Учет и аудит матеральных запасов

ООО «Электроспецмонтаж»  производит работы связанные с монтажем и наладкой элекрооборудования, эксплуатацией электороустановок, электросетей  для организаций и населения:

• монтаж и оборудование трансформаторных подстанций;
• монтаж воздушных линий электропередач; кабельных линий электропередач;
• проведение лабораторных испытаний повышенным напряжением;
• составление и оформление проэктной документации, технических условий для потребителей;
• осуществление электромонтажных работ;
• эксплуатация и обслуживание электроснабжения жилых помещений;
• оказание услуг населению по оборудованию помещений и т.д.

Основные задачей деятельности организации является ривлечение и  эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, передовых технологий и управленческого опыта; предоставление услуг по монтажу и обслуживанию электрохозяйства промышленных организаций, жилищного фонда; проведение коммерческой деятельности, связанной с приобретением хранением и реализацией электрооборудования и расходных материалов; выполнение функций заказчика при проектировании, строительстве и реконструкции социально – бытовых и промышленно гражданских объектов. самостоятельное ведение внешнеэкономической деятельности по вышеперечисленным направлениям и осуществление ее в полном соответствии с действующим законодательством.

ООО «Электроспецмонтаж»  является Обществом с ограниченной ответсвеннсотью, которое действует  в рамках своего Устава, Лицензии и  распространяющихся на его деятельность российских законов и иных нормативных актов. Это определяет возможности ООО проводить самостоятельную деятельность, оговоренную в статье 3 Устава Как юридическое лицо ООО «Электроспецмонтаж» вступает в договорные отношения с другими предприятиями, организациями, органами власти и управления, как на территории России, так и за рубежом, а также в качестве истца, ответчика в судах. Общество от своего имени вступает в договорные отношения в пределах своей уставной деятельности.

2.2. Организация  учета материалов на складах и его связь с учетом материалов  в бухгалтерии.

Организация может выбрать  один из двух наиболее часто применяемых  методов учета ТМЦ количественно  – суммовой метод и оперативно – бухгалтерский.

При количественно –  суммовом методе и в бухгалтерии, и на складе в карточках ведется количественно – суммовой учет материалов. Это, естественно, загромождает учет, увеличивает трудозатраты.

Наиболее прогрессивным  и рациональным методом учета  материалов является оперативно –  бухгалтерский (сальдовый). Основные принципы оперативно – бухгалтерского метода следующие:

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами;
• систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии компьютера – также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета. Дальше мы рассмотрим основные элементы этого метода.

Оперативно – бухгалтерский  метод учета материалов предполагает следующее разграничение функций  между бухгалтерией и складом:

карточки учета материалов (ф. № М - 17) на каждый номенклатурный номер материала открывает бухгалтерия и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный кассовый ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке учета материалов. На основе расходных документов (лимитно – заборных карт, требований - накладных) в карточке регистрируется расход материалов. Разноска из лимитно – заборных карт в карточки учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они выписаны на одну позицию материалов), но не позднее 1 – го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками учета. Остаток выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номера записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от  материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии  должен также проводить на складах  контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру организации.

По состоянию на первое число каждого месяца материально  ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость  учета остатков материалов. Она открывается  бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1 – 2 –го числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.

2.3. Синтетический учет материалов в бухгалтерии.

Приведенная ранее классификация  материалов по их назначению и применению в производственном процессе будет использована бухгалтерией организации для ведения синтетического учета.

Каждая группа материалов учитывается на соответствующем  счете или субсчете. В плане  счетов бухгалтерского учета с этой целью предусмотрены следующие  счета и субсчета:

Материалы, принятые на ответственное  хранение и в переработку, учитываются  за балансом на счете 002 «Товарно –  материальные ценности, принятые на ответственное  хранение».

Балансовые счета учета  материалов (10 «Материалы, 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей») – активные, характеризуют состояние хозяйственных средств организации.

Счет 10 «Материалы» - балансовый, активный, характеризует состояние  хозяйственных средств организации, так как учет материалов ведется  в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск – по кредиту – в суммах  фактической себестоимости.

Материальные ценности поступают на склад не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (хозяйственные и канцелярские товары), от своих вспомогательных производств, изготовляющих для собственных нужд инструменты, инвентарь, хозяйственные принадлежности, приспособления. Кроме того, приходуются на склад как поступления сэкономленные цехами сырье, материалы, отходы производства, от брака продукции, ликвидации основных средств. На склад приходуют и материалы, поступающие безвозмездно или как вклад в уставный капитал.

При организации бухгалтерского учета материалов в первую очередь необходимо определить:

Вариант учета процесса заготовления и приобретения материально  – производственных запасов, т.е. выбрать  бухгалтерские счета. Выбор счета  в определенной мере зависит от того, как оценивают материально – производственные запасы в учете. Если они учитываются в процессе приобретения и списания по учетной цене, то применяют счета 10 или 41, 15, 16. Если же материально – производственные запасы учитывают по фактической себестоимости, то применяют только счет 10

Порядок списания отклонений фактической себестоимости материалов от учетной цены в случае, когда  организация применяет учетные  цены.

Если организация применяет  для учета материалов только счет 10, то она именно на нем формирует  фактическую себестоимость приобретенных материалов. Журнально – ордерная форма позволяет это сделать, так как в ее состав входят регистры, в которых отражаются составляющие фактической себестоимости. А именно все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца их движения учитываются по учетным ценам, а по окончании месяца – после расчета процентов и сумм транспортно – заготовительных расходов или отклонений – по фактической себестоимости. Таким образом, данные, образующие фактическую себестоимость поступивших материалов, в бухгалтерском учете отражаются в разных журналах – ордерах (№ 1, 3, 6, 7, 10/1, 13), суммируются в Главной книге. Фактическую себестоимость израсходованных материалов записывают в журналах – ордерах № 10 и 10/1 и в Главной книге.

При втором варианте учета  материалов все операции по приобретению (заготовлению) материалов учитываются  на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». В дебет этого счета относятся покупная стоимость материалов с кредита счетов 60, 23, 20, 71, 98, 76 и др. (в зависимости от источника поступления) и расходы, связанные с их приобретением, с кредита счетов 76, 60, 71, 70, 69. По кредиту счета 15 отражается стоимость фактически поступивших и оприходованных материальных ценностей по учетным ценам. При этом разница между фактической стоимостью приобретения (заготовления) и стоимостью

 Поступивших материалов  по учетным ценам (плановая, договорная цена, стоимость и др.) списывается на счет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Аналитический учет на счете 15 ведется по наименованиям материалов, что, естественно, в некоторой мере усложняет ведение учета материалов.

 Суммы отклонений  со счета 16 по окончании месяца  списывают в порядке, установленном  в учетной политике организации.  Необходимо отметить, что в   соответствии с Методическими  указаниями по бухгалтерскому  учету материально-производственных, утвержденных Приказом Минфина РФ № 119н от 28.12.01 г., организации самостоятельно принимают решения о порядке списания отклонений: они могут быть списаны либо пропорционально стоимости израсходованных в производстве материалов по учетным ценам с распределением между производственными счетами или только на основное производство, либо полностью по окончании отчетного периода. Выбор варианта списания зависит от особенностей деятельности организации. Рассмотрим корреспонденцию счетов, когда организация ведет учет по фактической себестоимости на счете 10. В таком же порядке и в той же корреспонденции счетов отражаются затраты по заготовлению материалов при использовании счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» (дебет счета).

Бухгалтерия организации  при оперативно – бухгалтерском методе учета  материалов осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно – материальных ценностей, используя для этого ведомость № 10 «Движение материальных ценностей» (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно – материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения – раздел I; поступление и остатки материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов – по учетным ценам и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и процентов транспортно – заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов – раздел II; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со склада, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости – раздел III.

Основанием для заполнения ведомости № 10 служат реестры складов  или накопительные ведомости (ф. № М - 43). В ведомости 10 приводятся две справки:

№ 1 «Слагаемая фактической  себестоимости поступивших материальных ценностей», заполняется по показателям  журналов – ордеров № 1, 6, 7, 8, 10/1, 13 и других, т.е. всех тех, где могут  быть отражены затраты, связанные с  процессом заготовления материалов текущего месяца. Данные этой справки необходимы для заполнения второго раздела ведомости № 10;

№ 2 «Стоимость поступивших  материалов по учетным ценам», заполняется  аналогичными показателями тех же журналов – ордеров, что и справка № 1, но без учета расходов, связанных с заготовлением материалов. Данные этой справки служат для сверки с разделом I ведомости № 10 и для расчета результатов процесса заготовления или сумм транспортно – заготовительных расходов за отчетный месяц. Таким образом, ведомость № 10 «Движение товарно  - материальных ценностей» обеспечивает решение большинства задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов. Дополнением к ведомости является ведомость № 11 «Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющим складов».