Учет денежных средств в организации

г) записывает в Кассовую книгу фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп  «Расходный кассовый ордер № __».

В связи с тем, что  в исследуемой организации применяется журнально–ордерная форма ведения учета, то производится заполнение Журнала - ордера № 1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 « Касса » с Ведомостью к нему №1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов.

По окончании месяца бухгалтер  переносит итоговые данные из Журнала - ордера №1 и Ведомости №1 в Главную  книгу.

Схема учета кассовых операций в ОАО «Сегежский ЦБК» представлена на рисунке 1 Приложения А.

Ежемесячно в ОАО  «Сегежский ЦБК» проводится инвентаризация кассы. В состав комиссии входят: главный  бухгалтер, бухгалтер расчетного отдела. Председателем комиссии является директор по контроллингу.

Инвентаризация кассы  проводится в следующем порядке:

1. Комиссия в составе  трех человек в присутствии  кассира просчитывает остатки  в кассе денежной наличности  и денежных документов;

2. Результаты подсчетов  сверяются с данными кассовой книги и остатками по ведомости №1.

3. Результаты инвентаризации  оформляются актом, который составляется  в двух экземплярах и подписывается  членами инвентаризационной комиссии (один акт – главному бухгалтеру, второй – кассиру);

4. При обнаружении отклонений производятся записи на счетах бухгалтерского учета:

Д-т 50 «Касса» – К-т 91 «Прочие доходы и расходы» –  на сумму излишек;

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – К-т 50 «Касса»  – на сумму недостачи;

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»– недостача отнесена на виновное лицо (кассира);

Д-т 50 «Касса» – К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»- внесение в кассу денег виновным лицом.

Основные операции по движению денежных средств в кассе представлены в Приложении Б.

2. Аудит денежных средств в ОАО «Сегежский ЦБК»

Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой  в ОАО «Сегежский ЦБК» методики бухгалтерского учета нормативным документам. Аудитор должен установить их законность и целесообразность совершения. Это производится для того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.

Выделим следующие задачи аудита кассовых операций:

- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете операций с денежными средствами при соблюдении требований законодательства Российской Федерации;

- правильное документальное  оформление операций с денежными  средствами в соответствии с  установленными правилами ведения кассовых операций;

- контроль за сохранностью  денежных средств, документов  в кассе и их целевым использованием;

- своевременное проведение  инвентаризации денежных средств  в кассе, выявление ее результатов  и отражение на счетах бухгалтерского учета.

Последовательность работ  при проведении аудита денежных средств разделим на три этапа:

- ознакомительный;

- основной;

- заключительный.

На каждом этапе должны быть выполнены определенные процедуры  проверки, позволяющие достигнуть цели и решить задачи аудита денежных средств.

Аудит кассовых операций в ОАО «Сегежский ЦБК» осуществляется на основании следующих нормативных документов:

- Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;

- Письмо Минфина России от 30.08.1993 № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»;

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40;

- Положение Банка России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденное Банком России 19.12.1997 (с изм. и доп.);

- Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "»Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изм. и доп.);

- Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Главным бухгалтером  предоставлены следующие документы  для проведения аудита: бухгалтерский баланс (форма № 1), отчет о движении денежных средств (форма № 4), главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры бухгалтерского учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», кассовая книга (КО-4), отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера (КО-1, КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15), акт ревизии наличных денежных средств, справка из банка об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1), акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5), справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6), сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7), журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8), акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

При аудите кассовых операций на комбинате последовательно проверяются:

- правильность документального  оформления кассовых операций;

- сохранность наличных денежных средств в кассе;

- соблюдение установленного  лимита остатка денежных средств  в кассе;

- правильность применения  контрольно-кассовой техники (ККТ)  при осуществлении расчетов с  населением;

- полнота и своевременность  оприходования денежных средств  и отражение данных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета;

- правильность списания  денег в расход и отражение  данных хозяйственных операций  на счетах бухгалтерского учета;

- организация хранения  свободных денежных средств в  кассах организации.

Рассмотрим проведенный  аудит в ОАО «Сегежский ЦБК» поэтапно.

Ознакомительный этап. Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитор собирает по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Выясняет, как соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью, в том числе с валютой, как обеспечивается санкционирование различных платежей из кассы, можно путем фактической проверки, обследования, наблюдения и т.д. Полезным способом получения необходимых данных является тестирование по заранее подготовленному вопроснику (см. Приложение В).

