Учет и аудит матеральных запасов

Ведомость № 11 заполняется  в бухгалтерии на основе производственных отчетов цехов, накладных на возврат  материалов, накопительных ведомостей и прочих документов, позволяющих определить объем полученных и возвращенных ценностей разного вида каждым цехом, а также оставшихся в цехах и израсходованных. Показатели ведомости № 11 отражаются в разделе III ведомости № 10 (расход самостоятельных кладовых и остатки в цехах, не имеющих самостоятельных складов).

Следовательно, по первому  разделу ведомости № 10 можно производить  взаимосверку данных складского и бухгалтерского учета по каждому складу в отдельности, без разбивки на группы материалов, по учетным ценам, что необходимо при оперативно – бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов.

По второму разделу  ведомости можно выявлять общий  объем ценностей в разрезе  групп материалов и балансовых статей в двух оценках – по учетным  ценам и фактической себестоимости, что дает возможность рассчитать суммы и проценты транспортно – заготовительных расходов или отклонений от плановых цен.

В третьем разделе  выявляются важнейшие показатели бухгалтерского учета – фактическая себестоимость  израсходованных на  производство материалов, их окончательный расход и их остатки на конец месяца, в том числе внутренние обороты: переброска на другие общезаводские склады (-).

Транспортно – заготовительные  расходы входят в состав фактической  себестоимости материалов. К договорной (учетной) стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия организации рассчитывает сумму и процент транспортно – заготовительных расходов ко всему объему ценностей каждой группы, которыми располагала организация. Это необходимо для расчетов сумм транспортно – заготовительных расходов, подлежащих к списанию на израсходованные в отчетном месяце материалы. Основным для расчетов служат ведомости № 10. Суммы транспортно–заготовительных расходов на выбывшие, израсходованные ценности списываются на те счета, что и материалы по договорным ценам в порядке, установленном организацией самостоятельно. В таком же порядке производятся расчет и учет доли отклонений фактической себестоимости от учетной с той лишь разницей, что могут быть отклонения (перерасход (+) и экономия (-)). Перерасход, как и транспортно – заготовительные расходы, увеличивает учетную себестоимость, а экономия – уменьшает ее. Экономия записывается с минусом или красным сторно.

Например: поступили на склад 20. 10. 2005 г. по товарным накладным на сумму 271 000 руб. счетчики электрические.

В бухгалтерском учете  материалы приходуются и делается проводка:

Дебет счета 10  Кредит счета 60 – отражена стоимость приобретенных  материалов согласно расчетным документам поставщика (без учета НДС ) на сумму 271 000 руб. или можно сделать проводку.

Дебет счета 15 Кредит счета 60 – отражена покупная стоимость  приобретенных материалов согласно расчетным документам поставщика (без  учета НДС) на сумму 271 000 руб.

Выбытие материалов отражается в бухгалтерском учете проводкой:

Д-т  счета 20 К-т счета 10 – списаны материалы на нужды  основного производства (списание материалов должно осуществляться в соответствии с принятым способом оценки их стоимости  при отпуске в производство или ином выбытии).

2.6. Инвентаризация  материалов.

Положение о ведении  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности обязывает организации  проводить инвентаризацию товарно  – материальных ценностей:

Не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября  отчетного года с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете.

Обязательно проведение инвентаризации при смене материально  ответственных лиц и при стихийных  бедствиях; в случаях хищений  имущества.

Основная цель инвентаризации – выявление фактического наличия товарно – материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. В процессе инвентаризации проверяются: сохранность товарно – материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, порядок ведения учета их движения состояние весового и измерительного инструмента.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени – на плановые и  внезапные. Организует и руководит  проведением инвентаризации руководитель (директор) организации или его  заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя организации.¹¹

Бухгалтер к моменту  проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно  – материальных ценностей по складам (ф. № инв, - 3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию организации. Для выявления результатов инвентаризации может использоваться  книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки, недостатки), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общехозяйственных расходов (дебет счета 10, кредит счета 26). Недостача ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей.

По решению руководителя организации сумма недостачи  в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства:

Дебет сч. 25, 26   Кредит сч. 94;

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально ответственных лиц

Дебет сч. 73/2  Кредит сч. 94 (в сумме фактической стоимости)

Дебет сч. 73/2  Кредит сч. 98 (в сумме превышения розничной цены над фактической).

Не компенсируемые потери материальных ценностей от стихийных  бедствий относятся на результаты хозяйственной  деятельности организации (Дебет 99  Кредит 10). Когда конкретные виновники  не установлены, недостачи относятся в состав прочих расходов (Дебет 91  Кредит 94).

Для проведения инвентаризации в организации назначается рабочая  инвентаризационная комиссия, которая  назначается приказом руководителя организации, комиссия может быть постоянно  действующей или создана на период проведения инвентаризации.

Рабочие комиссии непосредственно  осуществляют инвентаризацию товарно  – материальных ценностей и денежных средств в местах хранения и производства. При малом объеме работ при  инвентаризации и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Отсутствие одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основания рассматривать ее результаты недействительными.

 Проверка фактического  наличия имущества производится при обязательном участии материально – ответственных лиц. Перечни должностей и материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности, перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 г. №85 «Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Инвентаризация проводится в несколько этапов. Рассмотрим их подробнее.

1-й этап инвентаризации. Подготовительный этап. Материально  – ответственные лица составляют  промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) передают их инвентаризационной комиссии. Эти документы служат основание для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

 Председатель инвентаризационной  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на …(дата  инвентаризации)».

 Материально –  ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

2-й этап инвентаризации. Натуральная и документальная проверка. Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной – акт инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждены 6 типовых форм описи и 8 типовых форм акта.

Описи или акты составляются в двух экземплярах. При необходимости  количество экземпляров может быть увеличено. Заполняются они чернилами  или шариковой ручкой четко и  ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице описи (акта) указывают  прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально – ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

3-й этап инвентаризации. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества  и обязательств по данным первичных  документов и бухгалтерского учета.

4-й этап инвентаризации. Сравнительно  – аналитический этап. Производится  сравнение фактического наличия  с данными бухгалтерского учета.  Инвентаризационная комиссия выявляет  причины отклонений и предлагает  способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно – материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально – ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производиших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комвиссии и материально – ответственные лица. Пример инвентаризационной описи товарно – материальных ценностей по форме № инв – 3 (Приложение).

5-й этап инвентаризации. Заключительный этап. Ведомость  подписывают главный бухгалтер  и руководитель организации одновременно  с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для  внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5 лет.

Результаты инвентаризации отражают на счетах бухгалтерского учета  в том месяце, в котором была закончена инвентаризация расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке¹²:

• излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.

 Взаимный зачет  излишков и недостач в результате  пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за  один и тот же период, у одного  и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и  того же наименования и в  тождественных количествах.

В ходе проведения инвентаризации, проводимой рабочей комиссией состоящей из 5-ти человек была проведена инвентаризация товарно-материальных ценностей ООО «Электроспецмонтаж». Была проведена инвентаризация материалов, хранящихся на основном складе, горюче-смазочных материалов, электрооборудования, подлежащего установке на обслуживаемых организацией объектах, инструментов и оборудования, выданного бригадам.

Проведение инвентаризации организации показало, что товарно-материальные ценности имеющиеся в наличии, соответствуют данным бухгалтерского учета ООО «Электроспецмонтаж», излишков и недостатков (порчи) не обнаружено.

2.7. Оценка материально  – производственных запасов.

Материально – производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материально – производственных запасов, приобретенных за оплату, признается сумма фактических затрат организации  на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).