Учет денежных средств в организации

«Касса 2.2.4»  — проверки одновременности оформления кассовых ордеров и движения денег по ним;

- случаев  неоприходования и присвоения  поступивших денежных сумм от  различных юридических лиц по  доверенностям, —

«Касса 2.3.1»  — проверки журнала (журналов) учета выданных доверенностей;

«Касса 2.3.2» - проверка правильности оприходования  сумм по доверенностям;

- излишнего  списания денег по кассе путем  повторного использования одних  и тех же документов —

«Касса 3.1.1»  — проверки полноты первичных приходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира;

«Касса 3.1.2»  — проверки полноты первичных  расходных кассовых документов, приложенных  к отчету кассира;

«Касса 3.1.3»  — проверка правильности и своевременности  гашения приложений;

- излишнего списания денег по кассе неправильным подсчетом итогов в кассовых документах и кассовых отчетах —

«Касса 3.2.1»  — проверки совпадения входящего  остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

«Касса 3.2.2»  — проверки итогов кассовых отчетов;

- излишнего  списания денег по кассе без  оснований или по подложным  документам —

«Касса 3.3.1»  — проверки совпадения расходных  кассовых ордеров с информацией  о них, содержащейся в журнале  регистрации расходных кассовых ордеров;

«Касса 3.3.2» — проверки доброкачественности первичных документов;

«Касса 3.3.3»  — проверки обоснованности включения  лиц в расчетно-платежные ведомости;

- излишнего  списания денег по кассе путем  подлога в законно оформленных  документах с увеличением сумм  списаний —

«Касса 3.4.1»  — проверки полноты регистрации  платежных (расчетно-платежных) ведомостей в журнале регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

«Касса 3.4.2»  — проверки соответствия данных аналитического и синтетического учета по расчетам с персоналом;

- случаев  присвоения сумм, законно начисленных  разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной  платы и средств, начисленных  по другим основаниям, —

«Касса 4.1.1»  — проверки соответствия платежных (расчетно-платежных ведомостей) реестрам депонированных сумм;

«Касса 4.1.2»  — проверки полноты и своевременности  сдачи в банк депонированных сумм;

«Касса 4.1.3»  — проверки полноты оприходования  депонированных сумм на расчетный счет в банке;

«Касса 4.1.4»  — проверки соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;

«Касса 4.1.5»  — проверки соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм;

- случаев  присвоения сумм, причитающихся  другим предприятиям, —

«Касса 4.2.1»  — проверки достоверности доверенностей  от других предприятий на получение денег;

 

- случаев  нарушений при расчетах суммами  наличных денежных средств, превышающими  предельную величину, с другими  юридическими лицами и предпринимателями,  действующими без образования  юридического лица, —

«Касса 5.1.1»  — проверки осуществления расчетов наличными деньгами 1 с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную  предельную величину;

«Касса 5.1.2»  — проверки соблюдения установленного банком лимита остатка кассы;

«Касса 5.2.1»  — проверки соблюдения предприятием предельных сумм расчетов между юридическими лицами наличными денежными средствами, поступающими в кассу;

- случаев  нарушений при расчетах с населением  наличными денежными средствами  за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные  услуги с применением контрольно-кассовых машин —

«Касса 6.1.1»  — проверки правильности ведения  книг кассира - операциониста;

«Касса 6.1.2»  — проверки полноты оприходования  в кассу предприятия .выручки  контрольно-кассовых машин;

«Касса 6.2.1»  — проверки своевременности постановки на учет контрольно-кассовых машин в налоговом органе;

«Касса 6.2.2»  — проверки своевременности снятия с учета в налоговом органе контрольно-кассовых машин;

- некорректного  отражения кассовых операций  в регистрах, синтетического учета —

«Касса 7.1.1»  — проверки соответствия котировки, проставленной на первичных кассовых документах, записям в журнале-ордере № 1 «Касса».

В условиях автоматизированного  составления отчета кассира и  ведения кассовой книги необходимость  в проведении многих из указанных процедур отпадает. Перечисленные аудиторские процедуры, не поименованные в вопроснике аудитора, проводятся в обязательном порядке и содержание их не зависит от результатов опроса.

1.3 Проверка полноты и своевременности поступления денежных средств в кассу

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе  денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной  книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов - ордеров  или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными Приказом Минфина России от 28.06.2000 № 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

В Отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены  данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе [9, С. 103]:

- расчетов с юридическими  лицами;

- расчетов с физическими  лицами;

- поступления денежных  средств с применением контрольно - кассовых машин или бланков  строгой отчетности;

- сумм денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

- сумм денежных средств,  полученных в кассу организации  из кредитной организации.

В Отчете о движении денежных средств используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»).

Статья бухгалтерского баланса «Денежные средства»  должна отражать остатки денежных средств  по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

К счету 50 могут быть открыты  субсчета:

- 50-1 «Касса организации»;

- 50-2 «Операционная касса»;

- 50-3 «Денежные документы»  и др.

На субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в  кассе организации. Если организация  производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается для учета наличия и движения денежных средств организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.

В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено несколько правил (стандартов) аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием машиноориентируемых или ручных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Если аудитор оказывает субъекту сопутствующую аудиту услугу, то он может рекомендовать применять ту или иную систему КОД. Аудитор должен проверить надежность средств внутреннего контроля в системе КОД.

В разд.4 Правила (Стандарта) «Аудит в условиях компьютерной обработки  данных» перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как передаются данные, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета [14, С. 13].

Кассир в соответствии с действующим законодательством  несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом  субъекте применяются процедуры  внутреннего контроля, предусмотренные Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» (п.4.8). Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно - материальных ценностей.

Одним из источников получения  аудиторских доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»). Недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

Наиболее ценными считаются аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

Указанный выше Порядок  предусматривает обязанности руководителей  организаций:

- оборудовать кассу  и обеспечить сохранность денег  в помещении кассы, а также  при доставке их из учреждения  банка и сдаче в банк. При  этом хранение в кассе наличных  денег и других ценностей, не  принадлежащих данной организации,  запрещается;

- обеспечить ведение одной кассовой книги;

- производить прием  наличных денег при осуществлении  расчетов с населением с обязательным  применением контрольно - кассовых  машин (ККМ).

Организация может иметь  в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных  банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней) включая день получения денег в банке (п.9 разд.1 Порядка).

Организации, имеющие  постоянную выручку, по согласованию с  обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда, социально - трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно - операционные расходы, а также на расходы отдельных  подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе в размерах и на сроки, определяемые руководителями.

Выдача наличных денег под отчет  на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.9 разд.1 Порядка). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п.6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями).