Учет и аудит дебиторской задолженности покупателей и заказчиков

Анализ имеющихся на проверяемом предприятии материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности.

Чаще всего в хозяйственной деятельности предприятия встречаются расчеты с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия.

Аналитический учет по счету 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков» ведется по каждому покупателю или заказчику.

В целом же при аудите расчетов с покупателями и заказчиками необходимо установить:

1. заключены ли договоры поставок продукции:

• должностное лицо отдела сбыта осуществляет контроль за наличием у представителя организации-покупателя, прибывшего для заключения договора, необходимых полномочий на заключение договора (доверенность);

• начальник отдела сбыта или юрист должен осуществлять контроль за соблюдением порядка ограниченного доступа к документам и материалам, образующим вышеуказанное досье, а также обеспечить их сохранность;
• после подписания договора документы, удостоверяющие полномочия представителя организации – покупателя, подшиваются в специальном журнале.

2. реальность задолженности покупателей, что должно быть подтверждено актами инвентаризации (сверки) расчетов:

• периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методом документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

3. правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные ценности:

• работник бухгалтерии получает из банка выписки с текущего счета, в которых указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организации. Получив банковскую выписку, работник бухгалтерии осуществляет контроль полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах.

4. правильность ведения аналитического учета по счетам подраздела «Задолженность покупателей и заказчиков». При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспечить векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными) в банках, по которым денежные средства не поступили в срок:

• такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении),
• полноту и своевременность погашения задолженности,
• неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей),
• неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей, и соответственно неучтенные поставки.

5. правильность составления бухгалтерских проводок по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков», и записей в журнале - ордере №11, Главной книге и балансе;

6. правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя предприятия и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

В целях повышения  эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями должны быть формально определены, и фактически выполнятся следующие процедуры, направленные на своевременное и полное погашение дебиторской задолженности покупателей:

1. рассылка дебиторам напоминаний об оплате;
2. ежемесячные сверки дебиторской задолженности.

Если ответа на обращение с просьбой проверить задолженность в установленные сроки не получено, определенными работниками выполняются причины на предоставления ответа на обращение с просьбой выверить задолженность.

При получении отказа выверить задолженность материалы об этом оперативно передаются дирекции для принятия соответствующих  решений.

При отсутствии связи  с организацией- должником (покупателем) выясняются причины.

Если организация должник  ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом. Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списанию принимает руководитель организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании необходимых материалов, предоставленных начальником отдела сбыта, подтверждающих ликвидацию организации должника.

Если организация должник  не ликвидирована, то осуществляются процедуры истребовании дебиторской задолженности. Истребованная дебиторская задолженность покупателя по санкции директора на основании предоставленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении исковой давности.

Аудитор должен проверить  обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Для обобщения информации о состоянии и движении резервов по сомнительным долгам предназначен счет 1290 «Резервы по сомнительным требованиям». Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от  финансового состояния (платежеспособности) должника и оценок вероятности погашения в полной и типичной сумме.

Аудитору необходимо проверить правильность отражения хозяйственных операций на этом счете. Так, на сумму создаваемых резервов производятся записи по кредиту счета 1290 «Резервы по сомнительным требованиям», и дебету счета 7210 «Административные расходы». При списании с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности производится запись дебету счета 1290 «Резервы по сомнительным требованиям» в корреспонденции дебитом соответствующих счетов подраздела 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность». Если до конца следующего за годом создания резервов по сомнительному долгу этот резерв не использован, то неизрасходованные суммы методом «красное сторно» восстанавливаются записью по дебету счета 7210 «Административные расходы» и кредиту счета 1290 «Резервы по сомнительным требованиям».

Аудитор должен установить, не завышен ли размер резерва по сомнительным долгам и восстановлена ли неиспользованная его величина, учет расчетов с покупателями и заказчиками осуществляется на счетах: 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков» отражается стоимость отгруженной (отпущенной) продукции, выполненных работ и оказанных услуг предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам, в корреспонденции с кредитом соответствующих подразделов раздела VII «Доходы», а также сумма НДС, начисленная в связи с отгрузкой (отпуском) продукции, выполнением работ и оказанием услуг в корреспонденции с кредитом счета 3130 «Налог на добавленную стоимость» раздела 3100 «Обязательства по налогам». По кредиту счета 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков» отражается сумма полученных платежей в корреспонденции с дебетом счетов подразделов 1000 «Денежные средства», а также суммы, подлежащие зачету, в корреспонденции с дебетом счетов подразделов 3510 «Краткосрочные авансы полученные» 3310 «Краткосрочная дебиторская задолженность поставщикам и подрядчикам».

Особое внимание аудитор  должен обратить на правильность отражение операций при оплате векселями.

Задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями, учитывается на счете 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность». Этот счет кредитуется при погашении задолженности по вексельной корреспонденции с дебетом соответствующих счетов учета денежных средств. При расчетах векселями могут применяться простые и переводные векселя.

Простой вексель - это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму до наступления срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы (услуги).

Переводной  вексель (тратта) выписывается кредитором. Трассант содержит приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство и приобретает юридическую силу только в случае его акцепта плательщиком (трассатом). С помощью передаточной записи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию универсального кредитно-расчетного документа. В случае векселедержатель посредством индоссамента передает вексель до наступления срока платежа и получает вексельную сумму за счетом учетного процента в пользу банка, называемого дисконтом.

При аудите необходимо проверить  правильность учета векселей по видам, предприятиям-плательщикам, срокам наступления платежа, обоснованность оформления ссуд векселями; законность списания на внереализационные убытки векселей, задолженность по которой оказалась безнадежной к получению или по которым просрочены сроки исковой давности.

Далее, аудитор должен проверить правильность отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с дебиторской задолженностью дочерних (зависимых) товариществ. Пристальное внимание аудитор должен уделить изучению статьи баланса «Прочая дебиторская задолженность». Аудитор должен проверить правильность отражения хозяйственных операций на этих счетах, показанных в журнале-ордере №8, и обобщенных ежемесячными итогами в Главной книге.

Особое внимание аудитор  должен обратить на правильность отражения  хозяйственных операций на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». На этом счете учитывается информация о дебиторской задолженности работников и других лиц: по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам займам и прочим операциям.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выданные работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы (административно-хозяйственные и операционные, которые не могут быть произведены путем безналичных расчетов) и на расходы по командировкам. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Аудитор проводит сплошную проверку авансовых отчетов и приложенных к ним документов, сличая записи в накопительных ведомостях с данными авансовых отчетов, утвержденных распорядителями кредитов. Прежде всего о