средств от чекодателя и обслуживающего его банка. Расчеты чеками предусматривают следующие условия: чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю; в качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков; отзыв чека до истечения срока для его предъявления не допускается; выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан; порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются настоящим Кодексом, а в части, им не урегулированной, другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Чек должен содержать: наименование "чек", включенное в текст документа; поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму; наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж; указание валюты платежа; указание даты и места составления чека; подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя. Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы чека. Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.

Чек оплачивается за счет средств  чекодателя: в случае депонирования  средств порядок и условия  депонирования средств для покрытия чека устанавливаются банковскими  правилами; чек подлежит оплате плательщиком при условии предъявления его  к оплате в срок, установленный законом; плательщик по чеку обязан удостовериться всеми доступными ему способами в подлинности чека, а также в том, что предъявитель чека является уполномоченным по нему лицом; при оплате индоссированного чека плательщик обязан проверить правильность индоссаментов, но не подписи индоссантов; убытки, возникшие вследствие оплаты плательщиком подложного, похищенного или утраченного чека, возлагаются на плательщика или чекодателя в зависимости от того, по чьей вине они были причинены. Лицо, оплатившее чек, вправе потребовать передачи ему чека с распиской в получении платежа.

На суммы денежных средств, перечисленных на открытие (пополнение) чековой книжки, дебетуют счет 1070 «Денежные средства в чековых книжках» и кредитуют следующие счета:

1040 Наличность на расчетном счете» - на суммы, оплаченные с расчетного счета;

3010 «Кредиты банков» - на суммы, оплаченные за счет средств, полученных в кредит.

Чеки из книжек предоставляются  чекодержателями в банк для их оплаты при реестре чеков (ф. № 0401007). Выдача под отчет экспедиторам и  другим лицам чековых книжек отражается по дебету счета 2180 «Прочая дебиторская задолженность», аналитический счет «Подотчетные лица по выданным им чековым книжкам» и кредиту счета 3390 «прочая кредиторская задолженность и начисления», аналитический счет «Расчеты с подотчетными лицами по чековым книжкам». На сумму оплаченных чеков делаются записи по дебету счета 3390 и кредиту счета 1070. Согласно  отчету экспедитора или другого лица на сумму предъявленных к оплате чеков производятся записи по кредиту счета 3390 в дебет счетов:

1310 «Сырье и материалы», 1311 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали», 1312 «Топливо», 1313 «Тара и тарные материалы», 1314 «Запасные части», 1315 «Прочие материалы», 1317 «Строительные материалы», 1330 «Товары приобретенные» - на суммы материалов и транспортно-заготовительных расходов, оплаченные чеками;

7110 «Расходы по реализации товаров (работ, услуг)» - на сумму расходов по реализации, оплаченных чеками;

1210 «Счета к получению» - на сумму железнодорожного тарифа, водного фрахта, оплаченного чеками, отнесенного за счет покупателей продукции;

3310 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на суммы оплаты счетов поставщиков и подрядчиков.

Остатки по счетам 2180 и 3390 должны быть одинаковыми. Разница между остатками по счетам 2180, 3390 и остатками по счету 1070 покажет сумму по использованным, но неоплаченным банком чекам.

На счете 1070 «Наличность на специальных счетах в банках» учитываются средства, требующие обособленного хранения: средства, полученные в порядке правительственных субсидий, и из местного бюджета, средства предприятия, профсоюзных и других организаций на содержание детских дошкольных учреждений, культурно-просветительных учреждений, лагерей отдыха, средства родителей на содержание их детей детских учреждениях, средства на финансирование капитальных вложений, аккумулируемые и расходуемые по просьбе предприятия с отдельного счета и др.

При поступлении средств  на специальные счета в банках дебетуют счет 1070 и кредитуют следующие счета:

1040 «Наличность на расчетном счете» - при перечислении средств с расчетного счета;

Расход денежных средств  со специальных счетов в банках отражается по кредиту счета 1070 и дебету счетов: