Учет и аудит матеральных запасов

Сумма образованного  резерва является внереализационным  расходом организации, отражается бухгалтерской  записью:

Дебет счета 91 «Прочие  доходы и расходы»

Кредит счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

Этот резерв образуется на величину разницы между текущей  рыночной стоимостью и фактической  себестоимостью материально – производственных запасов, если последняя выше текущей  рыночной стоимости. В бухгалтерском  балансе сумма резерва не отражается отдельно, а учитывается при заполнении соответствующих показателей состояния материальных ценностей, уменьшая стоимость, по которой они числятся в бухгалтерском учете.

Резервы под снижение стоимости материальных ценностей  создаются по каждой единице материально – производственных запасов, принятой в бухгалтерском учете. При этом допускается создание резерва по отдельным видам (группам) аналогичных или связанных материально – производственных запасов. В то же время организация не может создавать резерв по всем материально – производственным запасам в целом или по укрупненным группам. При создании резервов под снижение стоимости материальных ценностей организация должна обеспечить подтверждение расчета текущей рыночной стоимости материально – производственных запасов.³

Большинство организаций, занятых производством продукции, сталкивается с такими проблемами, для их решения целесообразно  использовать для учета материалов заранее установленную цену, которую  называют учетной. Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Учетная цена может быть установлена на продолжительный период, например на год.

При применении учетных  цен ежемесячно движение материалов отражается по учетной цене, а по окончании месяца стоимость материалов, списанных в производство или на издержки обращения, доводится до фактической себестоимости через отклонения или через транспортно – заготовительные расходы (ТЗР). Организация, принимающая за учетную – цену поставщика, доводит ее до фактической себестоимости через транспортно – заготовительные расходы. При учете материалов по плановой цене, предполагается, что она уже включает планируемые транспортно - заготовительные расходы, поэтому рассчитывают отклонения фактической себестоимости от стоимости по учетным (плановым) ценам.

Отклонения транспортно  – заготовительных расходов обычно учитывают по соответствующим группам  или видам сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива и запасных частей. В тех  же случаях, когда нет значительного  различия в уровнях отклонений между группами материалов, учитываемых на одном субсчете, допускается выявлять  отклонения в целом по субсчету.

Процент транспортно  – заготовительных расходов данного  вида и группы материалов определяется исходя из отношения суммы остатков этих расходов на начало месяца и текущих расходов за месяц к сумме остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов по учетным ценам, умноженного на 100. По исчисленному таким образом проценту транспортно – заготовительных расходов списываются на израсходованные материалы.

Аналогичным путем распределяются отклонения фактической себестоимости  от плановых цен.

1.2. Документация по учету движения  материалов.

Все операции, связанные  с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, формы которых унифицированы. Первичные документы являются основой ведения бухгалтерского  и налогового учета. Поступление материально – производственных запасов фиксируется на складе покупателя, где выписывается приходный кассовый ордер склада. Поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел маркетинга (снабжения), который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

При приемке от экспедитора (или  представителя поставщика) материалов на складе материально ответственное  лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет  соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов по документам поставщика, отражающим количество отправленного груза (спецификация, отвесы, накладные), его качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный кассовый ордер.

Акт о приемки материалов применяют для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных  документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом представителя отдела снабжения организации. Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишка; второй – поступает в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Приходные документы составляют в день поступления материалов. Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Введение этой книги обеспечивает контроль сохранности любых видов собственности.

Расходные документы  отражаются отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организации материалов. К ним относятся: лимитно – заборные карты, требования – накладные.

Лимитно – заборная карта (ф. № М - 8) выписывается на одну или  несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному  коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово – производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в ценах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно – заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно – заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно–заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основе их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно–заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В целях  сокращения количества лимитно–заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно–заборные карты используются при постоянном систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды можно применять акт – требование на замену (дополнительный отпуск) материалов. Выполняется акт – требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один – остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя. Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора организации или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.⁴

Накладные (ф. № М - 11) применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основе нарядов или договоров. При перегрузке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно–транспортная накладная. Кроме того, для оформления внутреннего перемещения материалов составляют требования – накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М - 11). Они составляются при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных, сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств.

1.3. Аудит материально  – производственных запасов.

К производственным запасам  относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части, тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции (товаров), малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Работа по аудиту производственных запасов регулируется следующими нормативными документами: Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.98 г. №34н; Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденным приказом Минфина России от 09.06.2001 г. №25н; Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 г. N 94 (с последующими дополнениями и изменениями); Приказом Минфина России от 30.03.2001 г. N 26н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01). Рассмотрим изменения, которые были внесены в организацию учет ПБУ 5/01. Прежде всего ПБУ 5/01 по-новому регламентирует состав материально-производственных запасов. К ним отнесена часть имущества.

1) используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг;

2) предназначенная на продажу;

3) используемая для управленческих  нужд организации.

К материально-производственным запасам  отнесены малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция, товары, оборудование к установке.

ПБУ 5/01 отражает порядок оценки в  бухгалтерском учете и отчетности материально-производственных запасов  в зависимости от канала поступления. Круг рассматриваемых вопросов очень  велик, но все они могут быть сведены  к следующему: оценка организации учета сохранности и списания материальных ценностей, организация и порядок ведения складского хозяйства.

проверка наличия дорогостоящего сырья, материалов и других запасов;

изучение договоров (контрактов) на поставку материальных ценностей;

проверка соблюдения организациям налогового законодательства по операциям, связанным с приобретением, выбытием и переоценкой материальных ценностей.

Независимо от организационно-правовой формы собственности аудит производственных запасов включает:

ознакомление с учетной политикой  предприятия в части организации  учета производственных запасов;

установление обеспеченности бухгалтерии  действующими нормативными документами;

ознакомление с материалами  проводимых инвентаризаций;

проверку актов приема-передачи имущественных ценностей при смене материально ответственных лиц;

проверку ведомостей учета материальных ценностей;

проверку стоимости реализации материальных ценностей, полученных сотрудниками (не ниже рыночной), и фактов внесения денег в кассу предприятия;

проверку правильности списания стоимости  материальных ценностей, израсходованных  на производственные и другие нужды;

проверку соблюдения метода оценки материалов (ПБУ 5/01, п. 15).

ПБУ 5/01 предоставляет организациям право выбрать вариант оценки материально-производственных запасов при их списании. п. 15 ПБУ 5/01 определяет возможность выбора следующих методов оценки материалов, готовой продукции, товаров, учитываемых по покупной цене, при списании и ином выбытии:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

по себестоимости последних  по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ЛИФО).

Материально-производственные запасы, приобретаемые за плату, принимаются к бухгалтерскому учету на сумму фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации). Данная позиция распространяется на такие виды материально-производственных запасов, как материалы (счет 10 Материалы»),  товары (счет 41 «Товары»).

Суммы НДС в стоимость  приобретенных материально-производственных запасов не включаются.

Фактические затраты на приобретение материалов, товаров включают⁵:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставки;
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям;
• затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;
• затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором;
• затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации.