Учет денежных средств в организации

Согласно п.11 разд.I Порядка выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Как показывает практика, в организациях допускается нарушение данного  положения.

Например. Задолженность за гражданином на 1 августа составила 7000 руб. Авансовый отчет представлен 6 августа на сумму 3520 руб., остаток задолженности составил 3480 руб. 7 августа ему выдано еще 5000 руб. 9 августа представлен авансовый отчет на сумму 7180 руб., остаток задолженности - 1300 руб. В данном случае к организации могут быть применены штрафные санкции за неправильное ведение бухгалтерского учета (при условии, что не нарушены еще и сроки отчета по подотчетным суммам).

Нередко встречаются  случаи, когда организацией допускается выплата наличных сумм другим юридическим лицам в размерах, превышающих установленный лимит. Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-у «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в суммах, не превышающих 100 тыс. руб. по одному платежу. Под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные товарно - материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в сумме не более 100 тыс. руб.

За расчеты наличными  денежными средствами всех установленных  лимитов в соответствии с Указом № 1006 предусмотрен штраф с предприятия в 2-кратном размере суммы произведенного платежа и с руководителя предприятия штраф в 50-кратном размере МРОТ. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Аудитор проверяет, применяются  ли для оформления кассовых операций формы первичной учетной документации, разработанные министерствами и  иными федеральными органами исполнительной власти; имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [12, С. 25].

Следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие  расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году)). Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность произведенных ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации, неправомерному отнесению производственных затрат на себестоимость. При проверке надежности средств внутреннего контроля в системе КОД аудитор должен обратить внимание в том числе на возможность изменения программного обеспечения в части методов регистрации первичной информации. Заметим, что наличие системы КОД не освобождает экономический субъект от обязанности документировать в установленном порядке факты хозяйственной жизни. Однако проведение аудитором процедур в отношении копий компьютерных файлов возможно, если есть уверенность в том, что они совпадают с оригиналами.

Выявив существенные вопросы, требующие профессионального  суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, аудитор отражает их в рабочей документации в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Документирование аудита».

Письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита представляется аудитором руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Однако промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономическим субъектом может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

В следующей главе  представлена организация учета  и аудита денежных средств в ОАО «Сегежский БК».

2 Учет и аудит кассовых операций ОАО «Сегежский ЦБК»

2.1 Особенности организации учета наличных денежных средств в ОАО «Сегежский ЦБК»

Для осуществления расчетов наличными деньгами ОАО «Сегежский ЦБК» имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Общие правила хранения, использования и учета денежных средств устанавливаются ЦБ России. На сегодняшний день действует письмо ЦБ России от 22.09.93 г. № 40 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ». Дополнительно работники бухгалтерии ОАО «Сегежский ЦБК» руководствуются такими документами, как:

• Федеральным законом от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов»;
• Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-у «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

- Указанием Банка России от 16 июля 2010 г. № 2481-У «О порядке ведения и оформления кредитными организациями кассового журнала по приходу 0401704 и кассового журнала по расходу 0401705».

Расчеты в ОАО «Сегежский ЦБК» осуществляются путем наличных и безналичных расчетов. Для ведения кассовых операций в штате комбината предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. Кассир ознакомлен с правилами ведения кассовых операций и с ним заключен договор о полной материальной ответственности.

Оприходование наличных денежных средств в кассу комбината  осуществляется:

- при снятии денежных  средств с расчетного счета  в банке;

- от платных потребителей, покупателей, заказчиков за реализованную продукцию, оказанные работы, услуги;

- от подотчетных лиц  в погашение остатка наличных  денег, полученных под отчет;

- от работников комбината  в погашение причиненного материального  ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

Получение денежных средств  с банковского счета, производится по чекам. Наличные деньги, полученные в банке, расходуются на цели, указанные  в чеке.