По результатам данного  вопросника аудитор оценивает состояние  внутреннего контроля, дает предварительную  оценку соблюдения кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры. Результаты тестирования помогут установить фактическое отношение администрации предприятия к организации учета, обеспечению сохранности и целевого использования денежных средств на предприятии. Аудитор намечает для себя объекты повышенного внимания при планировании контрольных процедур, последовательность этапов проведения проверки, конкретные источники получения данных, уточняет аудиторский риск.

С целью упорядочения результатов аудита разработана специальная программа проверки кассовых операций (см. Приложение Г). Правильно составленная программа поможет аудитору последовательно проверить различные участки учета операций с денежными средствами, избегая повторов и пропусков, целенаправленно провести сбор необходимых доказательств и их документирование.

Основной этап. На основном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор устанавливает, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации  запрашивается расчет на установление комбинату лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Далее согласно представленному расчету выборочно проводится соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.

Далее аудитор проверяет  правильность оформления первичных  кассовых документов, книг, журналов (полноту  заполнения реквизитов приходных и  расходных документов; обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. При проверке обнаружено, что кассовая книга ведется в одном экземпляре, пронумерована, прошнурована, опечатана печатью. Записи в кассовой книге должны идентичны записям в отчете кассира и подтверждаются первичными документами. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Подчисток, помарок и исправлений в кассовых ордерах не обнаружено.

Проверка соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов между юридическими лицами состоит в том, чтобы установить соответствие Указанию Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У. Результаты проверки оформлены в Приложении Д.

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению  полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других операционных и внереализационных доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и т.п. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам. Результаты проверки оформляются аудитором в Приложении Ж.

Проверяя расходование наличных денежных средств из кассы, аудитор обращает внимание на юридическую  обоснованность выдачи денег, т.е. на наличие  приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.

Также аудитор удостоверился  в соблюдении порядка выдачи денег  по доверенности. Выдать наличные деньги из кассы можно только лицу, указанному в расходном ордере (заменяющем его  документе), либо другому лицу, действующему на основании доверенности. Доверенность на получение платежей, связанных с трудовыми отношениями (оплата труда и пр.), может быть удостоверена, например, организацией, в которой работает или учится доверитель, администрацией лечебного учреждения.

Доверенность от имени юридического лица должна быть подписана руководителем (иным уполномоченным лицом) организации и скреплена печатью. Срок доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она действует в течение года со дня ее выписки. Доверенность, в которой не указан срок выписки, недействительна.

В результате проверки аудитором  обнаружено, что при выдаче денег по доверенности, последняя приложена к расходному ордеру, в которой кассир сделал надпись «По доверенности».

Аудитор также обязан проверить порядок ведения кассовых операций в иностранной валюте. Основным нормативным актом, регулирующим валютные операции в Российской Федерации, является Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». К денежным средствам организаций в иностранной валюте относятся:

- наличные деньги в  кассе в иностранной валюте (субсчет  счета 50);

- средства на валютных  счетах, открытых в уполномоченных банках (счет 52 «Валютные счета»);

- средства в иностранной  валюте, в аккредитивах, на чековых  книжках, депозитах и пр. (субсчет счета 55 «Специальные счета в банках»);

- денежные средства  в иностранной валюте, инкассированные,  внесенные в кассы кредитных организаций, для зачисления на счета в банках, но по состоянию на отчетную дату не зачисленные по назначению (субсчет счета 57 «Переводы в пути»).

При проверке операций с  наличной валютой необходимо помнить, что ее можно использовать только для оплаты командировочных расходов сотрудников (ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Другие операции с ней в РФ запрещены.

Аудитору нужно проверить, ведется ли кассиром аналитический  учет по каждому виду иностранной валюты, находящейся в кассе. Помимо обычных составляющих, в учетные записи на специальных субсчетах следует включать валютный курс, который используется для расчета рублевого эквивалента операций, отражаемых данными записями. Далее надо проверить курсовые разницы, по которым в кассовой книге должны быть сделаны дополнительные записи. Это связано с тем, что если записи в кассовой книге по приходу и расходу одной и той же суммы в валюте будут произведены по разным курсам, то рублевый остаток по кассовой книге не будет соответствовать реальному остатку денежных средств в кассе.