Учет денежных средств в организации

При аудите кассовых операций последовательно проверяются [5, С. 197]:

- правильность документального  оформления кассовых операций;

- сохранность наличных  денежных средств в кассе;

- соблюдение установленного  лимита остатка денежных средств  в кассе;

- правильность применения  контрольно-кассовой техники (ККТ)  при осуществлении расчетов с  населением;

- полнота и своевременность  оприходования денежных средств  и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- правильность списания  денег в расход и отражение  данных хозяйственных операций  на счетах бухгалтерского учета;

- организация хранения  свободных денежных средств в  кассах организации.

Для проведения аудиторской проверки расчетного, валютного и прочих счетов в банках аудитор должен помнить следующее. В соответствии с гл. 45 ГК РФ по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

Банк может использовать имеющиеся на счете денежные средства, гарантируя право клиента беспрепятственно распоряжаться этими средствами. Банк не вправе определять и контролировать направления использования денежных средств клиента и устанавливать другие не предусмотренные законом или договором банковского счета ограничения его права распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению.

При заключении договора банковского счета клиенту или  указанному им лицу открывается счет в банке на условиях, согласованных  сторонами.

В случаях, предусмотренных  договором банковского счета, клиент оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами, находящимися на счете. Плата за услуги банка может взиматься банком по истечении каждого квартала из денежных средств клиента, находящихся на счете, или по мере движения средств на счете клиента.

Списание денежных средств со счета осуществляется банком на основании распоряжения клиента. Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом.

При наличии на счете  денежных средств, сумма которых  достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом. При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности [1]:

- в первую очередь  — по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

- во вторую очередь  — по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

- в третью очередь — по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту);

- в четвертую очередь  — по платежным документам, предусматривающим  платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

- в пятую очередь  — по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение  других денежных требований;

- в шестую очередь  — по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся  к одной очереди, производится в  порядке календарной очередности  поступления документов.

В случаях несвоевременного зачисления на счет поступивших клиенту  денежных средств либо их необоснованного списания банком со счета, а также невыполнения указаний клиента о перечислении денежных средств со счета либо о их выдаче со счета, банк обязан уплатить на эту сумму проценты в порядке и в размере, предусмотренным ст. 395 ГК РФ.

Банк гарантирует тайну  банковского счета и банковского  вклада, операций по счету и сведений о клиенте. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены  только самим клиентам или их представителям. Государственным органам и их должностным лицам такие сведения могут быть предоставлены исключительно в случаях и в порядке, предусмотренных законом. В случае разглашения банком сведений, составляющих банковскую тайну, клиент, права которого нарушены, вправе потребовать от банка возмещения причиненных убытков.

Договор банковского  счета расторгается по заявлению  клиента в любое время.

В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны  в десятидневный срок письменно  сообщить в налоговый орган по месту учета об открытии или закрытии счетов.

1.2 План и программа аудиторской проверки операций по кассе

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту  проверку, так как «сплошная» проверка не означает, то один за другим будут  просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно определенную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы (рабочего документа аудитора).

Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего  контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей  в кассе предприятия [11, С. 200].

Аудитор с помощью  специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего  контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений  места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора служат:

- отсутствие на предприятии  налаженной системы проведения  внезапных ревизий кассы с  полным пересчетом денежной наличности  и проверкой других ценностей,  находящихся в кассе;

- отсутствие на предприятии  приказа руководителя, устанавливающего  периодичность проверок;

- наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы: назначение в комиссии  по проведению ревизий постоянно  одних и тех же лиц, отсутствие  прилагаемых к акту записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;

- предоставление права  подписи приходных и расходных  кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;

- формальное проведение  ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;

- отсутствие в штате  кассира и возложение этих  функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;

- отсутствие договоров  с кассиром о полной материальной  ответственности;

- отсутствие у кассира  навыков подготовки к ревизии  кассы, свидетельствующих о том,  что такая процедура является  для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных  лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных  лиц могут не совпадать:

- кассир может не  знать, имеется ли на предприятии  приказ о внезапных ревизиях  кассы;

- руководитель предприятия  – о необходимости заключать  договор о полной материальной  ответственности с кассиром.

Несовпадения в ответах  на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля.

Ответы на вопросы  могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем  ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии. Представленный вопросник  позволяет аудитору сделать ряд  промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам  опроса сотрудников проверяемого предприятия  и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» и отчетности предприятия.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции предприятия ведется через кассу, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

В общем случае по результатам  опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

Для выявления  каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Все процедуры  построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые  для выполнения процедуры; техника  исполнения процедуры; оформление результатов. Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента. Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три знака. Строится по серийно-порядковой системе: первый знак — номер нарушения по классификации (выделено семь нарушений порядка ведения кассовых операций); второй знак — номер разновидности нарушения (от 1 до 4); третий знак - порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.

Возможный набор  аудиторских процедур для выявления [6, С. 202]:

- прямого  хищения денежных средств, не  замаскированного никакими действиями, —

«Касса 1.1.1»  — инвентаризации кассовой наличности;

- хищения  денежных средств, маскируемого  расписками должностных лиц, работников  бухгалтерии и прочих сотрудников предприятия, —

«Касса 1.2.1»  — проверки наличия на приходных  и расходных кассовых ордерах  подписи главного бухгалтера или  уполномоченного лица;

«Касса 1.2.2»  — проверки наличия на расходных  кассовых документах подписей руководителя предприятия или уполномоченного лица;

«Касса 1.2.3»  — проверки наличия на расходных  кассовых документах расписок получателей  денег;

«Касса 1.2.4»  — устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившим этот факт своей распиской;

- случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм и, в частности, неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка, —

«Касса 2.1.1»  — проверки чековой книжки (книжек) предприятия на полноту;

«Касса 2.1.2»  — проверки полноты оприходования денежных средств в кассу предприятия, полученных из банка по чеку;

- случаев  неоприходования и присвоения  денежных сумм, поступивших от  различных физических и юридических  лиц по приходным ордерам, —

«Касса 2.2.1»  — проверки своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам;

«Касса 2.2.2»  — проверки своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды;

«Касса 2.2.3»  — проверки соответствия приходных  кассовых ордеров записям в журнале  регистрации приходных кассовых ордеров;