В ОАО «Сегежский ЦБК» все кассовые операции на основе первичных документов регистрируются кассиром в Кассовой книге, которая является учетным регистром строгой отчетности. Кассовая книга открыта на финансовый год и оформлена следующим образом: все листы пронумерованы и прошнурованы; на последней странице зафиксированы концы шнура и заверены печатью, подписью руководителя и главного бухгалтера с указанием количества листов.

Контроль  за правильным ведением Кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — директор по контроллингу, главный бухгалтер и кассир.

В конце каждого рабочего дня исчисляются итоги по приходу  и расходу, а также выявляется остаток на конец дня:

где О^к – остаток денежных средств на конец дня;

О^н – остаток денежных средств на начало дня;

П – итоговая сумма  по приходу денежных средств;

Р – итоговая сумма  по расходу денежных средств.

Отчет кассира принимается  бухгалтером. Контролирует ведение  кассовой книги на комбинате главный  бухгалтер, который один раз в месяц проводит инвентаризацию кассы в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в РФ».

Для обобщения информации о наличии и движении наличных денежных средств в ОАО «Сегежский ЦБК» используется счет 50 «Касса», к  которому открыты субсчета:

50.1 «Касса в рублях»  - для учета денежных средств  в кассе организации;

50.3 «Денежные документы» - для учета марок государственной  пошлины, проездных документов  на транспорт, других денежных  документов;

50.4 «Касса в валюте».

Наличные деньги в  кассе комбината хранятся в пределах установленного банком лимита согласованного с генеральным директором предприятия. Лимит остатка кассы ОАО «Сегежский ЦБК» определяется исходя из объемов налично-денежного оборота, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк. В течение финансового года лимит остатка кассы обычно не пересматривается.

Суть лимитирования  хранения денежных средств состоит  в том, что остаток денег в  кассе комбината на конец дня (конечное сальдо по счету 50 «Касса»  за день) не должен превышать установленного лимита остатка. Обороты же по счету 50 за день могут превышать установленный лимит.

Не использованные в 3-дневный  срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также  вся денежная наличность, превышающая  установленный лимит хранения наличных денег, сдаются в банк.

Для правильного определения  потребности комбината в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле:

П = ОР + Л - ОП - О,

где П - потребность;

ОР - ожидаемый расход;

Л - лимит хранения денежных средств;

ОП - ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу  предприятия за счет выручки от реализации и других операций;

О - остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

Лимит остатка денежных средств на ОАО «Сегежский ЦБК» определен  в размере 1 млн. руб.

Приход наличных денег  в кассу отражается по дебету 50 «Касса»  на основании приходного кассового  ордера (форма № КО-1). В кассе  предприятия хранятся не только денежные средства предприятия, но и денежные документы (оплаченные авиабилет, проездные билеты и т.д.). Все поступающие средства в ОАО «Сегежский ЦБК» приходуются своевременно и в полном объеме.

Расход наличных денег  из кассы отражается по кредиту 50 «Касса» на основании расходного кассового ордера (форма № КО-2). При выдаче денег по расходному кассовому ордеру бухгалтер просит предъявить документ, удостоверяющий личность получателя, записывает: наименование, номер документа, кем и когда он выдан в расходном ордере. Сотрудник, получивший деньги, ставит свою подпись в расходном ордере.

Приходные и расходные  кассовые ордера выписываются в день совершения операции в одном экземпляре с учетом установленных правил их оформления. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером и кассиром. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером комбината. До передачи в кассу предприятия приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации (форма № КО-3). В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных на комбинате. Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежных) ведомости на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Выдача наличных денежных средств из кассы комбината производится:

- на выплату заработной  платы, пособий по социальному  страхованию, других видов пособий,  стипендий, вознаграждений работникам;

- под отчет на хозяйственные  и операционные расходы и на  командировочные расходы; 

- по решению руководителя  предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия,  на выплату ссуд, займов и другие  подобные цели.

Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается в строке «Приложение».

Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной  в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег кассир указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке оформляются и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир комбината:

а) ставит штамп или  делает отметку от руки «Депонировано» в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты;

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом (раздатчик в цехе), то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;